史舟新

目前，在政府档案部门的直接监管下，我国政府机关、国有企事业单位的档案管理工作已基本符合档案管理标准规范，并已经投入了足够的人力物力进行管理。而民营企业，尤其是中小型民营企业，企业自身档案管理意识薄弱，档案管理得不到管理层的足够重视，加之缺少与政府档案部门的联系，很容易忽略档案管理工作。与此同时，民营企业的档案同样具有“社会性”，受到《档案法》的约束，做好档案管理工作不仅是权利，也是义务，是民营企业自身发展的客观需要，因此，笔者认为在民营企业越来越期望创建百年企业的愿景之下，进一步加强档案管理工作必不可少。

1 档案管理对于民营企业的必要性

对于民营企业来说，开展档案管理必不可少，但是现状却是很多企业认为档案管理工作可有可无，或者因为创业艰难无暇顾及，又或许认为这是企业私有行为，旁人无权置喙……究其原因，是档案法律法规的普法宣传工作没有做到位。企业的档案归企业所有，就可以不遵守《档案法》的规定，想管就管，不想管就任其流失吗？答案是显而易见的。首先，企业是在国家的许可下才能开办的，企业档案是企业在社会经营活动中产生的，对国家对社会有保存价值的各种不同形式的历史记录，企业有义务对档案进行保护。所以，民营企业档案要不要管？当然要管！

2 目前，民营企业档案管理存在的主要问题

2.1 管理层关注度缺乏

民营企业的管理层往往更重视业务的拓展，面对档案这样一个无法立刻看到回报的工作，往往重视度不足，也不愿意在这方面投入资金和资源，最多只投入少部分人力来管理。而档案工作却与公司经营密切相关，真正将档案工作做好的企业，不仅不会占用企业太多成本，甚至能够为企业带来效益，所以档案管理工作的投入与领导的重视密切相关。

2.2 缺乏档案管理制度和规范

当然，不少民营企业有心管理好档案，却不知道如何管理档案，甚至不知道哪些文件材料属于档案，更别提档案管理工作制度和规范。结合目前从传统的纸质档案到越来越多电子档案产生的新形势变化，民企更要从制度上对档案的“收、管、用”进行区分和规范，并且档案管理工作制度要适应本企业的管理模式，真正满足生产和经营的一线需求，最终使档案为企业的发展提供服务。

2.3 缺乏专业的档案管理人员

目前高校的档案专业开设不多，就上海而言，也只有一两所高校开设了相关专业而已，而这其中很大一部分人毕业后并不从事档案方面的工作，究其原因，主要是因为档案基础工作比较繁琐枯燥，薪资水平不高，对档案专业的学生没有太大的吸引力。而企业往往也希望招收有经验的、能静心长期工作的档案人员，又因为企业的不重视和本身职位要求的限制，给出的薪酬比较低，最终导致招到的人并没有太多档案相关的专业知识，甚至很多公司是由行政或者人事工作者兼任，在本职工作较忙碌的情况下，也并没有太多的时间和精力去学习和钻研档案专业知识，最终导致档案管理工作无法真正落到实处的恶性循环状态。

2.4 缺乏集中式档案管理库房

国家档案局对档案库房有着非常高的规范和安全要求，但实际情况却是档案分散存放在各部门文件柜或仓库中，有条件将档案集中管理的库房也可能不满足“八防”要求，比如不定期进行除尘，不根据实际温湿度进行除湿、控温，档案不上架，随意堆放等情况时有发生，这些都会导致实物档案的老化、虫蛀、破损等恶劣结果。因此，建议，有条件的企业应该创建专业的档案库房，符合国家发布的标准，条件有限的企业也应将档案做到集中式管理，保存档案的位置应满足基础的“八防”标准，并控制好温湿度，这样才有利于档案的长期保存。

2.5 缺乏现代化档案管理手段

当下是信息飞速发展的时代，传统档案逐渐向电子档案转型，这就需要采用现代化管理手段，对存量档案进行电子化，建设数字档案室，与各业务系统进行接口，使操作留痕，便于利用，简化整理档案的繁琐度。实际上，许多企业还达不到这个程度，甚至许多大型企业都没有花很大的力气进行改变，而数字档案室一定是档案未来发展的趋势，通过各种现代信息化的管理手段，可以有效避免因人员流动、办公场所变迁等导致的档案资源流失。

3 民营企业档案管理的优化建议/发展方向

3.1 将档案服务文化融入企业文化

利用企业业务系统、网站、APP等官方平台，广泛深入宣传档案法律法规，宣传档案利用实例，以及因档案管理不善导致的损失和教训，树立民营企业的档案意识，让经营者充分认识到档案工作对企业经营的重要意义，若想基业长青，档案管理工作必不可少，企业只有全面发展，才能和谐成长。将档案服务文化作为企业文化的组成部分，向全员灌输渗透，增强责任意识。

3.2 制定符合企业发展的档案管理制度

民营企业应根据《中华人民共和国档案法》的要求、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的指导意见，以及各地政府档案部门对档案管理工作的规范指示，结合企业的实际情况，制定并不断完善档案管理制度，该制度应该包括档案管理人员的职责、档案库房的要求、档案归档范围和期限、档案收集整理利用的流程、档案安全和保密措施、突发状况的应急预案等。同时要结合新形势，充分认识到档案信息安全与档案实体安全同等重要，切实完善各项技术和管理措施，建立档案信息系统安全保密防护体系，健全档案信息审查制度，严防涉密、涉敏档案信息泄漏。

3.3 建立健全相關人才储备、管理机制

加强对企业档案管理人员的思想意识、知识结构和操作技能的专业培训，增强他们的责任意识、法治意识、开放意识和现代意识，以带动全公司档案管理水平的提高。结合新时代新技术的发展，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术复合型人才。同时要按照统一领导、分级管理的基本原则，建立以经营负责人挂帅，分管领导主管，档案部门具体负责，各职能部门协助的档案管理工作网，要把档案工作作为企业管理的一项重要内容，纳入年度目标并作为主管领导年终绩效考核的标准，确保分工明确、各司其职、分类指导、依法管理。

3.4 加快档案管理现代化建设

加大资金投入，建设标准化档案室库，做好各项基础工作，加大对各部门档案收集力度，重视档案数量的前提下，更要重视档案的质量。加强档案的规范化管理，注重对档案实体的保护，增强安全管理意识，不断提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用。要积极营建档案资源共享的环境，充分利用现有的档案资源，建立用户行为导向的档案服务模式，从满足用户需求到创造用户需求。要加大档案信息化建设力度，从档案实体管理向档案信息管理转变，尽早做好电子文件归档、数据库建设等信息化建设，以档案信息化建设积极推动档案工作的标准化、规范化，有效发挥档案的信息功能。努力做好档案集中一体化管理，加快以信息化为核心的档案管理现代化发展。

4 结论

民营企业应围绕中共中央办公厅、国务院办公厅2014年2月27日印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的精神，结合各地区发布的相关档案工作要求和意见，切实规范本企业档案工作，进一步完善档案工作体制机制。加强领导保障意识；加强档案人才队伍建设；加大档案工作宣传力度；改善档案管理设施；加强档案安全保密措施；严格执行档案安全监管规定；加快推进电子文件归档管理工作和数字档案馆（室）建设，努力实现档案资源数字化、管理手段现代化、档案服务网络化，在符合安全保密要求的前提下，提高档案便捷服务和信息共享水平，不断提高档案工作对本企业的影响力，甚至对社会的影响力。

本文通过对民营企业档案管理工作现状及问题的分析，逐步理清民营企业档案管理工作的改进思路。时代在发展，改革必定会引起阵痛，民营企业档案管理的复杂性和特殊性决定了还有很多问题有待深入研究和探索，任重而道远。