浅析档案管理归档整理操作方法和技巧

2019-07-13杨文姣

探索科学(学术版) 2019年5期

杨文姣

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1 严格规范档案管理内容及流程

对于目前全新的发展形势,事业单位应该主动实施档案的标准化管理,全面思考现代化社会及自身的发展状况,对文书档案管理的具体流程进行科学化的调整,降低档案管理事故的发生概率。对于文书档案管理人员而言,在日常的工作过程中,需熟悉掌握文书收集、管理、存储等的具体操作流程,快速提取关键信息,进行文书档案的及时归纳与整理,确保分类工作的有序进行。为确保文书档案使用价值的充分体现,管理人员需对不同内容及类型的资料进行有效的区分,选择关键的事件及科研项目进行分析探究,确保事业单位领导人员可及时获取有价值的信息。对于长期储存且不具使用价值的文献档案,依照相关的操作流程进行销毁处理。

2 认真做好资料整理

1)提高编制质量。资料整理按照齐全完整、内容准确、系统配套、整洁规范的原则,文件资料、图纸全部收齐,各项签字盖章齐全,具备法律效力;真实记述和准确反映项目客观实际,各项技术数据详实可靠;项目内各专业内容,每个单位工程内文件资料的各项内容连续完整;装订整齐、美观,卷内目录内容清楚。2)掌握组卷方法。首先,把握基本原则。组卷过程中,要遵循文件的自然形成规律和成套性的特点,保持卷内文件的有机联系,合理组成保管单位。3)合理排列装订。主要是指文字资料的整理工作。一是对文字资料进行排序。按照档案部门的有关规定,将收集好的资料排序,便于查找利用。二是对文字资料进行装订。控制资料装订的厚度,因为科技档案盒厚度为25、30、40和50毫米4种,所以装订厚度要控制在15至25毫米之间;装订的方向规定为向上或向左,方便查阅;在资料的左侧打4个眼,用棉线装订。更有利于延长资料的使用寿命。

3 查漏补缺档案资料

在档案的录入工作中,档案资料的好坏直接关系到档案资料的有效和齐全与否。每一次档案的整理与归档都需要专业人事进行审批。每一次档案资料的收集都需要与相关单位进行沟通和协调。对于各个事业单位以及各个项目的审视工作一定要做到位。特别是对于专业资料的审核和把关要予以重视,进行查漏补缺。为了方便后期档案的查询和调用,可以将过去的纸质档案进行电子化录入,加强文件的收集与整理力度,尽可能不断完善档案。

4 做好电子文件的整理归档

在档案的年度整理归档工作当中,电子文件的整理归档也是其中重要的组成部分,相关人员需要按照“一文一件”的处理原则进行整理归档,并且按照电子文件的保管期限、年度等进行分别处理,将正文与附件、转发文件与被转发文件等归为一件文件,如果请示、批复以及报告等电子文件较为松散,相关人员可以选择电子管理系统进行检索匹配分析。相关人员可以将电子文件的主要信息录入电子管理系统,并且可以利用协同系统直接进行信息导入,而对于电子文件的分类、保管期限等,可以在后续进行整理的时候进行修改或者补录等。针对电子文件的编号,相关人员可以选择电子文件的处理系统,按照设定的规则进行自动生成处理,针对不同时间段的电子文件,相关人员可以将其内部数据进行打包处理,用刻录光盘的形式进行保管,这样可以确保电子文件整理归档的质量,延长其保管期限等。

5 档案资料编号

对档案资料编号是档案管理的起点和基础,其作用是使分类或排列更加明显。通过对档案资料的编号,便可以很轻松的知道档案资料所处的位置,为今后的档案管理以及资料的利用提供便利。档案管理归档编号依据可以是分类方案也可以是排列顺序,通常情况下要在资料首页上加上相应的编码。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

6 开展信息化管理

当前社会已经进入信息化发展阶段,对于档案年度整理归档,相关人员也可以多选择一些信息化操作手段进行处理,比如建立信息平台等,将档案的相关信息输入信息平台。这样一来,就可以在信息平台中查找到档案的具体信息,免去人工查阅的不便,既可以保证档案整理归档工作向着信息化方向迈进,也能有效提高档案整理归档的自身效率。

7 档案管理装盒裝盒

第一,装盒原则。对档案资料的裝盒应严格依据文件资料的编码顺序装入档案盒,并且要和档案资料归档文件目录所标注的排列顺序一致,从而确保按照目录中的文件条目能够准确无误的找到档案资料实体。档案资料用完要及时的放回,并且还应按照资料的号码顺序,因为资料回放不按顺序来,会给下次寻找带来不便,甚至从此再也找不到。第二,档案盒最好使用无酸纸制作,或者向我国档案管理部门直接订购,从而保证所保存档案资料的安全存档。第三,档案盒标注。通常情况下,在档案盒脊或底部填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、档案盒号等必备项。尤其是首份和最后一份号码要用“/”隔开。第四,备考表。该表格必须等所有档案资料归档之后的档案盒中,从而对档案资料归档文件进行简单的注释或说明。说明的内容有：情况说明、整理人、检查人和日期。

8 进行专业化人才培养

在档案管理中,专业化人才培养一定要到位。档案的录入不同于其他档案的录入。档案需要一定的理论知识和实践经验。只有这样才能够更好地做好归档工作,才能够更规范地开展档案管理工作。另外,专业的人才善于将各种格式的图纸转变为一种格式的图纸进行存储和备注,这样能够有效地提高事业单位档案的录入效率。如果仅仅依靠传统的文秘进行管理是难以实现的。