张茜倩

【摘 要】伴随当代信息科学的飞速进步，事业机构档案的管理逐渐显出了它的重要意义。积极改进档案管理方案，优化和提高信息化管理的层次，对建设方便快捷的档案管理模式，增强档案系统信息化构建，确保公共机构各项工作的科学进行有重要意义。文章首先讨论了档案信息管理的主要优点，研究了信息管理中包含的问题，同时给出了提高事业单位管理信息化的方式，目的在于为新时代的机构管理和服务提供参考。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化

伴随中国社会经济的不断发展，事业机构的当代管理方式逐渐完善事业单位内的多类档案。部分单位尚未将事业单位的档案管理工作尚未做好，不但对领导者的决策具有一定的影响，也对单位内部人才的培养和域管理有一定的影响。由于计算机网络信息化的兴起和各类文件管理软件的产生，中国公共事业单位的档案管理工作也日渐成熟。对于现代信息化日渐普及的今天，事业单位的档案管理信息化建设是是当代档案管理发展的必然趋势。

一、事业单位档案信息化管理的主要优势

（一）缓解档案管理工作强度

当代信息技术的不断进步和广泛普及以及相关办公软件的大量使用，促进了事业单位档案的管理工作的发展，大大提高了事业单位文件管理的水平。通过构建网络系统平台、信息化输入、网络云空间存储等，文件信息管理工作科学的避免了传统文件媒体管理、手动录入等较为繁琐的缺点，实现了方便的数字处理，促进了档案信息资源的收集、储存、管理、应用、备份、分享和搜索越来越突出显而易见的优势。

（二）提高档案管理工作效率

有效推动档案的管理信息化，可以给档案管理提供科学的技术支持和发展机会。提高档案管理效率，丰富发展新形式的档案信息化管理机制，能够改进软硬件管理体系。不但可以转换档案管理功能、增强管理效率、增强档案管理的科学性，同时还可以保障档案信息资源的共享发展。在相关政策法规允许的条件下，通过科学创建工作区网络，增强各事业单位机构、部门和其他相关部门之间的合作。可以更好地实现信息交流和资源共享，提高管理水平和工作效率，为公共事业机构的发展和进步提供更好的服務。

（三）促进档案事业持续发展

在当代信息化社会中，信息化建设是显示事业机构整体管理能力和服务水平的重要表现。档案信息资源是事业机构在新时代进行公共决策和公共服务的重要参考资料。科学的创新管理方法，加强对于应用数字和信息技术的使用，大力推进档案信息管理任务，对于保障档案管理的可持续发展具有重要作用，为事业单位档案管理领域的不断发展和进步做好准备。

二、事业单位档案信息化管理存在的问题

（一）不重视档案信息化管理

在固有的档案管理模式里，事业机构的管理人员对档案管理重要意义的重视程度不够，缺少主动性和创新管理意识，缺乏对于档案管理工作的整体规划。人们常说文件管理只是保存和储蓄相关人员的档案，但却并不愿意投入时间和精力，导致档案信息管理形式过于表面化。特别是随着信息管理要求的不断引入，单位领导固有的管理意识和思想很难适应信息化的发展需要。

（二）未能有效开发档案信息资源

信息技术的发展为事业单位档案信息资源的整合开发供给科学的技术支撑。但是部分单位并未合理利用档案信息资源，对于档案信息资源的科学收集缺乏统一管理，工作水平较低，同时片面建设现象较为严重。事业单位内部缺乏完整的档案信息数据库，数据的有效性和多样性相对较差。档案信息资源的开放程度和共享性极低。同时，因为一些档案信息资源往往会涉及到国家机密，所以许多事业单位出于对互联网有害因素的防范和重要信息安全考虑都会有严格的信息资源保护措施。导致档案信息资源的开放性和共享性较差，信息管理通常只在单位系统内进行。

（三）档案管理信息化应用程度低

事业单位装备了大量的计算机和打印机等文件管理设施硬件，同时在办公系统、硬件换代和维护方面投入了很多资金，各类基础设施也越来越完善。但是，仍有很大部分基层单位仍然使用人工搜索方法将“无纸化”办公等看做信息管理。现代化的文件管理体系、搜索工具和数据资源应用效率不高，档案信息很难做到实时更新，同时档案信息资源的数据信息化处理和共享水平也不高。

三、提高事业单位档案管理信息化工作的有效策略

（一）提高人员合作并协调工作职责

档案管理人员与网络技术专员间的配合应更加紧密。若想保证档案信息化建设，网络技术专员不仅应该输入和更新档案信息，而且管理者也应该及时对档案信息平台进行维护。所以，档案管理这和网络技术专员之间应构建科学的互通体系，提高双方的合作程度。以确保文件信息及时更新和输入，进而有效提高信息管理的质量和效率。同时，在档案管理的日常工作中，还要注重使工作人员养成服务意识。为了很好的实现工作职能，提供更好的服务，工作人员应该更加注重工作中的规范化管理。

（二）构建信息化平台的推广模式

提高对事业单位信息化平台的构建是为了更好地服务于档案信息需求者。因此，在改善工作的过程中，单位的档案管理部门要大力推广信息化的档案管理平台同时进行一定的宣传，以达到提高平台的影响力、增加其知名度的目的。另外，我们还能借鉴大型企业的先进档案信息管理经验，在提升公共机构效率的前提下，逐步完善事业单位档案信息化建设。

（三）加强档案管理信息化以及数字化建设

首先，在文件管理中运用科学技术以达到提高工作效率和水平的效果。档案管理人员通过计算机来保证信息更新，科学规范地保存档案信息。同时还要利用科学仪器，如扫描仪等来存贮图片。这种方式实现了档案无纸化的管理，节省成本和资源。其次，文件管理需要提高数字化建设，文件管理数字化的优点在于它能够让文件储存更加安全可靠。因此，事业单位应学习数字化所涉及的信息技术和科学方法，建立和完善目录数据库和全文数据库。这样能够很大程度上减轻员工的负担，提高工作效率，从而保证优良的工作质量。

（四）创新信息化设备

为提高对于档案信息化管理体系的构建，应该使用计算机、互联网和电子存储设施等硬件。因此，应该在现代软件和硬件两方面加强投资，单位领导不仅应该提供政策上的支持，还应该有一定的资金投入。因为档案信息量大，应采用稳定安全的电子存储设施。事业单位还应建立完善的计算机管理系统，高效地推动信息化管理，优化现代管理方法。有效管理电子文件的基础是确保纸质文件能够被妥善的保管，逐步形成完整的电子文件体系，充分利用网络信息的便利性来提高档案的信息化管理。进而更好地保存档案材料和改善事业单位的整体水平。

四、总结

总之，伴随当代社会与经济的快速发展和科学技术的进步，档案信息管理已变成事业单位现代化管理的发展目标。档案管理信息化确保了单位档案的实时性和精确性，让事业单位管理更加合理有效。事业单位管理人员一定要把握时代的发展趋势，采取一定的措施，提高档案管理信息化建设。同时也要明确单位档案管理目标，将传统档案管理与信息化管理有机的联系在一起，采用先进的计算机技术和网络平台，对单位档案实行数字化信息管理，逐步完善档案管理工作的完整性和及时性，提升事业单位的现代化管理水平

【参考文献】

[1]宋桂荣. 事业单位档案管理信息化建设探讨[D].吉林省辽源市职工劳动能力鉴定中心2018.

[2]吴灼之. 事业单位档案信息化管理策略探讨D]，福建省屏南县行政服务中心2018.

[3]颜玉红，事业单位档案管理信息化建设策略探讨，大庆市让胡路区政府.