杨金香

【摘 要】随着网络技术的快速发展，档案管理工作也发朝着信息化发展。文章主要对信息时代下档案管理工作展开分析和探讨。

【关键词】信息化；档案管理；管理创新；档案信息

在信息化时代背景下，机关单位每天都会产生大量数据信息，如何高效合理地利用这些数据，这就需要档案部门做到高效档案管理工作。在实施信息化建设背景下，文件与档案管理受到了重视。现阶段，单位要做好档案的管理，必须正视档案管理中存在的各种问题，采用信息化的手段有效管理档案，做到档案管理的可持续发展。

一、信息化条件下的档案工作

在信息化条件下，档案管理工作从整体到局部、从内容到形式、从软件到硬件等等，各个方面都需要做出相应的变化。例如，信息化改变了信息收集、整理、存储的方式，以前的档案都是纸质形式，档案的收集工作主要是将这些纸质的文件进行梳理、归纳、保存，以供有关部门或人员查阅，在信息化条件下，不仅包括纸质形式的档案，还包括大量数字化形式的档案，并且，为了实现档案工作的信息化，还需要将纸质形式的档案，转变为数字形式，这使得档案从收集到存储的整个过程都发生了变化。不难发现，以往档案工作的思维和方式，已经难以完全适应信息化形式下的档案工作。可以说，信息化时代的到来，对档案工作来说，既是机遇，也是挑战。一方面，信息化手段的应用，给档案工作带来了很多便捷，在很大程度上简化了档案工作的流程；另一方面，信息化的应用，也给档案工作提出了新要求，需要档案工作人员革新观念、创新技术，以更好地做好档案管理与服务工作。

二、当前档案管理存在的问题

（一）思想观念较为陈旧，对档案管理不够重视

虽然档案管理在社会和企业中发挥着重要的作用，但是人们对档案管理的重要性依然缺乏认知，并且没有对档案管理工作加以重视。目前看来，大部分忽视了档案管理建设，缺少一定的档案管理意识，思想观念较为陈旧，没有真正认识到信息资源开发和应用的重要性。因此，现阶段的档案管理工作依然是一种你查我找的效率极低的状态，而且，一些有利用价值的珍贵档案也未能发挥它应有的作用，造成了信息资源浪费的问题。

（二）基础设施无法满足档案信息化建设的需要

信息化基础设施是进行档案信息化建设的关键因素，为了促进我国档案管理水平的不断提高，就要不断提升信息化基础设施的技术水平。但目前我国档案管理部门的信息化设施不够完善，在信息化配置上无法满足各种建设的需求，对信息化建设水平产生了很大的阻碍因素。另外部分档案管理部门配置的信息化设施不符合本单位建设实际，设施的运维成本比较高，单位无法承担这部分费用，最终影响了信息化建设水平的提高。

（三）管理方法过时

目前，档案管理工作依旧采用半传统方法进行管理，档案信息主要依靠纸质文件记录，但在这个数据快速增长的时代，需要处理的数据信息越来越多，主要依靠纸质文件记录档案，很容易丢失或缺页，档案数据不完整，单位的长久发展会受到影响。同时，信息化手段管理也仅仅处于录入信息，只进行了简单的分类整理，不方便今后资料的查阅与调用，导致出现形式化、单一化的录入数据方式。

三、信息化时代下档案管理的创新及发展策略

（一）重视档案管理信息化

档案管理信息化是十分必要的，相关的部门必须重视档案管理信息化建设，努力宣传档案管理信息化建设，并鼓励更多的人对档案进行信息化管理，推动档案管理信息化进程。

（二）提高基础设施的水平

基础设施的水平对信息化建设有着重大的影响，目前我国档案部门的基础设施水平无法满足信息化建设的需求。要综合考虑我国档案信息化建设的重点，采用合适的基础设施开展信息化建设。完善各类基础设施以及辅助设施的建设，保证这些设施的作用能够得到充分发挥和利用。

（三）实现技术水平的创新

从技术上创新，了解我国档案管理工作在世界所处的地位水平，注重参与国际档案信息交流，取人之长，补己之短，注重引进先进技术，应用在档案管理中。如对档案实体和档案信息分离，使档案的信息与物质载体分离，实现简化立卷、深化检索的目的，使档案实体只作为保管单位，以便于保管、保护和统计；而档案信息检索、传输的主要对象脱离实体，开展深层次加工、贮存，实现计算机检索和在网络传输。

（四）健全档案管理与服务队伍

培养适应信息化时代的工作人员，建立健全档案工作队伍，是创新档案管理与服务工作中不可忽视的重要内容。例如，完善原有档案工作人员的职业培训制度，使他们充分认识信息化條件下，档案工作面临的变化，提高他们的信息技术素养，以适应现代化的档案管理和服务工作；健全档案工作队伍，配备具有较高信息技术水平的工作人员，为档案工作中软、硬件设备的更新，以及网络环境下档案信息安全等工作，提供必要的人才支持。

（五）改变工作人员对数据管理的看法

数据录入是一份十分重要的工作，它关系着企业今后的发展壮大。我们应当改变目前同事对其的想法，让大家知道这不仅仅只是一份简单的、重复性的工作。通过召开会议、开员工聚会等方法让其他部门接触到档案管理部门并了解到其重要性。领导重视档案管理工作，档案管理人员也开始重视其工作，其他部门与档案管理部门良好合作，工作效率提高，进入可持续发展状态。

（六）促进档案网站水平的提高

整合档案信息，并以网络为平台建设科学完善的档案网站是我国进行档案信息化建设的重要措施。档案部门要提高对网络建设的重视程度，根据本单位档案管理情况建设档案网站，定时更新网站信息，多发布与群众生活、工作密切相关的信息，同时及时更新档案网络的内容，多推广、宣传档案信息的重要性，让广大群众充分了解档案，以提高档案网站的水平。另外，网站建设完成后，还要进行综合管理，及时解决网站建设中存在的各种问题，做好网络防护工作，防止不良人员的侵入，更好地提升档案信息的利用率。

（七）完善服务机制

在高速信息化的时代，信息的传播速度极快，所含的信息量巨大，一个单位可能无法兼顾所有方面。这就要求不同的单位在档案管理方面积极合作，可以开设大型的档案管理体系，共同使用，共享信息，分工合作，实现资源的网络共享。这有利于完善档案管理的服务机制，扩展了空间范围。通过档案管理平台的建立，人民群众可以自由学习档案管理知识，促进档案管理的普及。有利于促进档案管理行业的人才培养，实现良性循环，改变新型档案管理人才缺乏的局面。这不仅有利于扩展人民群众的视野，丰富活动种类，提高素质，促进全面发展。还能激励档案管理人员积极进行学习，相互竞争交流，增强竞争力。有利于传播先进的档案管理技术，集思广益，促进档案管理体系的完善与进步，让档案管理者积极转变传统的档案管理理念，在时代发展中充实自我，更好地完成本职工作。

四、结语

总而言之，档案是一个社会重要的信息资源，要充分发挥档案信息资源的作用，需要综合考虑我国档案建设存在的问题，并采取积极的措施解决这些问题。档案信息化建设是一个系统性的工作，要协调处理各个方面的关系，争取得到政府部门以及广大群众的重视，在得到充分的支持后，借助先进的信息化设施提高信息化建设水平。

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