房霞

【摘 要】随着互联网的发展和移动终端的普及，互联网数据急剧增长，大数据应运而生，人们的工作、学习都深受大数据的影响，各企业的档案管理也不例外。因此，企业如何做好大数据背景下的档案信息化建设工作，受到社会各界的共同关注。

【关键词】大数据背景；档案信息；问题；对策研究

一、大数据概述

1.大数据的定义。大数据的概念最早是由全球著名的咨询公司麦肯锡所提出，但是关于大数据的具体定义，每个人的看法各有不同。有人认为大数据是一种依托信息技术，对数据进行收集整理和分析的形式；也有人认为大数据是通过计算机的高速运转，对一些有参考价值的信息进行分析，至今对大数据仍未有一个统一的界定概念。

2.大数据的特征。虽然大数据并未有一个统一的界定概念，但是其拥有自己专属的4种特性。

（1）大量的数据。如今许多人通过互联网搜寻自己想要的信息，或者在互联网活动中会留下许多有关于自己的个人信息。依据以上两点，计算机可以从中获得数量繁多的各类数据。

（2）低密度价值。以前人们只需在一个相对有限的范围内，搜寻自己想要的各类信息，但是随着大数据内容的增加，人们需要从一个较大的范围内搜寻自己所需要的信息内容。对比之下，数据的可利用性呈现了低密度价值。

（3）较快的处理速度。互联网资源容纳了越来越多的信息内容，为了满足用户的搜寻体验以及更好地管理这些信息，就需要提高信息的处理速度，只有较快的信息处理速度才可以显示出大数据时代下的高效信息管理优势。

（4）多种数据模式。在传统信息化模式下，数据的表现方式主要为图文和表格，但是在大数据背景下，有动画、音频等多种数据模式。

二、大数据背景下企业档案信息化建设的必要性

1.提升档案管理效率。在大数据时代，企业可以运用档案信息管理系统合理分析企业内部的信息内容，研究不同数据之间存在的因果联系，使企业可以站在科学的角度，对企业内部未来的人力资源状况进行准确预测。总体而言，企业内部的档案管理工作中所经过的每个流程都可以在大数据的背景下进行，使企业的人力资源工作始终在具有科学理论依据的情况下完成，从而提高了档案管理工作的效率，提高了档案管理工作的质量。

2.实现科学化管理。早期的企业档案管理工作，往往是在工作人员常年积累的工作经验的基础上开展的，仅能为企业人力资源管理工作提供有限的帮助。然而在大数据的帮助下，企业可以针对人力资源管理工作进行相关人员培训，对人员比例、岗位职责等内容进行信息化处理，将其系统地记录在档案中，并对这些信息内容进行相关对比，实现量化的管理模式。在这种管理模式下，企业内的档案管理工作更具科学性。

三、企业档案信息化建设的现状

1.信息内容来源过于简单。信息内容来源只有档案，内容所覆盖的信息十分有限，且具有较高的相似性，主要表现在以下几个方面。①对档案信息的填写不足以体现个人特征。②在个人考核评价内容中，也存在抄袭现象，许多企业员工的评价内容十分相似，无法看出个人特征。③档案撰写的内容篇幅有限，每位员工仅书写一份工作总结，就是年度考核表，所填写的文字部分仅占据A4紙张面积的2/3大小，无法详细反映每位员工在全年中的工作业绩，且受限于档案的保密要求，当事人无法通过查阅自身档案，检查档案内容是否齐全，更不能做到随时补充和完善。

2.资金分配不合理。企业管理层主要思考的问题在于，如何在这种情况下谋求更高层次的发展，只能选择将更多的经费投放在人才培养以及科研等领域。此外，企业管理层不重视档案管理工作的信息化建设，不能投入足够的经费，使有的企业缺乏基本的档案保管硬件设施，有的企业只配备了电脑与扫描仪，个别企业虽然采用了较为先进的档案信息管理系统，拥有了专属的服务器，但是其却并未与互联网和其他系统相连接，无法自动收集大数据信息，更无从谈起使用云计算等技术。

3.不能充分利用档案。目前，各企业中的档案信息主要用于企业日常管理中的信息统计，偶尔可以满足外界的信息查询需求。档案管理系统中的主要信息是将原有的纸质档案进行电子化，所含的信息内容量较小，只能反映当前人力资源现状，无法借用大数据进行人力资源管理过程中的细节量化，更不能预估企业人力资源的未来发展趋势。

4.缺乏相应的企业档案管理人员。近年来，随着我国经济市场的不断繁荣，企业的数量和规模正在逐年增多，需要进行管理的档案数量呈直线上升趋势，企业内的档案管理工作内容日益增加。现阶段，许多企业内部缺乏相应的档案管理人员，即便设置了专人进行管理，但这些人员往往缺乏专业的档案管理知识，甚至有的企业聘用兼职人员进行档案管理，这些人员碍于本职工作，没有足够的精力完成档案管理工作。

5.档案管理工作的信息化程度较低。近几年，虽然已经有一些企业在推进档案管理工作的信息化进程，但是仍然存在企业内信息化水平较低的现象，例如有的企业仅将信息化水平停留在打印档案目录的阶段。如此一来，不仅无法对档案信息进行分类与汇总，而且也无法检索所需的档案信息，甚至有的企业使用纸质档案来完成档案管理工作。此外，由于部分企业的信息化水平低，很多人事管理工作仍需通过手工完成，浪费人力。

四、改善企业档案信息化建设工作的对策

1.加强企业教职工的档案管理意识。档案资料对企业的发展十分重要，因此，企业应从管理层做起，加强对档案管理的重视程度。在日常工作中，企业应通过有效的宣传和教育手段，向企业员工普及档案管理的相关知识，使其认识到档案管理的重要性。在这种氛围下，从事档案管理工作的人员才能从内心深处对这份工作产生热爱之情，才能将这份工作做到尽善尽美。

2.增强企业档案管理的信息化程度。近年来，随着企业对档案管理工作的改革，档案管理逐渐走向信息化。现阶段，所强调的档案管理信息化，是指用电子化载体代替传统的纸质档案，用动态管理模式代替静态展示模式。在信息化建设过程中，要注意听取档案管理人员所提出的种种意见，选取适用本企业管理模式的管理软件，逐步提高信息化建设水平，完成信息化建设工作。

3.健全档案管理数据平台。若想合理运用大数据进行管理，要做到数据标准与数据开放。针对房地产开发公司的工程管理而言，如果将企业的工程管理档案信息同时存放于一个数据平台中，建设一个大数据档案信息管理平台。在此平台上，运用大数据技术，可以对相关的档案信息数据进行深入对比，例如可以分析出工程实际工期进度和计划工期进度的差距，方便工程管理方及时进行工期施工调整，加快工程施工进度。

五、结语

以大数据为背景下的企业档案管理信息化建设是一个漫长的历程。在该过程中，企业要意识其重要性与必要性，使档案管理信息化建设为其人力资源、工程管理等工作提供强有力的支撑。现阶段，全国范围内的多个企业及事业单位的档案数字化工作正处在建设与验收阶段，相信在不久的将来，数字化、大数据化的档案必将全面建成。

【参考文献】

[1]陈永生. 大数据背景下的数字档案馆与档案数字化建设[J]. 广东档案， 2013（4）：10-10.

[2]高峰珍. 大数据背景下企业人事档案信息化的研究[J]. 江汉石油职工大学学报， 2018， v.31；No.147（2）：105-106.