李栗

摘 要：在当前时代发展的推进下，信息技术的更新，推动了各行各业不断进步，对于高校档案管理工作也有着影响，基于此，本文论述了新媒体环境下高校档案管理的应对措施。

关键词：新媒体；高校档案；影响；措施

在我国进入市场经济社会之后，随着社会的发展和信息化进程的需要，档案馆从党政机关的“附属机构”变成了独立的“社会文化事业机构”，也从“紧密配合党和国家的中心工作”的社会功能定位变为“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”，社会综合档案馆职能的转变为如今信息化环境下的高校档案馆社会化服务奠定了深厚的法律和社会基础，在如今信息化日益发展的背景下，高校档案馆的社会化服务方式也由单一性转变为多元化。高校档案馆作为职能机构，具备更高的公益性、社会性和服务性。高校档案馆的社会化服务既是其责任，也是其义务。社会化服务的内涵主要概括为“收藏的档案构成社会会公众共享的公共物品，还应承担面向社会、面向公众、为人的全面发展提高档案信息服务”。传统的社会化服务会受到各种条件的制约，存在着服务产品开发不足，服务渠道较少、档案宣传不够广泛等各种问题。要想改变这种困境，就要在高校档案工作中全面应用现代信息技术，从档案的收集、分类整理到档案的编研开发到最终向社会提供服务进行全面创新。

1 新媒体背景下的高校档案工作现实状况

1.1 档案工作效率较低

目前，高校的档案管理主要依靠人，所以，日常档案服务工作就会存在人为局限，而且比较被动。特别是档案需要者想要查询档案，只能主动上门查看，效率自然而然很低。同时，随着社会发展，我国高等院校也在不断持续扩招，学生数量逐步增多，规模不断扩大，相对应的档案数量也与日剧增，与此同时，新型档案文件也逐渐增多，导致传统的人工档案管理模式无法适应新媒体时代的要求，所以，档案管理的效率亟待提高。

1.2 档案工作人员的工作方式依旧陈旧

新时代技术不断进步，但传统的高校档案工作人员还是依靠陈旧的工作方式，所以，对新技术的理解不深成了制约因素，因此显得新技术下的档案管理专业知识匮乏，使档案工作的难度大大增加，无法更好地适应新时代下档案工作要求。所以说，一些档案工作人员缺乏对新媒体技术的了解和掌握，就难以发挥新时代下技术对档案工作的有力支持。

1.3 对新媒体的重视程度不够

由于传统工作思想的局限，档案工作人员一时难以很好地接受和理解新媒体新技术。所以，新媒体技术无法很好地被运用，这与档案工作人员思想观念不高有着很大的关系，同时也直接影响了新媒体技术的高效应用。与此同时，高校领导对新型的档案管理技术重视不够，也使新型的档案管理方式难以被充分利用，使新媒体背景下高校的档案工作举步维艰。

2 新媒体背景下高校档案工作的应对策略

2.1 加大资金投入，完善基础设施

当今各高校对教学档案信息化建设的资金投入较小，基础设施普遍存在着不完善问题，这也是制约高校教学档案信息化建设的重要原因之一。高校教学档案信息化建设工作的基础就是基础设施的完善，基础设施不完善的前提下，信息化建设工作就是空中楼阁。而基础设施不完善的主要原因在于学校对教学档案信息化建设的重视度不够，投入资金较少，无法购买充足设备。必须要加大资金投入，对扫描仪、计算机、信息数据库硬件设备等尽量添置，完善教学档案信息化建设工作的根基，促进其发展。

2.2 重视教学档案信息化建设的人才培养

相比传统档案管理工作模式来说，信息化档案管理模式对专业档案管理人才的需求量更大。而现今各高校内主要档案管理岗位的工作人员大多数非档案管理专业，这也制约了高校教学档案信息化建设的发展。首先，对现今高校档案管理人员进行专业素养的再培训，各高校之间加强档案专业人员的相互交流沟通，互相学习对方先进经验，不断提高档案管理人员的专业能力和综合素养。其次，提高对档案管理人员的招聘标准，首先考虑应聘人员的计算机专业能力和档案管理理论知识。

2.3 完善相关制度和法律

制度和法律是有效开展管理工作的重要依据，完善的信息化建设制度和相关法律，不仅能够促进高校档案信息化建设工作的开展，而且可以对档案管理工作起到规范的作用。首先，严格保密制度，防止信息被恶意泄露。网络、科技时代，信息的传播速度快、路径多，在信息化发展过程中，档案信息经过网络整理和传递，如果对档案信息的保密制度忽视，很容易造成信息泄露，给学校或学生个人造成重大损失，产生不良影响。其次，完善信息数据安全制度。每一份档案信息数据，对其数字化存储采取多重备份的方法，运用密钥实施更加严格的权限管理，保证信息数据的安全。最后，制定相关的法律法规，用法律手段约束档案信息化过程中会出现的不良行为和矛盾，对恶意破坏保密制度、泄露信息的人进行处罚。

2.4 规范标准，实现技术对接

首先，规范不同信息化资源系统建设、信息化管理和信息化成果利用的标准，确保档案资源信息能够及时、有效的传递，实现档案信息资源共享；统一、有效的规范管理，可以推动工作的积极开展，将建设责任具体落实到个人，有利于避免职责混乱。其次，实现办公自动化与档案管理系统的技术对接，这是高校档案信息资源整合、实现文档一体化的重要过程。它从纸质的文字和档案工作的全局出发，实现从纸质文件的制发到归档的全程管理，在同一个管理系统中，采用相同的工作制度、方法和程序，将现行文的产生、归档的过程收入到一个管理系统，而不是将文件管理和档案管理界限分明的划开，形成独立管理系统。这样能够有效减少重复劳动，从而提高文档管理效率，完成各系统的对接，档案资源的信息化建设。

2.5 推动档案资源数字化，加强档案资源整合

首先，应推动高校各部门档案资源的数字化工作。高校档案管理部门应起草校级档案管理指导意见或制度并下发各个部分，各部门要针对指导意见对档案收集工作标准化、规范化，保证档案载体的有效性，图片和文字类档案应多选用pdf格式，声像类档案则要选用主流存储格式。对高校档案资源进行价值、师生需求、社会需求、高校需求和数字化难度等多维度的系统化归类，明确当前数字化工作的重点和难点，建立数字化校史资源库。此外，还要对档案存储的名称、大小等问题进行细致的规范，以便后期的利用。第二，整合多渠道、多部门的档案资源，破除各部门之间的信息壁垒和利益冲突。在档案数字化的基础上，打造内部数据共享平台，提高档案资源的流通速率。此外，在各部门设置一个专门的档案管理专员，定期组织沟通会议和培训工作，以提高各部门的档案服务意识，夯实档案服务开发的资源基础、人力基础和制度基础。

3 结语

综上所述，高校档案工作者要认清新媒体给自身带来的机遇和挑战，要不断学习档案管理新技术、新知识，充分了解并利用新媒体的特点，结合自身的经验，促进档案工作的高效开展。在信息化时代，新媒体使人们能够准确快速获取信息，也会进一步促进档案管理的新发展、新进步。

参考文献

[1]王颖.新媒体时代高校档案宣传工作研究[J].科技经济导刊，2018，26（30）：137-138.

[2]张晓辉.新媒体环境下高校档案管理工作研究[J].科技传播，2018，10（20）：173-174.

[3]邱佳佳.新媒體视角下高校档案管理模式的现代转换[J].湖南科技学院学报，2018，39（09）：138-139+145.

[4]郭凤臣.新媒体时代大学生档案立体化管理研究[J].山西档案，2018（05）：53-55.