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试论如何提升文秘专业人才办公自动化的应用能力

2019-07-05谢启明陈南

智富时代 2019年5期
关键词:文秘专业应用能力自动化

谢启明 陈南

【摘 要】随着现代科学技术的不断发展,各行各业的办公为了提升工作效率都实现了自动化的应用,作为一种办公趋势,文秘人员必须不断提升综合素质和能力,提高自己的自动化应用水平,只有这样才能在激烈的文秘专业市场竞争中处于领先地位。

【关键词】文秘专业;自动化;应用能力

办公自动化是一种将现代化的办公技术和计算机网络技术相结合形成的一种新型的办公方式,通过办公自动化能够明显的提升办公效率和办公质量,让企业的经济效益和社会效益得到明显的提升。随着计算机自动化技术的不断发展,在办公室业务中计算机核心技术也得到了很好的运用,传统的文秘专业办公方式已经无法满足现代化的办公需要,作为文秘专业人才一定要与时俱进,不断提升自身的综合素质,加强对自动化能力的运用,这样才能够在激烈的市场竞争中立于不败之地。现在的文秘工作需要将专业技能和信息相互融合的专业人才,在文秘专业人才的日常工作中,信息化的程度越来越高,因此现代文秘人员除了要具备文秘专业相关的知识以外,还要具备信息化设备的操作能力,能够对信息进行处理并及时的发布。

一、提升文秘专业人才办公自动化应用能力的途径

1.1建立健全相应的激励机制

文秘专业人员是公司文秘服务的主要力量,要先提升文秘人才的办公自动化应用能力就需要充分调动文秘人员的积极性和主动性,体现以人为本以及有效竞争的理念,建立健全激励机制,只有这样才能够不断壮大文秘队伍建设,激发文秘专业人才的活力,让他们在竞争的机制下,不断提升自身的综合素质和业务能力,提高自动化的办公效率,为企业的发展贡献自己的力量。企业要不断激发文秘专业人才的工作潜能,对办公自动化能力强、成绩显著的文秘专业人才给与相应的奖励,做好文秘专业人才的选拔和任用工作。

1.2在实践中学习,增强自身的业务素质

文秘专业人才的办公自动化能力不是短期内可以形成的,而是在长时间的工作实踐中通过不断的创新和积累才具备的能力和素质。在网路信息化时代,具有办公自动化的能力也成为了文秘人员的基本素质。作为文秘人员一定要在实践中不断的学习,文秘人员之间也可以互相的学习、取长补短、共同提高。除了办公自动化理论学习以外,文秘人员也要走出办公室,到企业实际发展和运作的实际环境中去了解和实践,从而能够运用办公自动化为领导的决策提供更好的帮助。

1.3掌握办公自动化的功能和作用

办公自动化在功能上包括了三个方面,首先是让企业内部的通信实现了简洁化,很多资料都不需要人为的进行传递,实现了办公的自动化。单位只要做好软硬件设备的购置,依托专业的软件公司根据单位的实际情况打造个性化的办公自动化服务平台就可以。因此作为文秘专业人才以前需要进行协调和安排的局面现在实现了办公流程的简化,这样就在一定程度上节约了办公时间,简化了办公的手续。其次是信息发布更加的快捷化,通过办公自动化技术设备让信息的传递更加有效率,改变了传统的繁琐的信息传递方式造成的办公处理速度和效率低下的局面,办公文秘人员可以将单位的各种重要信息及时的向领导反馈,得到领导的首肯以后可以及时的向整个单位发布,单位各个部门都能够从信息系统中接收到办公文秘传来的信息,以前需要文秘人员对各个部门进行协调的一些协作工作现在只需要将其上传到办公自动化系统中,让各个部门根据要求去下载和准备即可,这就大幅度提升了办公效率。最后是让文秘工作的效率得到提升。以前的文秘工作十分繁琐复杂,平时的工作往往是千头万绪,尤其是一些单位安排的会务工作需要文秘协调很多工作,往往让秘书感到力不从心,而采用了办公自动化手段以后,秘书就可以通过自动化的办公系统应付大量的会议安排内容,因此办公文秘人员必须掌握信息化技术的手段,熟练的运用信息技术提升办事效率,尤其是在信息处理方面,通过办公自动化的能够让秘书充分的利用互联网获取各种办公信息和知识,让秘书在单位的各项服务工作更加得心应手。

1.4拓展秘书的工作职能

单位的文秘工作主要是负责办公、办文和办事三个方面,现在随着信息化技术的不断进步,新的办公技术不断的涌现,在办公区域实行自动化的技术也不断成熟。办公自动化水平的提高也让秘书的工作与自动化之间有了更多的交集,因此要在新的自动化办公环境下不断拓展秘书的工作职能,改变秘书传统的工作内容,除了办公、办文和办事以外,秘书还需要在办公自动化环境下做很多的工作,实现对于领导的工作服务,充分利用网络解决日常的问题,实现秘书职能的大拓展,提高办公效率。让秘书的服务职能与现代化的信息技术有效的接轨,同时在办公自动化的实践中做好更多的服务。

二、结语

办公文秘工作的复杂性导致了很难有一个标准的工作规范,文秘人员既要做好自己的分内工作,同时也要精通办公自动化业务,处理好上下之间的关系。因此秘书要根据时代的发展,不断的与时俱进,提升自我综合素质,让单位的办公效率得到充分的提升。

【参考文献】

[1]“翻转课堂”在中职文秘专业教学中的实施策略[J].陈永根.中国校外教育. 2016(25)

[2]“翻转课堂”在中职文秘专业教学中的实施策略[J].朱晓燕.职业教育(下旬刊). 2015(04)

[3]浅析如何提高文秘专业人才办公自动化的应用能力[J].卞华程.中小企业管理与科技(上旬刊). 2011(12)

[4]利用信息技术 更新教学理念 优化职校文秘专业课的教学[J].吴春芳.大众科技. 2012(05)

[5]新形势下中职文秘专业的出路[J].舒适.办公室业务. 2017(17)

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