王雁南

【摘 要】煤炭企业在经营生产过程中会产生大量的信息文件，为了进一步提高企业上下级的沟通水平，做好煤炭企业文书写作工作具有重要意义。下面文章就从企业文书写作存在的问题出发，探讨具体的写作提升策略。

【关键词】文书写作；企业文书；文字写作；煤炭企业

企业文字材料，是企业公文、文书、文稿的统一俗称，由办公室负责起草的公文、文书、文稿，称为办公室文字材料。企业公文、文书、文稿是企业对内、外、上、下传达信息，对内部署工作，实现管理的必要工具。企业公文、文书、文稿的起草、制作、收发是企业办公室的主要职责之一，也是办公室工作人员履职的基本技能和基本职业要求。

一、公文写作的类型以及要求

公文具有一定的法律效应，往往代表着书面命令，主要与组织机构内部以及行政命令有关，也会涉及一些管理工作，需要管理人员通过公文的发布，下达一些管理命令。从广义视角分析，主要包括三类：一是不同层级的党政机构；二是公司的阶层；三是事业单位应用的书面通知。根据现阶段的管理情况来说，对相关组织进行管理的过程中，经常需要公文写作，这是十分重要的。在写作公文的过程中，应该根据写作的类型，区分对待，表达支持、反对等观点。对公文进行写作时，要符合国家的政策方针与公司的有关规定。在公文写作之前，一定要正确理解国家的相关政策，并且要坚定政治立场。在公文的写作内容方面，一定要真实、有效，让写作内容一目了然，表述的内容应该条理清晰。在公文写作中，应该对人物、地点、以及引序等明确标记出来，同时，在文末，所著的写作时间应该精确到年月日。

二、当前办公室文字写作存在的问题

第一，文件数量多。一方面是客观收文多，分别来自直属上级机关、省委省政府，平级地方政府部门、油田兄弟单位，直属下级单位。另一方面主观发文多，有公司（党政工团）级文函、公司级会议纪要、行政部门文函、党委部门文函，处级单位文函、会议纪要、通报等文件类型。若不遵循“确有必要、讲求实效、有针对性和可操作性”的原则，凡事都想通过文件的形式上传下达，公文数量必定会越来越多，严肃性也将大打折扣。第二，文件质量差。主要表现在文种选择错误，如有的工作人员把“请示”写成了“报告”。“请示”需要上级机关答复，“报告”只需要上级机关阅知即可。公文内容空洞冗长，错字、别字、标点、数字、语句、逻辑错误时有发生。公文格式不规范，随意使用字体、字号，随意设定字距、行距等。既降低公文质量，又浪费阅读者的时间和精力。第三，行文不规范。公文在行文过程中，行文关系要根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。这在《国家行政机关公文处理办法》中有明确的规定。在实际工作中，有的工作人员不按隶属关系和职权范围行文，经常出现越级行文、多头报文或者一文多事等现象，造成文件内容难以落实，问题得不到解决。第四，处理不及时。一些工作人员未养成及时阅文习惯或因工作忙，长时间不处理公文导致文件积压，流转受阻，致使文件运转程序出现问题，甚至延误工作。特别是时限较强的紧急文件，若不及时处理很可能给单位造成巨大的经济损失。

三、做好煤炭企业文字写作工作的有效途径

（一）熟练掌握和运用企业公文的类型与格式

广义的企业公文包括常用的十种公文种类和企业常用的文书和文稿。十种常用公文包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、通报、决定、决议、函、会议纪要。常用的文书、文稿包括：工作计划、工作总结、简报信息、调查报告、典型经验、讲话稿以及新闻稿等。各类公文有其专用范围和固定格式。如请示，是请上级指示和批准公文。报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，不用批示的公文。两者不能混淆和并用。各种文书、文稿也有其不同的作用和目的。如工作总结和经验介绍，虽都是反映已完成的工作和成绩，但侧重点不同，其作用和目的也不同。公文、文书、文稿格式有正式版本规定，在此不再赘述。总之，起草公文，制作公文、文书、文稿要严格遵守各文种使用规范和格式，这是文字材料工作的基本专业要求。

（二）提高语言表达与写作能力

企事业单位办公室文秘人员不仅要在职业权限范围内，充当管理人员的军机参谋的角色，为其制定战略决策提供合理化意见，还要承担各类宣传文稿、会议报告与讲座等的撰写工作，妥善处理文件资料，采集信息，为组织对外宣传活动提供必要协助。基于此，基层文秘工作人员应具备优质的文字表达能力与写作阐述能力。而提高写作能力的关键在于常规化学习，高强度的写作训练，培养独立思考能力，深化对各项工作的认知。总而言之，企事业单位办公室文秘不仅要具备扎实的文字功底，还需充分了解企业的内部架构与运营概况，将专业理论与实践有机整合，创造出真实且优质的文案作品。

（三）抓好细节落实，提升服务质量。

细节决定成败，文字工作要做到精益求精，服务工作要做到细致入微，程序组织要规范有序，在领导身边工作更要时刻谨记一个“细”字，否则工作中的马虎大意将造成无法弥补的错误。比如组织会议、接待等日常事务，对每一项工作的时间、地点、人员等都要仔细梳理，急事急办，特事特办，避免因事务繁杂出现纰漏。培养好的工作习惯，注重细节落实，规范严谨，提高效率，提升服务质量。

（四）建立必要的规章制度

要达到文书处理过程中规范化、标准化的要求，提高文书处理质量和效率，必须从文件形成的初始阶段就有一个科学、规范的管理措施及标准，必须严格按照国家和企业相关规定进行公文处理。公司严格贯彻执行《公文处理办法》《公文运行规范》《电子公文管理办法》等制度，工作人员在提高思想认识的基础上，在文书处理中的形成环节、运转环节、暂存环节、归档环节方面建立了相应管理措施和制度，确保文件生命全周期的规范和运转高效。

（五）坚持正确的政治方向

在写作的过程中，办公室秘书应该坚持正确的政治立场，遵循国家的有关政策、方针，体现政治的正确性。对于公文写作，基本国情是基础，在实际写作的过程中，应该将我国的体制、思想等体现出来。在正式写作之前，准备工作要做足，例如：收集信息，组织讨论，明确公文格调，构建写作框架等。同时，办公室秘书还要反复修改公文内容，提升公文的写作水平。

（六）在艰辛写作中寻求快乐和成就感

做好办公室文字工作，提高公文、文书、文稿写作水平，在具备以上基本专业基础和技能的基础上，在做好以上知识积累和信息收集的同时，必须通过艰苦的写作实践，在实践中艰苦磨炼自己，得到不断提高。众所周知，文字工作是一项非常辛苦的工作，完成一篇所谓“大块头”的企业文书（如职代会工作报告，行业工作经验介绍等），写作人员，几天茶饭不思，通宵不眠，司空见惯，没有相当的实践功夫，文字工作能力的提高几乎不可能。所以，从事企业办公室文字工作，必须有刻苦钻研的思想准备，提高自己的文字工作水平，必须要经过艰苦的一定时期的磨炼，没有其他捷径和窍门，因此，勤于实践，甘于吃苦，是做好办公室文字工作的基本条件和唯一途徑。

四、结语

总而言之，作为办公室的秘书，应该及时掌握各个方面的动态信息，促进组织内外的交流，不断扩展公文写作，开阔自己的眼界。在实践工作中，还应该积极总结写作经验，进而强化自身的写作能力，保证文字编写的规范性、合理性，为企业发展做出一定的贡献。

【参考文献】

[1]夏红军.有关企业公文写作的思考[J].大科技，2013（7）：29-30.

[2]田益凡.提升办公室秘书公文写作能力的途径[J].办公室业务，2016（10）：15-17.

[3]王朝辉.如何提升办公室秘书公文写作能力[J].办公室业务，2015（3）：18-19.