张静 徐可心 崔婷玉

【摘 要】高校辅导员应将工作重心放在学生思政工作上，这就需要提高日常事务性工作效率，表格制作是一项较为繁琐的工作，excel的灵活操作是一项辅导员必不可少的技能。

【关键词】excel技能；辅导员；事务性工作

高校辅导员肩负着人才培养的重要使命，全国高校思想政治工作会议的召开和中发〔2016〕31号文件为高校辅导员的工作明确了方向，大学辅导员应该将工作重心放在提高自身思想政治理论水平上，放在学生思政教育，帮助学生树立正确的价值观和就业观上，这就需要大学辅导员提高处理学生事务性工作的效率，把更多的精力放在思政教育上，提高Excel技能是提高事务性工作效率的有效途径。

一、代码编写

学习代码编写就是学习一种思维方式，简单的代码编写工作能够大大提高日常工作效率，代码编写的思路首先是学习简单的代码编写方法，其次是编写“特色化”代码与个人事务性工作高度契合，最后就是简单应用在各项事务性表格制作工作中。具体的用途一是構建小型数据库，数据库包括学生在校的各项基本信息，数据库及时更新，每次的数据提取只需要一个按钮即可完成，二是计算类工作，如奖学金的计算，排名的计算等，也是点击按钮即可完成计算。具体的操作步骤是开发工具——查看代码——代码编程——形成操作界面，以奖学金计算过程中的一部分编程为例，如图1所示。

二、常用函数

函数的运用相比代码编写难度较低，也能够更便捷的运用在各项表格操作工作中，部分函数应用频率较高，如Average函数，Vlookup函数，If函数，Sumproduct函数等。

Count函数，Sum函数，Average函数等属于比较简单的函数，运用频率也比较高，如图2所示。Vlookup函数用于数据的查找，是最方便快捷的数据查找工具，可以快捷导入学生的各项信息，如通过相同字段学号查找到数据库中的班级，出生年月，家庭住址等信息，具体操作如图3所示。If函数可用作核验两列数据是否相等，还可用于班级成绩排名：首先将表格数据按成绩降序后，按班级升序，然后班级排名列第一个单元格输入数字1，从第二个单元格输入if函数，双击第二个单元格右下角的加号即可完成操作，如图4所示。Sumproduct函数可以用作数组的相乘，用来计算加权平均成绩等，如图5所示。函数的功能很强大，且简单便捷，灵活的运用各个函数能够极大的提高工作效率。

三、数据管理与分析

对数据进行排序、筛选、分类汇总和利用数据透视表都属于数据管理与分析的基本操作范畴，数据管理与分析工具中数据透视表可以快速汇总大量数据，如用于各班级各项证书的统计，各班级各种教材的预定量等，还有两项运用较多，但容易被忽视的数据分析工具：“条件格式”和“分类汇总”。条件格式可用于检查学生重名情况，用于重点标注出成绩不及格的同学予以重点关注，用于评奖学金时筛选不同分数段的同学；分类汇总不仅可以用于分类汇总各班级或各专业同学的各项情况，还可用于分页打印，操作简单快捷，如图6所示。

日常表格制作工作中，代码，函数和数据管理与分析工具各有优势，代码学习困难，操作简单；函数简单易用；数据管理工具可视性强。在日常的表格制作中积极探索各项技巧，能够达到事半功倍的效果，做学生工作也是一样，提高理论素养，掌握沟通技巧，才有可能做好思政工作，更好地为国家青年人才的培养尽一份力。

【参考文献】

[1] 胡建华，楼吉林.Excel VBA实用教程[M].浙江大学出版社，2015.