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不忘初心,砥砺前行

2019-06-01冯金韻

智富时代 2019年4期
关键词:资料员档案资料绘制

冯金韻

【摘 要】笔者于2014年加入此房地产开发企业工作,刚入职便担任现场资料员职务,于2014年6月参与到位于浦东的办公楼及住宅建设项目中,此次是我初次接触基建档案,当时该项目办公楼建设已经开始进行,在中途接手该工程的档案资料后,我不断地探索、努力地前行,以便尽快独立从事这个新的岗位工作。我本着“宁可多放,不可缺一”的初心,从零开始、耐心学习、仔细工作。

【关键词】初心;竣工图

由于此项目为公司重点项目,且办公楼和住宅一期先后开工,因此需要共同管理两个项目的档案资料,对于新手来任务更加艰巨。虽然工作压力较大,但是在接手工作初,我按照原本资料员的要求把该项目先前的档案资料进行核对,做到不懂就问,发现问题及时处理,努力克服自己对该工作的生疏。

在初项目的进行过程中,我发现自己存在许多问题与不足,因此为了对资料员工作更加了解,便报读了资料员和档案管理员的培训班,通过培训掌握理论知识,结合工作实际,驱使我更快的了解基建档案管理。

根据项目进度,本人于2017年中旬开启了办公楼项目竣工档案的资料整理工作。期间本人多次请教原先项目资料员,以及第三方档案公司的老师,此外还邀请第三方的老师进行现场指导,最终达成共识。之后本人将建设方资料进行全面的梳理,按照《浦东建设项目竣工档案编报实务新编》要求,编制两份移交清单,根据编制完成的清单内容,先整理档案馆一份资料,再将其余资料都归在建设方的一套资料中,力求做到越详细越好。

由于竣工资料的重头戏在于总分包资料ABCD四册,因此作为一名甲方的资料员,如何管理、监督、检查施工单位施工资料的编制亦是尤为重要的。本人每星期组织档案交底会,要求专业老师每星期进行现场指导,但是效果并不明显,资料进度缓慢,在与第三方档案公司老师沟通后,请现场指导老师帮忙把每个专业存在的问题都一一罗列清楚,以工作联系单形式发文,请总分包单位尽快整改竣工档案,群策群力。在工作结束后,本人对第一次做竣工资料时遇到的几点困难做了如下总结:

(一)建设方资料原件归属问题:

首先与公司档案室管理员沟通,公司本部希望一次性将资料归档,尽量避免以后拆卷调换资料,一方面资料容易搞错,两一方面增加了工作量。但是由于竣工资料归档后,还需办理项目后续手续,所以办理配套手续的工程师希望部分重要资料都能以复印件形式归档,如此有利于办证的进度。在经过协商后,除建设规划许可证、房产证、施工许可证、审图合格证外,将其余原件先归档。但是归档后很多还是需要原件符合(地名批准书、项目备案意见、门牌号弄的通知等等),一次次跑浦东档案馆,浪费了不少时间。

(二)桩基资料滞后严重,人员流动较快

桩基及围护的竣工资料,因为间隔时间长,原本的资料员早已经辞职,而这部分资料又缺失严重,当时辞职时也都未作移交工作;竣工图绘制缓慢,每次交底会又经常缺席,最终交过来的竣工图绘制方法和竣工章的落款单位都不对。最终与施工方现场项目经理沟通,由现有总包资料员加班重新绘制,最终在最后时刻完成绘制。

(三)监理月报、施工周报原件存在缺失、数量不足

经过整理监理月报、施工周报后发现存在缺失和原件份数不足的现象,因为公司有“五比五创”评比活动,所以本人将收集所有的监理月报、施工周报,决不允许缺号跳号现象,并做好定期核查工作。通过汇报公司,同意本人将整理好的监理月报、施工周报提供给施工单位和监理,供其做竣工资料使用。

(四)施工单位开竣工时间与合同、验收报告时间存在差异

在施工资料都将完成时,发现空调系统竣工时间与验收报告时间对不上,精装修工程的开工时间与合同对不上。如此导致很多资料都需要重新制作,打印修改虽然耗时较少,但是盖章和签字花费精力较多。在协商过后,施工方加派一名资料员,专职负责盖章和签字事宜,加快资料流转速度。

(五)竣工图绘制方法有误,设计变更对照表缺项、重复内容反复整改

施工方拿到施工图根据设计技术核定单、图纸会审、设计变更通知单则直接绘制竣工图,屡次出现漏项,有些仍重复地画在竣工图上,设计变更对照表内的图号对不上,这问题也是最后竣工资料进度缓慢一大重要原因。

最终于2018年1月底完成了办公楼项目的基建资料报送,虽然项目初期由于缺乏经验出了些许差错,但在本人不断地努力改正下,通过预先启动、及时更正、定时检查等措施,最终还是在节点内保质保量地完成了办公楼和住宅一期的档案验收工作。

通过以上项目的工作参与,本人逐渐了解到衡量一个工程的好坏,除了通过工程实体反映,其中资料也是一个极其重要的环节。由于工程中材料使用的优劣性、交接工序对要求的符合性、工程施工时能否按图等都可以通过资料体现,因此在工程项目中资料员一职有着不容小视的用处,不仅需要严格把控这道关,而且更要认真地做好收集、核查、整理资料的工作,在不断地感悟、思考过后,驱使我更加肯定对于工程项目来说基建资料的管理是十分重要的,同时,通过不断的反思,总结出以下经验:

(一)建成完善的档案监管制度,实现借阅有序

1.建成完善的竣工档案监管制度是做好、做优工程项目档案管理的基础。为了保证档案资料内容的完整性与格式的统一性,在整理、收集新資料的同时,本人也会定期检查已经整理审核完毕的档案材料。首先从平时收集资料做起,为了管理更便捷、更有条理,本人将档案资料依照项目分开,再根据《浦东建设项目竣工档案编报实务新编》要求,将归档文件进行收集、整理,并建立“收发文登记表”,对归档文件进行一表式管理,全面反映文件的收文日期、收文名称、文号、落款日期及合同的签订日期、签订单位、付款方式、付款明细、所有文件存放位置及文件去向。

2.对归档范围内的文件,首先扫描电子档、登记入台账、再按要求分类分盒归档,档案盒上注明编号及盒内文件类别,与收发文记录台账一一对应,再建立临时文件管理,确保整个工程文件的完整性。对所有电子文档进行重点备案,避免出现因计算机问题造成重要文档丢失。

3.所有的归档资料的借阅必须经过领导同意,并办理相关登记手续。应在《档案借阅登记本》上注明借阅日期、文件名称、编号、原(复印)件,请借阅人签名,并备注归还时间。

4.及时处理工程往来的报告、函件,并按工程项目与类别进行整理归档、列清目录,按照其分类复印发放于项目经理及对应的各工程师。

(二)竣工档案加强后续指导管理

1.为了更加有序的整理工程建设各个阶段的相关档案资料,确保归入档案的图纸与资料做到完整、规范、精确。因此建设单位于工程开设前便要组织总分包、监理召开档案交底会议,明确档案管理要求:

1)所有发出的联系单、监理通知单通知单、技术核定单、会议纪要等等过程中的文件都要求原件存档。

2)根据《浦东建设项目竣工档案编报实务新编》要求,在施工过程中根据工程节点整理竣工资料,与实际情况相结合,并将在此基础上制成相对应的档案管理规定。

2.竣工档案则需要施工过程中资料的积累,所以本人认为竣工资料最好要根据工程进度节点来制作完成。但是档案资料滞后于项目进度的问题广泛存在,特别是桩基围护方面的资料。所以本人定期组织档案交底会会议,定期请第三方档案公司到项目对竣工档案作一对一指导,洞悉竣工档案的最新要求。并且要求总包当桩基及围护工程结束后,马上启动该专业的竣工档案。完成后有总包方签收,密封保存。

3.本人建议在工程项目开始前便建立相关资料员的微信群组,有助于及时更新签署合同时间、总分包的开工竣工时间以及一些分包专业的完成验收报告时间,如此不仅能够顺利对接、降低因时间不明晰而造成的失误,并且能够节省许多时间。

4.经过两个工程竣工档案送档成功后,本人提议当项目竣工档案送档后,需及时地和该工程项目对应的工程师进行沟通交流,并提前前往档案局,将工程师提及的原件一次性全部打印好,以备不时之需。

(三)竣工图乃整个工程的真实写照

关竣工图的定义主要有两个,其一是1982年由当时的国家建委颁发的[建发施字50号]《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》中提出的“基本建设竣工图是真实地记录各种地下地上建筑物、构筑物的技术文件,是对工程进行交工验收、维护、改建、扩建的依据,是国家的重要技术档案”。其二是GB/T 50328—2001《建设工程文件整理规范》中提出的“竣工图是工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样”。

总体来说,竣工图编制是整个项目竣工资料的核心。竣工图乃是整个工程的真实写照,是项目档案验收,以及项目今后进行维修、改扩建等的重要依据,也是施工单位完成工程项目施工任务后必须提交档案馆保管的重要技术文件之一。所以真实性是竣工图的编制的基本原则。

1.竣工图编制首先必须要确认图纸无重大的设计变更,每张图纸修改范围不超过30%,否则必须重新出图审图。

2.在竣工图编制初期,必须要确认图纸纸张是符合档案馆要求,图纸都加盖审图章。要求总分包先把所有的图纸会审、技术核定单及设计变更通知单这三大类的设计变更依据性文件做整理,之后汇总做好设计变更、依据性对照表,之后再根据此对照表开始绘制竣工图,先用铅笔绘制一套竣工圖,绘制的同时把图号一一对应的写在对照表后面,这样避免重复和遗漏,事半功倍。带一套完整的竣工图绘制完成后,请专业的老师核对,再绘制剩余的5套,最后确认后加盖竣工章、签字。

最后,我要感谢朝夕相处的同事们,每当我工作中遭遇瓶颈时,是他们用经验和智慧给我分析问题,给我提供可行性建议。《华严经》里说:“不忘初心,方得始终。”原来,初心,就是在人生的起点所许下的梦想,是一生渴望抵达的目标。初心给了我们一种积极进取的状态。初心也给了我们成长的内在力量。84岁时,星云大师说:“我出家做和尚,是自愿的。人生经历这么多挫折,始终不忘记,最初为什么要出家。生活很辛苦,只要你不忘记最初为什么开始,就心甘情愿。不忘初心,就是力量。”所以我我本着“宁可多放,不可缺一”的初心,砥砺前行。

【参考文献】

[1]丁文馨.论工程建设项目建档管理新模式[J].档案天地,2007(06):54-55.

[2]唐加福,关键链--一种项目计划与调度新方法[J].控制与决策,2003(05)

[3]解克飞.关于信息时代档案的管理工作的探讨[J].民营科技,2016(10).

[4]张艳华.浅析档案管理工作网络信息化[J].企业改革与管理,2015(2).

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