向华东 秦红梅

【摘 要】办公室是各服务机构、机关组织的核心工作部门，为有效开展组织工作提供人员支持以及组织结构。新形势下，办公室内外环境复杂多样，改善办公室管理工作有助于提高其工作效率以及应变能力。本文主要研究办公室管理工作的意义以及相关问题，并提出相应的建议，以期提高办公室管理水平。

【关键词】新形势；办公室；管理工作

办公室属于组织工作中“窗口”性质部门，承接内外沟通交流工作，协调左右工作，联系上下工作职责。新形势下，为了提高工作效率，切实落实工作任务，更好地执行相关决策部署，发挥窗口部门作用，办公室工作必须从大局观点出发，有效协调部署，确保企业各项工作有序、高效地开展。

一、办公室管理工作的意义

（1）提高企业的综合实力

作为重要的连接和枢纽部门，办公室管理工作出现纰漏，将对企业综合实力产生影响，随着组织规模日益扩大，不能有效地开展办公室工作，团队失去合作，将导致企业组织失去核心竞争力。新形势下，增强办公室的管理工作质量能够提高企业的综合实力。

（2）培养企业的应变能力

当前，为构建社会主义和谐社会，战略改革工作在各行业不同程度地得到推进，意味着各单位组织必须秉持创新理念，时刻关注内外环境的变化，识别机会，不断改进自身工作来满足市场发展需求。办公室行政管理工作的不断改进有利于培养企业的应变能力，将企业发展与大环境变化紧密挂钩，顺应时代发展而发展。

（3）构建人员和谐工作关系

办公室管理工作必须是管“人”和管“事”的结合，有效开展管理工作能够实现组织人员稳定，具有工作积极性，工作职责明确，团队意识强烈，有利于构建和谐的工作关系。行政管理工作的开展应以“人”为主体，不断提高成员思想素质、工作能力，避免不健康组织竞争，员工关系和谐才能保证办公室高效展开工作，进而实现企业组织长久发展。

二、办公室管理工作存在的问题

（1）管理制度不完善，存在利益矛盾

随着经济社会的发展，企业组织规模不断扩大，办公室的管理压力也随之增大，由于我国管理制度的发展起步较晚，导致大部分办公室管理工作存在制度不完善的问题，造成办公室人员容易出现工作涣散的情况，缺乏严格、科学的管理制度，办公室部门之间人员关系得不到有效协调，各部门由于职责、业务不同，解决问题方式方法可能存在利益矛盾与分歧，影响人员办公积极性。

（2）人员缺乏主动服务意识

新形势下，办公室管理工作人员的综合素质普遍偏低，缺乏主动服务意识，导致办公室整体执行能力较弱，从而导致办公环境恶劣，工作效率低下，形成办公资源浪费，复杂化办公流程。办公人员缺乏主动服务意识是办公室作风问题，作风不良导致办公室管理工作难以有效开展，影响办公效率的提升，也就無法保证组织企业的综合实力。

三、办公室管理工作改革与创新

（1）转变办公室管理方式，强化服务意识

作为组织的核心部门，办公室工作应从大局角度出发，协调各方利益，调动各方力量，实现组织团结。为了充分调动办公室积极性，必须转变管理方式，强化服务意识。办公室发挥好参谋职能，形成主动服务意识，立于全局考虑问题，特别是准确把握主要领导班子的思想观点，揣摩其意图，并及时总结经验，针对不足不断改进。同时，明确不同时期的工作重点，有的放矢，及时掌握企业组织的工作进展，对于难点问题，应积极主动地深入探究，掌握问题的完备信息，并捡重点、契合主题地向决策者提供真实、有效的信息。对于管理者分配的任务，办公室人员应发挥主观能动性，保持认真积极的工作态度，及时落实工作。

（2）完善办公室管理体系

繁琐、复杂是办公室的工作特点，有效、合理地完成办公室工作，就需要不断对办公室行政管理体系进行完善，有效统筹办公室的基础职能与工作分支之间的关系。制定科学、有效的管理方法与管理制度，能够帮助办公室妥善处理问题，实现其行政目标。完善的办公室行政管理系能够科学、标准、规范地运转办公室工作，提高其管理力度，充分发挥办公室的行政作用，真正实现把企业组织的各项工作落实到实处，从而提高企业组织的核心竞争力，提高工作效率，保障工作质量。

（3）培养办公室人员的团队意识以及合作精神

办公室人员的团队意识，组织团结程度对办公室的管理质量以及管理效率产生重要的影响，因此，培养办公室人员的合作精神是改善办公室管理工作的关键环节。团队成员互相团结，组织产生合力，共同努力，职责清晰，才能保证组织工作的高效开展，组织问题迎刃而解。办公室管理工作必须做好整体战略部署，培养与发展每一位成员的工作能力，敦促其不断学习，合理地安排人员，有效发挥成员自身优势、特长。同时，保证办公室人员获取信息的平等性、及时性，及时掌握组织工作的核心思想，营造良好的企业组织文化，提高办公室管理效率。

（4）管理理念不断创新

为了提高企业组织整体的应变能力，办公室的管理理念必须得到创新，以经验为依据进行决策的传统管理理念与方法已经无法适应新形势的变化。在我党的大政方针的指导下，结合企业组织的实际情况，创新办公室管理理念与方法，及时响应市场需求，从而提供有效服务。对于缺乏管理职能理念的组织单位，将无法难以化解职能冲突，因此必须建立健全科学的办公室管理模式，规范开展行政管理工作，实现管理效率的提高。

（5）提高人员的业务素质

办公室的工作内容包括办事、办会、办文，这也是办公室人员必须掌握的基本功，提高人员的业务素质，对于做好办公室管理工作来说具有重要意义。培养员工业务素质要求员工掌握基本办公室技能、不断学习、强化专业素养以及培养良好的组织沟通能力。

①提升基本办公技能是开展办公室工作的技术支持，例如文秘工作能力体现着企业组织单位的社会形象以及企业素质，也体现着办公室工作的价值；②要求人员不断学习，才能保证组织思想不落后，人员保持自觉学习的意识，深度学习专业知识，不断拓展知识面，将学习内化于心，才能使组织保持思想活跃，不断推动办公室工作的进步；③强化专业素养是提高人员的业务素质的重要部分，在办公室管理工作中，各个环节的工作对于组织整体工作的科学、有效运作都起到重要作用，因此，无论哪个环节人员都应不断强化自身的专业素养，深化内功；④培养良好的组织沟通能力，办公室管理工作的有效开展很大程度上依赖组织成员之间有效的沟通，成员提高自身素养时应当培养良好的组织沟通能力以及协调能力，善于抓住组织关系中的重点矛盾以及焦点问题，使得反馈信息不失真，准确传递组织信息，协调各方力量。

四、结语

新形势下，办公室管理工作仍存在管理制度不完善，人员缺乏主动服务意识等问题，为了提高行政管理工作效率，必须重视办公室管理工作，加强管理工作，转变办公室管理方式，强化服务意识，完善办公室管理体系，培养办公室人员的团队意识以及合作精神，提高人员的业务素质，不断创新管理理念。

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