杨杰

摘 要：随着现阶段信息管理系统的不断发展，作为信息管理关系密切的档案管理也得到了快速发展。本文就以信息化背景下的档案馆发展作为分析对象，通过对档案馆的相关业务的信息化管理进行现状和原因阐述，为我国的档案管理信息化应用提出相应的发展措施，旨在为我国档案馆的智能化建设发展提供一定的促进作用。

关键词：信息化；档案管理；服务创新；现代化

面对信息全球化的不断扩展，人们对与相关档案信息的采集学习已经逐渐脱离了传统的纸质方式。采用更加信息化、智能化的档案信息的浏览方式。信息化的档案管理对于档案馆和人们的使用，都起到了很好的服务提升作用。笔者就以档案馆的信息档案的发展进行论述，通过对我国档案管理信息化的发展深度解读，致力于我国档案馆的改革创新建设，实现档案管理工作的信息化、智能化、科技化。

1 信息化条件下的档案管理与服务的优势

1.1 不受利用资源提取的限制

信息化的档案管理方式，使用者对于档案的使用不再受限于相关地域、时间的限制。通过档案馆智能化的管理系统，可以实现资源使用的快速高效。信息化的档案管理和服务内容可以为用户的信息取用进行优化。相关档案信息的生产者和使用者可以进行随时发布使用。不同用户通过信息化档案馆的交流渠道，实现了信息资源的分享交流。高效率的发展趋势无不印证着时间等于金钱。档案馆未来的管理趋势就是需要实现档案信息使用的高效率。所以，采用信息化的档案管理为用户提升更好的服务体验，使档案建设的一大优势内容。

1.2 档案馆的高质量信息管理和服务

档案馆对于信息内容的收集方式不断扩展，并且借助于档案馆的信息化技术应用，很多档案信息的收集开始采用互联网的平台。随着现阶段网络技术的应用发展。很多档案馆对于信息资源的管理范围已经不再局限于传统的信息内容。信息技术背景下的档案都是借助于互联网平台经营交流使用，所以信息化的档案管理相当于适应了网络信息平台的发展趋势。

1.3 实现对数据信息长时间的保存

档案馆对档案管理的重要目标之一就是实现相关信息的长期保存。传统的档案管理对于档案管理采用纸质化的管理方式，虽然也可以进行长时间的信息保留，但是会不断加重档案馆的运行负担。所以往往都会进行选择性保留。但使用信息化的档案管理系统，档案馆的工作内容就可以大大减少，借助于云存储设备的大量使用，档案馆对于各种信息的保留处理都有了很好的途径。通过采用信息化的档案管理方式，可以充分实现档案馆的信息扩展和工作内容的双重提升。对于档案管理中的信息保留内容，还可以规避传统档案管理中的很多缺陷，比如纸质档案的老旧腐蚀、丢失和损坏问题，但有很好的规范性和正式性。信息系统下的档案管理的存储，使用云数据的档案管理，既有效提升了档案管理的时间，又不会造成档案文件的损坏，所以需要结合电子档案的存储和纸质档案的使用两方面优点，充分满足档案使用人员的需求，有效实现了档案管理使用和保存的高效率。

2 档案工作信息化还存在的缺陷和原因

2.1 档案信息化管理的设备不完善

目前，很多档案馆已经引入了相关的计算机管理系统，部分档案信息都可以通过智能化的扫描录入，但是信息化的管理系统主要还是以档案馆的管理端服务。现阶段很多档案管的信息化管理只是简单的为用户提供了档案的查询方式。缺少相关的直接提取和浏览设备。对于档案信息的实际内容使用还需要用户进行亲自寻找，所以档案馆对于信息化技术的应用在服务端还需要进一步的发展。

2.2 档案管理系统重管理轻服务

很多档案馆的信息化管理都是采用了相关管理系统的引进，解决了传统档案管理中的复杂繁多的管理方式，通过档案管理信息技术的使用，很多档案的收集、分类、整合都得到了很好的提升。各种档案都得到了高效的管理发展。但是对于用户对档案信息的使用发展，却一直不受档案管理的重视，仅仅局限于对档案管理的高效运行上。殊不知档案信息化管理的最终目的就是要提升用户的服务体验。

2.3 信息化特点不全面以及原因

很多档案馆对于档案的信息化管理都使用了数据库进行存储，虽然也实现了档案信息管理的高效率，但是与信息化管理的信息提取、分享还存在一定缺陷。信息化的档案管理具有多方面的信息化内容。比如档案信息的时效性、高质量，快捷性和方便性等特点，涵盖了档案管理方面和档案信息技术以及用户使用的三个方面，现阶段的档案信息化管理对于这三方面的信息化管理还都处于初级阶段，就以用户对档案信息的使用来说。目前的档案信息化管理仍然通过用户对信息的查询，然后自行进行相关档案的查找工作，甚至还有对档案信息的查询存在一定的时间和位置的约束。档案馆管理的本质方式并没有改变多少。相关的档案信息管理系统都是进行硬性融入，很多管理功能并不能与实际的管理工作相适应，最终造成档案管理服务的不完善。

3 信息化条件下的档案管理与服务创新的有效途径

3.1 建立健全的档案管理的运行机制

档案馆的信息化管理想要实现全面发展。相关管理制度的建设是其中最为重要的部分，能够直接对档案的信息化管理起到有效的推进，对于档案馆信息化系统管理制度的建立，需要有三方面的内容。首先就是建立起档案馆管理人员的工作改进，信息化的档案管理中管理人员作为主体部分，是档案管理信息化的发展关键，对档案管理人员的相关管理内容进行改进使其更适应信息化的管理内容。其次做好信息化管理的硬件建设。信息化的管理需要建立在一定的计算机应用技术上，所以档案馆要进行与自身档案管理相适应的信息技术系统的应用发展。为档案的信息化管理提供较好的环境资源。最后做好信息化档案管理的用户服务建设，档案管理采用信息化的管理模式就是为了使用户享受到很好的档案使用体验。对于信息化档案管理内容的建设终端。档案馆要以用户为中心，不断提升信息化档案建设的服务内容。只有让用户感觉到信息化管理的优势，档案馆的信息化管理才能得到长远发展

3.2 適当开展档案阅览服务，提升电子档案网络的安全性

现阶段档案管理的信息化发展中用户的使用还是一大弊端，信息化的档案管理中需要考虑用户对档案管理的多方面要求，涉及到用户对档案使用范围、查看方式、下载权限等多方面内容。所以在档案信息化管理内容中，用户的使用建设是非常复杂的系统。在进行信息化系统设计时要充分考虑到档案使用的各个方面，做好用户对档案内容的使用、分享、创新、发布等功能建设。同时很多档案内容都需要具有一定的保密性，做好不同用户登录系统的档案权限权利。保证各个用户在进行档案系统使用过程的稳定和安全。建立相关管理系统的安全防护措施，防止不法分子对档案信息的窃取破坏，信息系统在提供了管理使用的高效率同时，也对管理人员提出了更高的管理要求。

4 结束语

综上所述，信息化技术对于档案馆的发展具有非常重要的改革创新性。档案馆的智能就是为了是相关的档案信息可以进行合理的归纳分类，提升信息收集管理的效率，从而更好的为档案使用者提供专门的信息查找渠道。所以我国各个行业对于档案馆的建设都是极为重视，档案馆的管理工作的发展创新也一直受到社会各界的支持和关注。所以我国的档案信息化建设还需要不断探索发展，最终实现档案管理的智能化、科学化、数字化普及。

参考文献

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