王艳玫

摘 要：我国档案信息化建设在大数据背景下受到了巨大影响，在提高档案管理的快捷性、方便性的同时，也在一定程度上提高了所面临的安全风险性。在新时期下，需对档案信息安全建设予以高度重视，旨在进一步确保电子档案管理的安全性，降低档案储存风险性，进而提高档案信息有效性与安全性。鉴于此，本文结合大数据背景下，对电子信息档案工作优势进行阐述，并针对管理安全提出几点建议与措施，旨在促进电子信息档案安全管理工作的顺利开展。

关键词：大数据；信息化；电子档案；信息档案；安全管理

在大数据背景下，改变了电子档案工作模式，也为其提供了更大的发展前景，确保了电子档案工作的信息安全与工作质量，更加凸显出电子档案工作价值。当前在我国的电子档案信息管理中还存在较多问题，例如缺乏完善的法律法规体系、职责划分不明确以及涉密储存设备保管步骤而引发的泄密事件等。在信息化时代下，面对海量的存储数据，数据检测方式仍然以人工随机检测为主，因而难以全方位地对信息状态予以掌握，一旦出现问题则难以修补。这就表明，电子档案数据存在被篡改的风险，同时因数据修改的随意性与编辑行为较为隐蔽，因而增大了原始档案的维护工作难度。因此，为确保电子信息档案管理的安全性，需采取相关措施以保障大数据背景下的电子档案顺利发展。

1 电子信息档案管理优势

1.1 有助于文档保密

传统的档案管理只要任何人进入至档案室便能对档案进行自由查阅，缺少文档的保密性。而在大数据背景下，针对电子信息档案构建相关的信息管理系统后，通过该系统能够针对电子档案管理设计相应的独立登录用户名及其密码，同时技术人员还需在系统平台中设计一个模块，旨在进行安全验证。也就是说只有当用户通过安全验证后，方能进入到档案管理系统内对档案信息进行查阅，并且针对档案的使用下载权限予以了设定。若用户未经过授权便只能浏览相关信息，不得自动打印使用。因此，电子档案管理系统的实施在显著地提高了档案文档的保密性，同时扫描整理纸质档案后，电子档案的应用能够在很大程度上降低传统纸质档案占据的空间。如果在信息的安全管理过程中将电子档案信息存储于移动硬盘中，这样便能确保系统即便遭到了网络病毒的攻击而导致相关信息的损坏，也可通过移动硬盘恢复档案相关数据。

1.2 提高管理效率

基于大数据背景下的电子信息档案管理工作的实施能够显著地提高管理效率，这是由于在传统的档案管理工作中所面向的文件均为，对于文件需要予以编排及整理，在使用文件时需根据编号逐一查找。但当纸质档案保存一段时间后，纸质文件上所记录的一系列文字信息可能会随时间逐渐变得模糊，最终对使用质量造成影响。为解决上述问题，可开展电子信息档案管理，主要原因在于纸质文件经扫描且相关处理后所生成的电子信息档案，能够供相关人员直接针对电子信息档案予以快速查找，信息的使用速度在电子档案管理系统的协助下会显著得到提升。同时，由于在传统档案管理中需耗费大量的人力，而在大数据下的电子信息档案管理系统，完成档案统计管理任务时仅仅只需要少量的工作人员即可。因此，这说明在大数据背景下能够显著地提高管理效率。但仍需注意的是，尽管电子信息档案管理工作具有较大优势，但因受到管理技术与基础设施等多种因素的影响，该系统在实际应用中仍需进行不断改进与完善。

1.3 便于查缺补漏

在查找档案内容是否缺失问题中，传统的纸制档案管理需人工对其予以逐张逐本查阅排查，因而会耗费大量的人力与时间。但在电子档案管理系统中可以直接利用软件对档案的总页数进行调取，然后将结果与所记录的业主对比，如此便能有效地缩短时间，减轻劳动力。需要注意的是，尽管电子信息档案在实际应用中优点众多，但若相关人员并未熟练掌握技术方法，便会可能造成档案信息的丢失。除此之外，与传统档案管理模式相比，电子信息档案管理具有较大差异，且对于管理人员具有较高的技术要求，不仅要求其能够熟练地掌握传统管理方式，还需要其能够熟练利用计算机软件技术，旨在进一步完善及补充档案内容。

2 提高档案安全管理措施

2.1 完善管理制度

优化传统档案管理制度使其能够更好地配合当前电子信息档案管理的特征。在完善管理制度的过程中，主要会涉及到对电子信息管理系统的具体使用操作的 规范要求，从而明确注意内容。对于管理系统而言，在完善该系统中需重点参照电子信息档案管理任务运行中可能会出现的安全隐患，进一步完善关于安全隐患内容相关技术。一旦在实际运行中，发现相关制度与实际情况不符则可对其予以局部优化与调整，且能够在大数据环境下实现档案管理工作高效性，进而更好地服务于档案管理工作。

2.2 限制访问

电子档案工作所具有的机密性与特殊性，使得我们需不断地加强电子档案信息安全工作，通常情况下处理加密处理信息资料外，还可以限制电子档案访问设备与人员。比如企业可根据不同岗位工作人员进行基本资料限制的访问制度。这就是对于资料访问仅仅只针对专业人员开启，则就表明财政部门只能对公司财政相关信息与资料进行访问，不得跨区域地对其他部门信息与相关资料予以访问，除非向上级申请。除此之外，还可对电子档案的访问设备设置一定的访问权限，具体内容为对企业内部资料进行访问时，必须经企业授权过的专项设备才能实现。

2.3 引进技术人才

基于大數据背景下的电子档案工作需依靠于技术的支撑，因而便需要不断地加强技术人才引进工作。原因在于只有加强一定的人才保障，才能够确保电子档案工作的信息安全，进而提高工作效率与管理质量。在电子档案工作中，技术人员主要是对电子档案信息进行存储、分装、传输、整理、归档与保管等。只有确保上述工作质量才能够在一定程度上确保电子档案工作符合相关要求，达到质量要求与信息价值。除此之外，技术人员同时也是电子档案工作信息质量与安全保障，因而需在实际工作中谨防因资料与信息泄露而对企业及用户造成的重大经济损失。

2.4 加大设备投入

电子档案管理在大数据背景下需要构建硬件基础设施，同时购买并安装具有高处理能力的计算机硬件设备。由于在面对特殊的使用要求中，对于电子信息档案也需要将其打印成纸质文档进行使用，因此还需配置相应传真机以及打印机。除此之外，基于网络环境下，该系统的下载能力较高，同时在构建硬件基础设施的过程中还需要连接计算机设备以及网络平台，通过网络平台自动下载与更新最新的资源。

3 结束语

综上所述，基于大数据环境下，电子信息档案管理工作也面临着新的挑战与机遇，因此这就要求相关工作人员积极地学习相关理论知识与技术，在日常工作中不断提高业务能力，从而促进档案管理工作的发展，发挥其最大价值。

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