纪秋

摘 要：人事档案是组织、人事、劳动部门在人事管理活动中形成，经组织审查或认可、记述和反映人员经历、德能勤技和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。人事档案产生于人事活动，自从有了国家政权，有了对人的管理就有了对人进行了记录和管理的人事档案。

关键词：人事档案；监督；管理；利用

1 人事档案的重要作用

人事档案工作，是选人用人的重要基础。人事档案记载了干部的历史情况和现实表现。查阅干部人事档案，是全面地、历史地考察了解干部的重要途径，是评价和使用干部的基本凭证和重要依据。如果档案管理疏松、就会造成人事档案的失真，导致用人失误，破坏了政治生态。因此，做好干部人事档案的日常管理和审核工作，有利于坚持公道正派地选人用人导向，也能有效防止干部“带病上岗”和“带病提拔”。

人事档案工作，是规范干部监督工作的重要依据。干部人事档案内容是干部德、能、勤、绩、廉等情况的综合记录，能客观地反映干部任免、调配、考察、考核、审查、奖惩等工作情况。通过详细查阅干部档案，可历史地系统地了解干部任职经历、家庭、社会关系和个人有关事项报告情况，为干部提拔、调任转任等工作提供参考，也为纪检监察、司法机关及其他有关部门、单位调查有关问题线索提供凭据。我们通过审核人事档案能看到干部人事工作的成效，也能够发现存在的问题，为检查干部工作质量、开展巡查工作、进行廉政教育提供了重要依据，起到较好的规范和监督作用。

人事档案工作，是落实国家对个人福利待遇的重要依据。干部职工调整工资待遇、缴纳养老保险、医疗保险、企业年金，住房公积金提取、退休金计算都离不开人事档案，都是以人事档案的数据为基础，把国家的政策落实到个人。

2 人事档案的收集

档案管理工作永恒的环节是收集、管理、利用。人事档案管理也是如此。收集人事活动中形成的相应材料是首要工作，对收集来的材料，要进行甄别、鉴定、整理、归档。安全科学保管，最终是为了方便利用。人事档案具有集合性、认可性、专门性、真实性、现实性、保密性和权威性的特点，要掌握这些特点，管理好人事档案，为需求者提有效服务。

人事档案涉及的内容十分广泛，有履历材料；自传材料；鉴定考核、考查材料；学历和评聘职材料；政审材料；处分材料；参加中国共产党、共青团、民主党派的材料；奖励材料、处分材料；录用、任免、聘用、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记材料；共他可供组织参考材料。一是要求档案人员要认真负责。人事档案材料形成涉及的部门也相当多，有组织部门、劳动人事、党委、纪检等部门，因此档案管理人员的触角要不断延伸，要与各部门沟通协调，及时把相关材料收集回来。有些材料形成周期长，时间跨度大，如果档案管理人员不负责就会遗忘，造成材料不齐全。档案管理人员要注意细节、严格把关，对收集回来的材料要进行审核，确认归档材料是否有真实有效。比如刚入职人员填写履历表时，出生年月填写不规范，写农历，不按规定填写阳历出生年月，有可能在将来职务提升、办理退休手续时产生的纷争和影响。再如，对个人奖励材料归档，如先进工作登记表等等，基本都能做到章戳齐全，时间完整；但对于处分材料归档，如对xx的处理决定，很多都缺少当事人的签字，档案管理人员要督促签字，然后归档。如果不负责就会造成归档材料不完整，失去权威性。档案管理人员一定要认真负责，把材料完整后再归档。做到归档材料真实准确、完整齐全、规范精炼、手续完备。经过鉴别不应归档的材料不擅自归档，要转、退、存、毁。杜绝人事档案造假再现象发生，确保障人事档案的真实性、有效性。档案管理人员要做到嘴勤、腿勤、手勤。除了定期收集归档材料，要多问、多跑、多动手，才能及时收集到完整有效的档案材料。可以采取发《人事档案所缺材料催交单》或召开有关会议催办催交，通过电话联系、上门征收等方式及时向有关部门索取材料，把内容复杂，形式多样的材料收集齐全。防止归档案材料缺失。

3 人事档案保管

人事档案保管是一项很重要的工作，他不仅要求档案管理人员懂得管理知识，还要求档案管理人员从思想上重视档案工作，领导要重视档案管理工作，选择有责任心、细心的人做档案管理员，按照档案工作、保密工作的法规和制度实施安全保护、合理存放和日常维护。保管干部档案的部门，要建立专用库房，配置空调、去湿、灭火和防虫设备和物资，配置铁质档案柜配齐整理档案必需的工具。如打眼机、切纸刀、缝纫机等。有条件的档案管理部门，应争取做到三室分开，即微机室、阅档室、办公室分开。四室有别。即库房、微机室、阅档室、办公室有区别。做到六防，发即防火、防盗、防潮、防光、防尘、防蛀。为保管好人事档案创造良好的环境。档案管理人员要定期检查库房干湿、温度，做好记录，防止档案霉变、虫蛀鼠咬现象发生。人事档案可以按卷姓氏笔画排列，上架保管，做好登记目录。在档案的管理过程中，有做建立相应的制度，使每项工作有章可循。如《人事档案材料的收集制度》、《人事档案材料鉴别归档制度》、《 人事档案整理工作制度》、《人事档案安全保密制度》、《人事档案查（借）阅制度》、《人事档案转递制度》、《人事档案检查核对制度》、《人事档案管理人员的工作职责》，使人事档案要做到规范管理。

4 人事档案的利用

人事档案管理的最终目地就开发人力信息资源，发挥利用效能，我们应该认识到人事档案工作不是孤立的，它是人事工作的重要组成部分，通过人事档案能够历史、全面地、了解干部群众，这对合理配置人力资源，正确选拔使用干部具有重要意义，为做好人事工作和经济建设服务。在人事档案查阅时，要来遵守档案查阅制度，严格把审、定、核、陪、签五关，审就是对查档人员，审查查档目地、查档范围，坚持查阅审批制度，对不符合规定的不予查阅。定就是定范围，查阅前由管理人员查到需要查阅的部分，出示给查阅人看，与查阅目地不相符部分一律不查阅。陪就是档案管理人员陪查档人员查阅，查档期间，档案管理人员不得擅自离开，保证档案安全机密。核就是查閱人按规定摘抄部分必须与原件相同，不能歪曲原意。签字核对无误基础上加注意见盖章。同时还一律填写《申请查阅档案报告表》，由单位党组织加盖公章，经管档单位领导同意签字后，方可查阅。随着电子信息化、档案信息化建设的不断发展，干部人事档案也信息也实行微机管理，进行了信息采集，建立了干部简库，机构设置库，组织干部统计资料库，工资管理系统，政策文件和各种文书处理软件库，如何把人事档案的纸质材料与电子信息整合在一起，建立起人事档案数字档案馆（室）是人事档案管理人员的使命，是提高人事档案快捷，高效利用的途径。在当今大数据时代，数字化档案馆（室）建设是今后的发展方向，档案工作者要为之而努力。人事档案数据化管理也是一种发展趋势，但是人事档案形成的长期性、管理的机密性，对人事档案管理要求更加严格，数字化管理中纸质档案是非常重要的依据，纸质档案转化成数字档案的过程中也是一项很艰难的工作，防止原始据被改动，数据丢失，人事档案在转化过程中数据失真，会造成不可估量的损失。因此，档案工作人员要提高认识，认真负责、从多方面严防死守，做好防范工作。避免不安全现象出现。人事档案数字化管理后，在人事档案利用上，不仅省时、省利，减少反复对纸质档案的翻阅、拆装，造成档案的磨损。通过网上查询人员的档案信息，可以为利用者提供高效、便捷服务，适应社会发展的需要。为推动人事档案管理现代化管理的进程，人事档案为经济建设服务、为民服务，人事档案管理部门应引进一批能力水平较高的档案管理人员，引进具备现代化信息处理能力高的人才，同时全面提升管理人员素质，为人事档案发挥独特作用，推动我国尽快实现数字化管理，为习近平中国特色社会主义现代化进程提供高效档案服务。