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高校教学评估与档案工作

2019-08-01魏晓琳

办公室业务 2019年6期
关键词:教学评估档案工作高校

魏晓琳

【摘要】高校档案材料是教学评估的重要依据,有着不可替代的作用。高校教学评估是对档案工作的一次检验,档案管理中存在的一些问题会在教学评估中显露出来,高校档案工作应该借助教学评估的强大助推力,查找问题,吸取经验,采取一系列有效措施提高档案管理水平,为学校各项工作服务,为教学评估助力。

【关键词】高校;教学评估;档案工作

高校档案是高校在教学、科研、管理活动中直接形成的,是高校各项工作的原始记录,从微观上反映了各项具体工作的开展情况,从宏观上反映了高校的办学质量和水平。随着高校的不断发展,档案因其特定的价值和作用在高校的各项工作中发挥着越来越重要的作用,与学校的运行和发展有着密切的联系,对高校教学评估也有着重要的意义。

一、高校教学评估与档案工作的辩证关系

高等院校教学评估对于高校发展有着重要的意义,能够提高高校教学质量、提升社会声誉和美誉度、拓展发展道路等。随着高等教育事业的不断发展,教学评估越来越成熟和完善,各个学校对于教育评估也越来越重视。一方面在教学评估的过程中,专家组会根据评估指标和各个观测点对学校进行打分和评价。无论评估指标和观测点如何确定,都离开对原始档案材料的综合分析,最终得出全面、客观、公正的评价,因此高校档案材料是教学评估的重要参考依据,有着不可替代的作用,高校的档案建设不容忽视。另一方面,评估的过程中不仅要有档案材料的支持,档案工作本身也要在评估中接受检验,所以教学评估工作不仅会促进校级领导和各个部门领导重新认识档案和档案工作的重要性,重视和支持档案工作,加大对档案工作的投入力度,学校档案部门也会对自身的工作进行检查,从中发现问题和不足,采取一系列有效的措施,加强对档案的规范化管理,增强创新和服务意识,从而提高学校档案工作水平。可以说,在教学评估的过程中,各个学校都把档案资料建设作为重中之重,这为学校的档案工作发展提供了一个良好的契机。档案部门应该抓住这样一个良好发展机遇,借助迎评促进的强大推动力,促进档案工作更上一个台阶。

二、高校教学评估对档案工作产生的影响

(一)提高学校档案意识。高校档案是学校教学、科研、管理各项活动的真实记录,承载了学校发展方方面面的信息,是评估专家了解和研究学校发展状况最为直接和可靠的依据。教学评估的方式有很多种,但是无论采取哪种方式都必须以档案資料作为参考和依据,档案材料的完整性、齐全性和真实性甚至能够直接影响教学评估的结果。正是因为档案在教学评估中的特殊地位和作用,高校领导开始对档案的作用和价值有了重新的定义和认识,对档案工作更加重视,潜移默化中提高了档案意识。

(二)推动档案管理规范化进程。几乎所有的高校在迎评时都会成立专门的材料组准备相关材料。材料组除了要撰写自评报告、工作总结等汇报性材料外,还要按照评估指标和观测点的要求进行补充和完善大量档案材料。学校一般按照评估内容和标准对各行政部门和教学院系的档案工作进行规范,明确归档范围、归档程序和归档要求等,而且档案管理部门会以评估标准和观测点的要求对各行政部门和教学院系的档案工作进行业务指导,保证档案收集、整理、归档等工作规范科学,符合评估要求,同时根据考评的内容,加强各部门的相互协调和配合,无形之中提高了学校档案部门的地位和作用,推动学校档案管理规划化和制度化进程,为评估打下坚实的基础。

(三)理顺档案管理机制和制度。为了顺利通过教学评估,并在教学评估中取得好成绩,各个高校在迎评时,对档案部门和档案人员的责任加以明确,促使学校将档案工作纳入学校整体的发展规划中,纳入部门的年度考核中,纳入教学管理人员的工作职责中,并加强对各个行政部门和教学院系档案工作的检查,督促学校各部门做好档案工作,同时通过建立激励制度、验收制度、责任制度等一系列制度来完善学校的档案管理制度体系,为学校档案工作提供有力的制度保障。

三、借教学评估之力提高档案工作水平的建议

(一)进一步提高高校档案意识。在教学评估时,高校各级领导非常重视档案工作,但很多是受形势所迫,被动去重视,而且重视是暂时的,评估结束后,对档案工作的重视程度便回到原来的状态。要在教学评估的过程中,从思想深处真正重视起档案工作,充分认识到档案在学校各项工作中的重要作用和地位,将档案工作纳入学校整体的发展规划中,提供必要的人、才、物保证。在日常的教学、科研和管理各项工作中,都要不断提高档案意识,将档案工作融入学校教育教学中,及时将档案材料收集齐全,整理有序,把工作做好在日常,避免临时突击的现象出现。

(二)差缺补全不断充实档案资料库。要借教学评估之际,对缺失的材料进行补充,动员全员参与,在对以往工作实践进行回顾的基础上,收集散失在部门和个人手中的原始材料,汇总整理并补充到学校档案资料库里。与此同时,迎评工作对于学校来讲是一项极其重要的工作,学校投入了大量的人力物力进行资料准备,形成了包括近几年的工作总结、特色做法、自评报告等能够反映学校教学成果和实践全貌的资料,这些资料是一笔无形的资产,在评估结束后应及时这些资料收集整理纳入学校档案材料体系中。在日常的工作中要时时关注学校发展的最新动态,多渠道积累、收集档案信息,不断丰富教学评估材料内容,为下次迎评打下坚实基础。

(三)借迎评之机提高档案管理水平。一是要建立健全档案管理规章制度,通过制度来保障档案管理的各项工作有序开展。二是要通过教学评估,推动各部门积极、主动收集整理本部门产生的档案并及时向档案部门移交,保障基层档案工作质量,不断充实和丰富馆藏。三是要加强档案服务水平,为全校师生提供优质的档案信息服务,通过利用来化解师生对档案工作的误解,潜移默化地提高他们档案意识,促使他们主动关心档案工作,参与档案工作,将档案材料及时收集整理归档,形成全校师生共同关注、共同支持和共同参与档案工作的良好局面。

(四)加强档案编研工作为评估增色。积极开展档案编研工作,将具有创新、特色、代表性的教学档案信息纳入编研主题,最后形成的档案编研成果能够突出学校的办学特色、展示教育教学成果和实践,走一条特色的档案管理之路,为教学评估工作提供有力的材料支持,同时通过提供编研成果向学校领导和广大师生宣传档案和档案工作的重要性,提高他们建档、存档、用档意识。

(五)推进档案信息化进程助力教学评估。在信息时代,高校各类档案信息与日俱增,传统的手工模式已经难以满足日益增长的档案信息的存储需要,难以满足学校各项工作的服务需求,尤其是迎评时要对相关档案信息进行快速查找、调取和利用的需求,实现档案信息化管理已经势在必行,因此,要加快高校档案信息化建设,建立完备的档案信息数据库,实现档案计算机管理,满足教学评估中对档案信息快速检索、调取和有效利用的需要,助力教学评估。

四、结语

从高校教学评估的角度看,一些高校的档案管理还存在一些问题,因此高校档案工作有必要借教学评估的助推力,进一步增强全校档案意识,差缺补全不断充实档案资料库,不断提高档案管理水平,为教学评估增色,助力评估取得良好成绩。

【参考文献】

[1]赵淑梅.高校本科教学评估档案的管理[J].档案学通讯, 2008(2).

[2]张艳.教学评估对高校档案管理的影响分析[J].兰台世界,2015(11).

[3]张明明.高校评估:提升档案建设水准的重要契机[J].档案与建设,2005(5).

[4]张予宏.以评估促发展 提升高校教学档案管理水平[J].兰台世界,2007(1).

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