米东荣

【摘要】近几年，微信迅速推广，档案局、高校、企业等纷纷借助微信公众平台，向关注公众号的用户推送档案信息，以此便利用户查阅档案、利用档案，充分发挥档案效果。然而，在应用该种新型交互式档案信息服务平台时，仍存在一定问题，对此，本文对档案微信公众号服务功能进行解析，并探讨了服务功能实现的措施，以此最大化发挥微信平台的作用，推动我国档案管理工作向前发展。

【关键词】档案管理;微信公众号;服务功能;实现措施

随着我国经济的发展，社会各界对档案管理重视度逐渐增高，尤其是现代化档案管理工作，更是引发各界人士关注。微信作为一种新型社交软件，一经推出，广受各界好评，并迅速成为多数人选择的通信方式。而在微信基础上形成的微信公众号，更是因微信所拥有的广大用户群体而成为政府、企业、个人运营、宣传的重要平台。在此情况下，对档案微信公众号服务功能进行分析，探索其实现路径，已经成为相关工作者的探索重点。

一、档案微信公众号服务功能解析

为了解现有档案微信公众号的服务功能，笔者浏览了140多个综合性档案馆微信公众号，通过其功能介绍，分析主办方对公众号的功能定位、预期目标等，最后，通过对公众号的关注，亲身体验了公众号的各项功能，最终，总结出以下档案微信公众号的服务功能。

（一）档案咨询功能。在档案服务中，档案咨询功能作为一项重要功能，在用户利用档案的过程中，咨询功能作为解答用户询问的重要功能，起着直接作用，因此，在档案微信公众号中，档案咨询功能是一项必不可缺的功能。在档案微信公众号运行中，用户可通过微信平台关注公众号，并直接向其发送信息展开咨询，一般来讲，多数公众号具备自动回复功能，及时回复用户咨询问题，提高了档案微信公众号的服务水平。相较于传统的档案咨询，档案微信公众号所具备的咨询功能，不仅大大节省用户时间，实现了掌上咨询，还可以及时解答用户问题，提高了用户体验。

（二）信息推送功能。档案微信公众号，不仅具有档案咨询功能，为用户带来极大便利，还具备信息推送功能，定期向用户推送最新档案信息，使用户获得更多价值高的档案管理信息，充分发挥档案作用。如：在政府档案管理中心的档案管理中，通过微信公众号，政府定期推送档案馆增加的新内容、档案开放信息等，用户关注档案管理官方的微信公众号，可及时在微信上获悉诸如拆迁房安置补偿、退休工人工资增加等与用户息息相关的信息，为用户提供更周到的档案管理服务。

（三）档案检索功能。当前，诸多档案微信公众号已经将档案目录或档案数据导入微信平台中，便利用户检索，用户可直接通过关键词，在线查询所需档案。如：在某档案馆的档案服务中，设置了查档一欄，用户可直接通过微信公众号，输入题名、责任人、文化等，直接在线查询档案，极大便利了用户。相较于传统的书本式档案检索，微信公众号的检索功能，极大便捷了用户查询档案，提高了档案利用率。

（四）预约查询功能。通过调查发现，多数档案微信公众号具备了预约查档功能。用户提前预约，档案馆能够提前做好准备，保障了用户所查询问题的精确解答。同时，用户提前预约，用户能够合理安排时间，提高了档案利用效率。预约档案功能的实现，简化了档案查询的手续，拉近了用户与档案馆之间的关系，便利了档案利用，提高了档案馆的服务功能。

二、档案微信公众号服务存在的问题

在对档案微信公众号的服务功能调查时，笔者发现，诸多单位引进了档案微信公众号，但是，设立公众号的目的并非便利用户查询档案，多是用来提高单位知名度，如此，档案微信公众号的服务功能较多，却难以发挥作用。笔者简述了档案微信公众号上普遍存在的问题。

（一）服务功能看似多样化，却难以发挥。在参与调查的档案微信公众号中，相当一部分微信公众号具有多种服务功能，并且，层次清晰，看似服务功能多样化，为用户带来较大便利。然而，在亲身体验后，笔者发现，除了档案馆主动更新的内容，用户极少通过主动咨询功能获得档案信息，因为，信息获取较为缓慢。而档案馆推送的档案信息多是历史照片、活动通知、馆藏信息等，内容较为单一，难以吸引用户。

（二）空壳账号较多。虽然，在省市县档案馆，企业、高校等单位，微信的应用已经具有一定规模，但是，档案微信公众号真正应用的情况并不多，部分公众号仅是空壳，作为单位宣传旗帜存在，并未对用户查询档案提供便利，甚至于，某些单位的档案微信公众号自申请之日从未更新，以宣传单位档案工作为幌子，却未对微信平台进行管理，影响了用户对公众号的信任度。

（三）公众号内容更新频率较低。在所调查的档案微信公众号中，单位单向公布档案信息的模块较多，但是，长时间观察发现，公众号信息更新频率极低。并且，单位单向推送档案信息时，推送内容单一，与用户需求信息不符，公众号的活跃程度、影响力等不足。档案微信公众号无法激发用户对档案信息的兴趣，用户本身对通过公众号获取信息的方式不信任，如此种种，微信公众号的服务功能难以实现，档案微信公众号失去了其存在的意义。

三、实现档案微信公众号服务功能的措施

（一）加强档案微信公众号的宣传力度。想要真正实现档案微信公众号的功能，提高用户使用公众号的意识非常重要。因为，只有公众了解档案微信公众号，信任其推广的内容，并认识到公众号所查询档案的正确性，才能在真正需求时利用微信公众号，充分发挥其服务功能。对此，省市县档案馆、高校、企业等单位，建立档案微信公众号之后，应依照用户需求，主动推送档案馆内的有用信息，并及时更新档案信息，保障推送信息的有效性，吸引更多人关注公众号，提高档案微信公众号的知名度，增强用户对公众号推送档案信息的信任值，使用户逐渐对档案馆的档案微信公众号建立信任与依赖。

（二）实现用户的精确定位。现阶段，在微信公众号对档案进行管理中，仍存在资金技术不足，工作人员专业化不足等问题，并且，在单位建立公众号之后，对维护与管理的重视度不足，直接影响了公众号服务功能的发挥。对此，提高档案微信公众号的管理能力，优化公众号的服务功能，各级政府对档案微信公众号的用户进行精确定位，并针对性制定服务内容。如：某市档案管理部门利用微信公众号，为当地群众提供档案检索功能、档案查询功能，并依照用户使用习惯与需求，选择性为用户推送信息，并且，展开了针对老年人的业务，通过面部识别，为老年用户提供相关业务，提高了用户服务水平，推动了档案管理工作的优化。

（三）丰富各项功能，完善服务途径。由上可知，档案微信公众号的服务功能主要有以下几种：档案查询功能、档案推送功能、档案检索功能、预约档案功能等。如：个别高校档案馆具备预约查询功能，既节省了用户时间，又提高了当前服务效率。然而，在诸多档案微信公众号中，服务功能并不齐全，用户无法及时得到相应反馈，不能及时得到反馈信息，也不符合用户查询需求，长此以往，用户对档案微信公众号的信任度与兴趣明显降低，对此，相关部门因重视该问题，丰富公众号各项服务功能，完善服务途径，在用户寻求服务时，做到有问必答，提高用户服务水平。当然，在微信号推送信息时，相关部门也应针对性推送，保障所推送信息能够吸引多数人的兴趣，以此提高档案馆的宣传力度，增强用户对微信公众号的需求，为档案微信公众号提供创新平台。

四、总结

总而言之，档案微信公众号已经成为各个档案馆的宣传途径，并且，公众号具备多项功能：咨询功能、信息推送功能、检索功能、预约查询功能等，多种服务功能，为用户提供便利服务，节约了档案馆宣传成本。然而，在档案微信公众号实际运行中，却常出现服务功能看似多样化，却难以发挥;空壳账号较多;公众号内容更新频率较低等，影响了用户对公众号的信任与关注。对此，档案馆应加强档案微信公众号的宣传力度;实现用户的精确定位;丰富各项功能，完善服务途径;充分实现微信公众号的服务功能，使微信公众号更好运用至档案信息服务中。

【参考文献】

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