李广

摘 要：随着中国经济发展水平的不断提高，各行业之间的市场竞争正在逐步加剧。除加强对外战略调整外，企业还必须不断优化内部管理，办公档案文件的收集和归档管理可以直接反映公司的内部管理水平。然而，许多公司目前在办公档案文件的收集和存档方面存在许多缺点，这影响了各种业务的发展。为此，本文主要分为相关问题。分析并提出了优化文档文件收集和归档工作的建议。

关键词：文件和档案；收集；存档

文件和档案的收集和归档是收集、记录和保存关于过去和现在的业务活动、企业发展中面临的问题和解决办法以及企业发展成果的信息。作为办公档案管理的重要组成部分，文件档案的收集和归档对工作人员提出了更高的标准和要求，这就要求工作人员具有良好的敬业精神和高度的责任感。同时必须掌握基本的工作能力，这样才能保证办公文件工作的有序进行。

1 办公文书档案概述

国家机关、组织、企业事业组织在党政管理活动中直接形成档案。命令、指示、决定、公告、公告、请求、报告、批准、通知、信函、会议记录、简报、计划和摘要等一般文件直接转换成文件档案。文件能够充分反映企业和单位的活动。文件的管理和归纳是记录过去的事件或具体的工作内容，然后以电子形式储存和阅读，包括收集和整理文件文件中的相关信息。检索和计数已输入的文档和文件。文件档案管理的主要特点是整理和整合。综合是指文件档案管理工作的范围，不仅包括文件管理工作的文件性质，还包括人事文件管理和会计文件管理，其内容复杂丰富。集成是指文档文件的工作部分的特征，包括文档的收集、存储、推广和托管。

2 加强办公室文件收集和归档的重要性

档案文件的收集和归档是企业和单位管理工作的重要组成部分，是提高单位管理效率和质量的前提。收集和存档办公文档和文件的重要性体现在以下三个方面：首先，考虑到文件归档在企业和机构中的重要作用，有必要提高归档文件的效率，因此有必要对文书档案归档提高重视程度。其次，文件和档案的收集和存档可以记录每个单元的开发过程。例如，一个单元在进行实际业务活动的过程中生成大量文档和材料。通过收集和存档文件来实现材料的标准化和集成。最后，方便企业和单位在进行评估工作的过程中及时检查相关信息，实现评估证书的合理化。此外，办公文件和档案的收集和存档的重要性体现在决策者可以轻松掌握单位的实际运行条件这一事实。

3 办公室办事员档案的收集和存档方面的缺陷

3.1 工作人员意识薄弱

在许多企业的办公文件档案工作中，会出现注意力不集中、文件收集和归档工作滞后、许多工作难以到位、甚至敷衍了事的情况。文件档案管理人员缺乏对文件档案管理的意识，在具体工作中往往注重红头文件，缺乏对普通文件的重视，导致文件档案的整体收集和归档工作效率不高，经常出现遗忘、遗漏、丢失档案等问题。也有一些工作人员认为，文件档案的收集和归档与企业的发展无关，工作不是很重要，很难全身心投入工作，信息和数据的收集缺乏深度和准确性。间接影响着企业未来的发展。

3.2 企业对文件和档案的收集和归档管理不强

虽然办公文档文件的收集和存档越来越受到重视，但企业仍然缺乏对工作管理的重视，文档丢失和销毁的问题依然存在。文件和档案不完整或损坏的原因有很多，主要是因为档案模型不科学，管理不到位。许多企业归档模式仍然是文本数据的归档，电子文档缺乏关注。另外，不是根据存档流程，很多文件都是随意放置的。一旦你需要找到相关的文件，就需要花费大量的时间和人力来拖延其他工作的顺利发展。

3.3 不完整的文件收集和归档

在文件和档案的收集和归档中，经常会出现收集不完整和不系统的问题。鉴于文书中的信息种类繁多，所涉信息范围广泛，来源复杂，如果出现文件被遗忘的情况，将更难收集。此外，由于文书档案管理者的疏忽大意或多重角色，难以深入开展文书档案的收集工作，而且精力和时间有限，使档案信息无法全面收集。

4 如何加强办公室文书档案的收集和存档

4.1 做好文书、档案管理人员培训工作

要成为一名合格的档案管理者，既要有较强的档案管理意识，又要有专业的管理知识和管理能力。通过培训，培养档案管理者对档案的敏感性，增强档案管理者的管理意識，确保档案的高效收集和归档。对一些人事管理技能薄弱的工作人员，要加强有关知识和技能的培训，宣传教育文件档案管理的重要性，切实提高文件的整体质量。达到了提高效率和质量的目的。

4.2 完善文献档案的收集归档管理制度

文件和档案的管理是一项复杂的任务，需要有关工作人员详细澄清，如收集时间、储存时间、归档范围、预防措施和其他具体问题，以确保有效收集和整理文件和档案。归档是非常重要的。首先，根据单位的实际情况，根据有关规定和职责划分制度，科学合理地界定档案归档范围。

其次，进一步明确提交，集中和维护保管，防止私人使用，提高档案管理人员的效率和积极性，具有重要意义。各单位和部门应根据自身的发展和时间更新和完善文件和文件管理系统，以适应文件采集和归档需求的变化。

4.3 加强临时档案文件的收集和整理

由于一些人员从各单位调去或辞职，少数重要文件往往留在他们手中，导致档案和文件无法及时归档，甚至丢失。在这方面，负责文件和档案管理的人员应在每年年初开始定期收集和整理前一年的文件和档案，重点是加强临时档案的收集。例如，部门会议的全部信息应在主要会议之后及时通报。在调动或离职时，可及时通知工作人员，将在其柜子中处理的文件作为档案文件移交，供今后参考，并尽量扩大其重要性和用途；记录管理人员必须严格执行规则和条例，并按要求向收件人提供临时文件和资料。为了确保文件和信息的顺利转移，将印制两三份完整的文件和文件清单，供转让人和收件人签字。每个转让人和接受人将保留一份副本，供今后参考。

5 结语

总之，办公文件档案的收集和归档是企业的一项重要工作，必须从职工的思想认识、制度建设、模式创新等方面逐步优化和加强。为了使办公室工作人员和管理人员充分认识到收集和归档文件和档案的重要性，改变过去的错误观念，不断建立全面和详细的工作制度或规范条例，创新的工作模式一方面可以规范和限制工作，另一方面可以保证文件的标准化和完整性。

参考文献

[1]王慧.办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].办公室业务，2017（17）：97.

[2]范君梅.谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].科技资讯，2017，15（3）：123-124.

[3]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016（05）：194.