王力

摘 要：在社会经济不断发展的当下，文书档案逐渐成为主要的信息资源。而在信息时代下，数字化的管理变得愈加重要，这就需要管理人员结合实际情况，做好档案的管理和评估工作，提高资源的利用效率。本文首先介绍了文书档案数字化管理的重要性，接着分析了当前档案数字化管理现状，最后重点提出了一些有效的管理策略，以期为相关人员提供一定的参考。

关键词：文书档案；数字化管理；管理策略

我国社会经济在发展的过程中，也越来越重视文书档案数字化管理工作。文书档案工作中包含了文件的收集、分类和整理等，確保所有的归档文件可以形成一个整体，便于管理和应用。但是从当前的发展现状而言，档案数字化管理中还存在着诸多问题，基于此，相关部门就应该构建科学化的信息管理平台，完善信息的安全防护体系，解决其中的各类问题，确保整个管理工作的科学化。

1 文书档案数字化管理的重要性

1）是现代社会发展的基本要求，提高文书档案的利用效率。信息技术是将文件和档案结合在一起，这样便可以搭建一个数字化的平台，让所有的管理流程都能在网络上进行。在社会各个领域交往愈加密切的情况下，大众也想要利用最快的方式去获得各类档案信息。数字化管理模式的存在，可以实现各个部门之间的信息共享，提高了整个档案的利用效率。

2）是完善档案管理的一种方式，实现管理的科学化。现代社会中的各个领域，正在不断创新文书档案的管理方式，而数字化管理则是当前档案发展的必要趋势。要想完善现代化的管理方式，就必须要突破传统的管理理念，然后去选择一个更加开放和先进的管理模式，这样才能确保整个管理体系的合理化与科学化，进而推动社会更好的发展。

2 文书档案数字化管理现状

1）管理软件和计算机硬件无法实现有效的兼容。就目前的发展而言，各个部门在档案管理软件的开发与应用上还处于一个分散的状态，这样就会导致软件开发的侧重点存在着一定的差异性，不利于各个部门之间资源的交流和共享。当信息技术在不断发展的时候，还会出现管理软件和计算机硬件无法兼容的情况，致使相关人员无法正常的读取档案信息，这在一定程度上也阻碍了这项工作的顺利实施。

2）电子文档信息的安全性面临挑战。在信息化快速发展的当下，尽管文书档案数字化管理具备一定的优势性，但是在信息安全方面还存在着一些问题。一方面，电子文件和纸质文件相比，修改的时候更为方便，而且不会留下任何痕迹，所以经常会出现一些伪造的电子文件。另一方面，电子档案还存在着容易粘贴、复制的特点，所以保护涉密信息就成为重点防范工作。

3）文书档案管理人员的专业素养有待提高。传统化的文书档案管理对于工作人员的要求比较低，只需要整理一些纸质文件即可。但是随着信息技术的快速发展，对于档案管理人员也提出了更高的要求，不仅需要他们具备专业化的管理经验，还应该熟悉和掌握计算机的具体用法。可是从当前的发展情况而言，部分档案管理部门中缺乏一些复合型的人才，无法发挥出数字化管理的作用。

3 文书档案数字化管理策略

1）构建数字化的信息管理平台，实现文书档案资源共享。对文书档案进行管理的时候，为了最大程度的提高档案的数字化水平，需要构建相应的管理平台，这样也能确保网络工作的顺利实施。在该平台的运行中，还需要对管理工作的内部进行相应的细化，确保工作的合理性。同时，在数字化管理的时候，也应该实现管理软件和计算机硬件的融入发展，这样才能加强各个部门之间的联系与沟通，对于资源进行优化处理。

档案管理部门，为了推动档案工作质量的提升，在软件方面，安装档案专用服务器和备份软件，这样便可以完成OA和档案信息的对接工作。同时确保管理软件能够支持扫描仪和高拍仪，将纸质档案扫描成电子档案，直接储存在系统中，支持直接打印和档案检索，可以利用关键词、题名等，快速的从中收取到需要的资料。在硬件方面，建设专业的档案室，方便对文书档案、照片档案进行数字化加工，达到为社会服务的目的。需要注意的是，在购入文档管理软件的时候，尽量选择那些质量好的，并且对软件进行定期的更新、审计，检查系统中的存在的各项漏洞，确保整个文档的安全性，这样也能解决掉文书档案管理中存在的一些常见问题。

2）加大资金的投入力度，构建完善的电子文档安全防护体系。档案管理部门在实行文书档案管理工作的时候，还应该加大资金的投入力度，重视档案的管理工作，构建完善的电子文档安全防护体系。针对管理的实际要求，将大数据看作是基础，如果在管理中存在着一些沟通不畅的情况，就需要进行及时的调整。档案管理的过程中，经常会由于一些客观、主观因素的影响，致使档案信息被删除和篡改，严重的威胁到了文书档案的安全性。因此，在信息化建设的过程中，就可以选择采用杀毒软件、防火墙等，使得内部系统能够在一个稳定的环境中运行。同时，还要加强对文件浏览的限制，加强对重点文件的保护工作。

我单位引入的东方飞扬档案管理系统，可以将档案中的管理、储存和应用等结合在一起，实现国产软件和硬件的有效结合，既能确保整个电子文书档案管理的安全性，对于以数字化为核心的档案管理发展具有积极的作用。同时，整个系统以一体化管理平台为核心，将云计算和大数据等结合在一起，充分挖掘档案数据中的隐藏价值。在这种一站式的模式下，还可以提升70%的集成效率，进行全过程的防护，不仅保证了电子档案数据的安全性，也降低了数据泄露的风险。

3）完善档案人才队伍的建设工作，提升管理人员的综合素养。随着信息化建设工作的不断推进，文书档案管理人员也应该适当性的转变观念，提高自身的专业能力。在管理的过程中，需要他们做好档案的调整工作，并且在现有的管理方案下，完善信息资源的分析体系，符合信息时代下的发展要求。具体实践的过程中，相关部门也需要加大对管理人员的定期培训，选择采用再教育的方式，通过多元化的培训方式开展工作，这样便可以加强他们的自身素养和岗位能力，确保数字化管理模式的先进性。

例如，我部门举办的公司“文书档案归档”培训会，作为公司档案管理职能部门，我们在培训中为各部门相关工作人员介绍了公司档案馆的工作情况，让培训者可以充分意识到文书档案来自于各个部门，而且又服务于各个部门，所以各个归档单位也应该注重档案的收集与积累。要求管理人员注意信息技术的发展情况，充分利用数字化技术，简化各项归档环节。在整个会议中，就文书归档的范围、业务流程和电子文件移交等内容进行了交流培训，对于一些数据著录也进行了实际的操作演示。最后，结合归档工作中的一些常见问题进行了深入的探讨。通过这样的方式，能够让管理人员跟随时代的发展去提升自己的综合素质，熟练的掌握计算机技术，使得自己的工作水平能够适应文书档案数字化的发展步伐。

4 结束语

文书档案数字化管理作为一项系统的、综合性较强的工作，相关人员应该充分的意识到做好文书档案管理工作的重要性。具体实践的时候，档案管理人员也要加强和其他部门的合作，充分利用计算机技术的优势性。构建一个完善的电子文档安全防护体系，最大限度的满足大众对于信息资源的需求，这样才能发挥整个管理方式的最大化价值。

参考文献

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