信息化环境下的记账凭证分类探讨

2019-07-14李颖河北省承德监狱

消费导刊 2019年35期

李颖河北省承德监狱

会计电算化改革前，记账凭证分类包括收款凭证、付款凭证和转账凭证，交易事先处理较为直观，尤其是交易和事项处理分工较为便捷。但是，部分企业的财务软件中仍然局限于传统的记账凭证分类方法，即录入收、付、转凭证类别，记账凭证录入效率偏低，影响到后续数据的合理利用。故此，应该积极迎合信息时代带来的发展机遇和挑战，完善配套基础设施，推动记账凭证分类信息化发展，基于凭证生成机制对记账凭证重新分类，可以改善传统分类方式的不足，提升记账凭证传输和处理效率，为后续数据开发利用提供支持。通过信息化背景下记账凭证分类相关内容分析研究，可以改善其中不足，促进后续相关工作高效展开。

一、传统记账凭证分类的优势和不足分析

（一）记账凭证分类的优势

记账凭证分类是财会工作的重要内容，具体包括转账凭证、收款凭证和付款凭证几种，属于专用记账凭证范畴。此种记账凭证专门用于记录交易、事项与货币资金收付关系。在企业财会工作中，记账凭证分类目的表现在以下几种：

其一，促使交易事项更为简洁明了。以往的手工会计业务中，记账凭证分成转账凭证、收款凭证和付款凭证几种，用不同颜色表示，其中转账凭证为蓝色、收款凭证为红色，付款凭证为绿色，这种交易事项更为简洁明了，后期填制记账凭证较为便捷[1]。

其二，分工协作交易或事项处理。以往的手工会计业务中，企业通常会依据会计业务内容来设计多个会计岗位，包括会计主管、资产核算、穿管理、薪酬核算、利润核算、成本核算、资产核算和出纳管理等多个岗位。传统的划分方式较为简洁明了，便于分工协作交易或事项处理，平衡出纳核算业务量。

其三，牵制复核交易或事项处理。通过会计人员职责分离的方式，相互牵制、相助监督，人工完成记账凭证的核对和审核工作，可以有效规避人为主观意识带来的不良影响，提升会计信息处理效率和质量。依据记账凭证分类，对于明细账数据复核，保证账面数据的全面、真实。

（二）财务软件中记账凭证分类的不足

在信息化背景下，计算机和信息技术广泛应用到社会生产生活各个环节中，会计信息化经过长期的发展和完善，借助计算机技术和通信技术，有助于财会工作效率和质量[2]。而当前企业所采用的财务软件多是提供记账凭证分类功能，是对传统手工记账凭证分类的单纯模拟，局限性较大。如果忽视企业经营方式和生产规模之间的差异，账务处理中主要是采用记账凭证核算方式，其核心在于放射式数据处理流程，原有手工会计的中间数据处理环节省略，如会计报表编制时在当期数据和历史数据基础上直接生成，取消了以往记账凭证分类中的总账、明细账和汇总记账凭证。记账凭证在数据库中结合会计科目记录，采用借贷金额格式，无论是记账凭证分类汇总还是归类，均由计算机系统完成，处理效率更高。故此，信息化环境下，传统的记账凭证分类形式不适合新时期的企业财会工作需要，逐渐被淘汰[3]。

信息化背景下，财会工作逐渐形成统一的数据处理和共享模式，不需要依据会计业务内容来划分，而是结合数据形态差异进行划分，如数据录入组、数据采集组和数据分析组等。计算机集中处理记账凭证，以往手工处理记账凭证的牵制效用逐渐弱化，而是形成了依托于财务软件统一处理和控制，传统记账凭证分类形式的牵制作用逐渐消失。故此，信息化环境下记账凭证分类改革，可以降低人工劳动强度，提升工作效率，为后续企业管理和决策提供可靠依据。

二、记账凭证分类中的问题

就当前记账凭证分类中的问题来看，表现在两方面：一方面，记账凭证分类同资产负债表货币资金项目不匹配，在会计软件的关于记账凭证分类中缺少其他货币资金科目，而资产负债表中却包括银行贷款、现金与其他货币资金科目。也正是这种分类形式，无法从系统中了解货币资金的变动情况[4]。另一方面，记账凭证分类同现金流量定义不匹配，现金流量表中关于现金流量的定义，具体表现在企业现金或是等价物流动。通常情况下，企业现金形式转换不会出现现金流动情况，如果企业并未出现现金流出，则构成现金流量。记账凭证中的各项内容名不符实。如，现金存入银行的记账凭证不会产生现金流量。对于此类问题，还有待进一步改进和完善[5]。

三、信息化环境下的记账凭证分类途径

为了顺应时代发展需要，改善传统记账凭证分类的不足，应该进一步拓宽记账凭证分类途径，实现财会数据高效处理，切实提升企业竞争优势。依托于信息技术，深入挖掘信息资源潜在价值，加强信息系统之间信息共享，具体表现在以下几个方面。

（一）依据凭证生成机制

财务业务一体化系统中，记账凭证主要是原有手工录入，以及系统自动生成的机制凭证。其中，手工录入形式是指财务部门工作人员直接采集原始凭证，整理后编制形成的记账凭证。系统自动生成的机制凭证，包括财务报表数据或是共享单据，在系统中根据特定模板程序生成的记账凭证。故此，推行记账分类，建立自动化凭证生成机制，有助于实现财会业务高效处理，大大提升会计信息系统数据处理效率和质量。除此之外，基于业务单据生成的记账凭证，是指在业务单据审核过程中，由系统内部的记账凭证模板自动化生成，并将其存储到总账系统中[6]。基于自动转账生成的记账凭证，则是结合相关科目的余额，总账系统期末时期自动化生成、保存到总账系统的记账凭证。

（二）依据业务类型

记账凭证分类，基于业务类型实现，是当前较为常见的一种分类形式。由于信息分类是依据重要数据进行分类，直接关乎到信息自动化传输和检索效率。在信息化环境下，为了可以实现系统之间信息交互和共享，一个关键点在于信息编码和分类统一，如果标准不统一，自然无法实现系统的信息化。所以，现代企业在应用信息管理系统中，应该实现记账凭证分类和企业业务分类统一。

依据业务类型进行记账凭证分类，可以实现业务类型的客观反映，同时判断具体哪些会计科目可以控制使用，并判定凭证编码的具体使用范围[7]。如，SAP R/3系统，依据业务进一步细化记账凭证分类，包含客户凭证、总账凭证、供应商凭证、固定资产凭证等多项内容。其中SAP R/3系统可以实现客户凭证和供应商凭证细化，其中客户凭证可以细化为开具发票给顾客凭证、向顾客收款凭证等；供应商凭证包括应付供应商凭证和付款给供应商凭证等等。