许馨芳

摘 要：在每个部门的发展过程中，往往会产生很多重要的信息资料，而这些信息资料的保存便会在使用过程中有序地归置到档案中，产生一定的记录作用，对于部门的各种活动、重大事项、典型事迹等都进行记载和保留。档案的最大作用就是能够在部门的发展道路上提供历史性的铺垫。比如在提高经济水平方面，财务部门能够提取档案中历年的经营情况，对各项数据作出对比，在之前旧模式的基础上改善和创新，从而使部门得到长足发展。本文主要针对档案管理过程中的主要问题及对策措施进行简要分析。

关键词：档案管理；主要问题；对策措施

1 充分认识档案管理工作的重要性

在目前，许多企业和单位，仍然不能充分认识到档案管理工作的重要性。因此在档案管理工作中的投入不足。然而在实际的工作工程中，许多问题都可以从以往的发展经验中得到解决办法，档案资料的完备，为经验的应用提供准确的支持。因此，管理者应该充分认识档案管理工作的重要性，档案管理人员也需要正视自己的工作意义。

2 档案管理工作过程中出现的问题

2.1 部门普遍对档案管理工作不重视，导致管理工作中频出漏洞

虽然每个部门都会或多或少地开展档案管理工作，但是各部门对档案管理工作不同的关注度，导致管理工作层面出现参差不齐的管理质量。部分对管理工作忽视的部门也总是会在管理档案过程中缺乏执行力度，而出现这一问题的主要原因是档案管理工作具有一定的无趣性和繁杂性。工作人员往往会产生得不到重视，无法发挥自身实力的感受，从而懈怠档案管理工作。从另一方面来说，部门高层也总是忽视档案的作用，尘封档案，给内部员工造成一种档案无用的错觉，无法发挥出员工们对档案管理的积极性和能动性。

2.2 档案管理内部与外部环境不达标，质量低下

得不到重视的档案管理工作，只有素质低下的管理人员和简陋的硬件设施。档案管理工作其实是一项非常专业的资料管理工作，它需要专业人员进行有序的整理和把关，提高档案的利用率。但是很多部门的档案管理人员自身素质低下，对档案管理的基础流程不清不楚，也没有具备完整的计算机操作技术，所以档案管理工作总是会表现得更加繁杂和冗长，不利于档案管理工作效率的提高。另外，很多部门为档案建立的储存室设施简陋，办公环境差，甚至没有专门放置档案的文件夹和书橱，这也在很大程度上阻碍了档案管理工作效率的提高。

3 档案管理的一般工作流程和要点

在档案管理中存在的问题都是在具体的工作中发现的，其具体的工作流程主要是档案资料的收集、档案信息的归类、存入档案库、借用与回还、销毁和清查维护等过程。

在档案管理工作之中，有两部分内容值得注意，其一，档案的收集交接过程都是由工作人员来完成的，负责提交、申请使用的人员属于非专业的档案管理人员，负责收集、整理归档的人员属于专业的档案管理人员，因此其中需要做好共同协调，在专业人员的主导中进行工作。其二，由于档案管理中所涉及的人员、资料范围十分广泛，因此规范化的流程、相应的技术对于保证档案管理工作顺利进行具有重要意义。多数问题，都囊括在以上两部分内容中。

4 档案管理工作中应对措施

4.1 人员因素产生的问题及应对措施

4.1.1 档案管理人员的专业素质不足及应对措施

在档案管理过程中，人员因素对工作产生着具体的影响，由于档案管理员的专业素质不足，会使得档案管理过程中问题的出现增多。在档案的收集管理工作中，需要人员对于分类和规划的清晰把握，随着企业的不断发展，档案的分类细化过程需要跟随实际的发展过程做出规划性的调整。电子信息技术的应用已经十分普遍，在一些企业中，管理人员由于不能跟随着行业的进步而对自我调整完善，对于电子技术掌握力度不足，以及电子档案系统不能够充分利用，甚至在使用过程中产生问题。专业的档案管理人员应该随社会进步的步伐，树立终身学习的观念，在工作中不断地对自我的专业知识进行学习。企业和单位应该对人员进行定期的技术学习安排，并在其后进行考核。以确保人员的知识更新速度和发展需要相匹配，保证学习的质量，使培训真正能对工作产生帮助。

4.1.2 档案收集和借用工作中的人员因素问题及应对措施

由于整理工作需要对各部门的信息进行整理，又有各部门的使用借还，因此交接工作也是档案管理的重要组成部分。在档案的交接过程中，注意内容的正确性和完整性，在一些情况下，部门内部没有专门的资料管理者，资料管理人员需要对部门内部的工作有充分了解，以便于资料的整理归纳。在资料借用过程中，流程的完整进行是对于档案资料工作的有力保障，除此之外，档案管理人员要对不按时归还档案的人员进行及时催还，保证档案的安全和循环使用。并且對于档案进行定期的整理和清查工作，在这个过程中，注意防止档案出现脱漏的状况。

4.2 流程和技术因素产生的问题以及应对措施

4.2.1 流程因素产生的问题以及应对措施

在现代的行政管理制度中，对于资料档案管理的流程方案，已经达成了共识。这套流程适用于大多数企业和单位的档案管理工作，但是在不同的情况下会有不同的问题产生。应该以企业以及单位的现实发展状况作为流程制定的指导方向，在参考公共流程的同时，结合企业自身情况和各部门相互协调配合，制定出最实用的个性化档案管理工作流程，为实际的管理提供便利。甚至可以采用简化简易的流程，提高档案管理工作的工作效率。

4.2.2 技术因素产生的问题以及应对措施

电子信息管理系统的应用已经十分广泛，甚至于手机办公、移动办公的应用都出现在当代人的日常生活中。在一些企业和单位，仍旧以传统的实物资料信息档案储存为主。事实上，在现代化的档案管理过程中，电子化的趋向已经十分明显，甚至在我国最专业的古籍档案整理领域中，电子资料的应用已经十分普遍。传统的实物性档案在现代的档案管理手段中，重要程度已经在渐渐地下降。因此企业需要及时关注电子信息档案管理系统的发展动态，及时引进先进的电子系统并对人员进行培训。

电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，向企业提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

5 结束语

综上所述，为促进档案管理科学化水平的提升，应该充分认识其重要作用，根据存在的不足，有针对性地采取措施进行完善。同时还要落实管理规章制度，明确管理人员职责，并提高管理人员的综合素质。从而有效适应档案管理需要，防止档案资料丢失，使其更好地满足人们的需要，促进档案管理水平和档案服务质量的提升。

参考文献

[1]毕建新，刘卫，李东.关于《科学技术研究档案管理暂行规定》修订的思考与建议——以国家自然科学基金项目档案为例[J].档案学研究，2018（02）：57-62.

[2]许云霞.浅析档案管理在妇幼保健计划生育服务中心管理中的作用[J].法制博览，2018（13）：242.

[3]孙艺丹.高校档案管理工作目标定位与思考暨档案检索的内容及作用[J].价值工程，2018，37（13）：42-43.

[4]曹雷.当前档案管理中主要问题及对策研究[J].现代商贸工业，2017（06）.

[5]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业，2018（05）.

[6]吴丽霞.浅谈档案管理工作中存在的问题及对策[J].才智，2016（07）.