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大型国有企业采购计划信息化探究

2019-08-06史磊

现代经济信息 2019年10期
关键词:采购计划信息化建设探究

史磊

摘要:随着国企业的改革,信息化建设成为了其中一项重要的内容。本文以大型国有企业采购信息化建设为主要研究对象,详细的论述了大型国企采购计划信息化建设的必要性,同时阐述了大型国企采购信息化建设的主要内容,目的在于能够提升大型国有企业采购工作的透明度和工作效率。

关键词:大型国有企业;采购计划;信息化建设;探究

中图分类号:F251 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2019)015-090-01

一、采购信息化的必要性

1.降低采购成本,提升管理水平

一方面,采购实现信息化之后,利用计算机技术,大大的提升了采购工作的效率,降低了采购成本,降低了企业的管理成本。另一方面,企业在采购过程本中由于监督不到位,比较容易出现国有资产被私自侵吞的情况,实现采购信息化之后可以降低这种情况的发生,并且更加利于监督和管理。从供应商角度看,采购信息化之后,所有的交易在计算机上进行,可以节省大量的成本。

2.减少无用功,提高采购效率

采购信息化可以采购延伸到各个部门,每个部门通过采购模块将本部门的采购需求提交,系统会自动流转至相关的审批人节点,所有相关审批完成之后,采购部门就可以实施采购工作,大大的节省了采购审批环节的时间,提升了工作效率。从采购方来看,采购信息化可以节省大量的公文审批时间,推进项目加快进度。采购信息化之后,所有关于采购的相关工作都可以实现无纸化办公,工作人员不必再去打印大量的文件,既提高了工作效率,又节省管理成本。

3.避免暗箱操作,提升采购透明度

提到采购工作,人们往往想到的是这份工作“有油水可捞”,也就是说采购工作透明度和公正性较低,这也是为什么经常会发生高价买到劣质品的原因。传统的采购模式,其监督管理不可能做到面面俱到,以此便不能保证采购质量。实现采购信息化之后,从采购的审批环节,指导采购入库结束,所有的节点操作都可以在系统中清晰可见,这样变回大大的提升采购透明度,使得整个采购过程掌握在可控范围之内。

二、采购信息化的建设

1.采购流程管理信息化

在传统模式下,大型国企的采购流程全部是走纸质化采购,从采购申请、审批、采购部门进行采购、回传采购信息、采购入库等。整个采购流程全部是由人工来进行审核和操作,工作费时费力,效率非常低。但是实现采购信息化之后,采购工作完全可以实现无纸化办公,所有关于采购的申报、审批、回传、入库等全部可以实现信息化管理;借助信息化技术实现采购工作无纸化办公,所有涉及到的采购的相关工作都可以通过PE端或者手机实现,信息化技术为大型国企的管理提供了重要的技术支撑。大型国企的采购信息化系统应该包含了以下几个模块(如图1所示):采购流程管理模块、采购实施模块、统计分析模块以及采购监控模块等。在采购信息化系统中应该以采购清单为基础单元,采购相关的管理监督人员可以对整个采购流程进行监督和控制,全面防范相关人员出现“暗箱操作”的情况,保证物资采购计划和实际采购过程能够保持一致性;采购人员实施完采购之后,必须要将所有的相关采购信息上传至系统中,以供管理人员的核实和检查。

与传统的大型国企采购管理相比较而言,信息化采购系统具有很强的优势:所有物资采购清单实现了电子化,便于管理,而且通过电子采购清单可以清楚的掌握该项采购处于哪个阶段;管理人员可以通过信息系统直观的监控,不仅提升了采购的透明度而且还大大的提升了采购管理效率。

2.采购过程信息化建设

采购过程信息化管理模块就是要实现在采购过程中采购人员无需在深入市场进行调研、分析、比对等工作,而是在互联网技术下实现“网络采购”,从而降低大量的采购成本,提升采购工作的效率。在传统的采购模式下,我们需要到市场中间对供应商进行调研,多家比对,需要投入大量的采购成本。但是,在互联网技术下,大型国企的可以通过扩大供应商的方式,来提升供应商之间的竞争,形成具备一定降价空间的价格系统,将采购价格维持在相对合理的水平之内。但是,要想实现网络采购,前期必须要做好充足的准备工作:首先国有企业应该建立自己的采购网站,专门发布本企业的采购需求信息,用以吸引更多供应商来关注;其次,对供应商机型筛选、联系他们进行注册,提交供应商的相关资质信息,然后在进行网上交易。为了能够降低采购风险,企业应该让多家供应商进入竞争,逐次核实供应商提供的物资信息,并同时将其传达给相关的采购人员,在核实完信息之后,采購部门可以着手与供应商进行谈判、交易、发货、入库等,这一系列的流程涉及到所有信息都可以在系统中查询,因此管理人员可以随时查看任何一项采购的进度,极大的提升了采购效率。

3.供应商管理信息化建设

大型国企采购中,供应商管理是一项非常重要的环节。在采购信息系统中我们必须要对供应商做好以下几方面管理:(1)对供应商进行分类管理,针对不同种类的供应商进行策略管理,可以根据采购种类的不同进步划分供应商。(21分级别管理。根据供应商资质的不同,对供应商进行分级管理。同时还要根据公司的采购需求和金额等来确定具体的供应商等级。(3)实行动态管理。供应商的资质和条件都在不断地变化,因此我们要对供应商进行定期的跟踪和检查,一旦供应商条件发生变化,应该将其等级进行重新调整,寻找新的供应商。(4)实行联动管理。供应商的信息库建设要求多个部门主题参与,首先应该是提升采购部门、物资需求部门与供应商之间的联动;其次,采购人员与供应商以及与信息库专业人员的联动交流。最后就是,采购信息与供应商之间形成联动管理。根据以上信息系统中应该包含了供应商准入管理模块、供应商等级认证、供应商评价系统、数据统计分析等模块,同时还应该配备专业的管理人员,对供应商进行管理。

三、结语

综合上文所述,为了能够提升采购工作的效率,降低采购成本,提升采购透明度等,大型国有企业采购信息化建设必须得到重视。为了能够更好的实现采购信息化管理首先要建立采购流程管理、采购过程管理、采购计划管理以及供应商管理等重要模块。

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