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我国企业会计电算化实施中的问题及对策

2019-06-01宋少志

智富时代 2019年4期
关键词:会计电算化计算机信息技术

宋少志

【摘 要】会计电算化作为一门综合学科,融合了计算机、信息技术、会计、管理学等多项内容,随着社会经济以及现代化企业的不断发展,会计电算化也已经在企业日常管理中得到了全面的普及,我国企业在实际工作中对于会计电算化的实施仍旧存在一些问题,本文针对这些问题进行了论述,从理论以及实践层面详细的分析了会计电算化对企业发展的意义,并且找出目前我国企业会计电算化实施中存在的问题,针对这些问题提出了相应的对策建议,要结合企业实际合理采用会计电算化,从企业业务流程、会计电算化硬件设施、风险管理、人才培养等多方面入手,有效的促进我国企业会计电算化发展。

【关键词】会计电算化;计算机;信息技术

一、引言

我国企业从上世纪70年代开始开展会计电算化工作,随着市场经济体制的不断深入以及现代化企业的不断发展,会计电算化也经历了从无到有的全过程,并且我国企业会计电算化已经脱离了简单的程式化运算,实现了技术上的创新,目前已经趋于成熟,取得了长足的发展。会计电算化彻底颠覆了传统会计工作方式,会计数据与信息存储在磁性介质中,虽然整体的账务处理需要会计人员进行控制,但是处理手段与过程都是在计算机系统内完成,尤其随着网络技术的发展,会计数据信息的输出控制越来越自动化,会计的真实有效性也有了更多层次的规范与标准。

2017年,党的十九大提出“要大力推进国民经济和社会信息化,将工业化与信息化结合起来,推动科技创新,带动生产力实现跨越式发展”,会计电算化是企业信息化建设的重要内容之一,应该重视信息技术的发展以及应用,促进社会主义现代化建设发展。针对会计电算化实施现状进行研究,能够帮助企业提高会计工作质量,找出其中存在的不足,促进会计管理职能的发挥,从而适应市场竞争需要,提高企业竞争力。

二、相关理论概述

(一)会计电算化概念

会计电算化指的是由专业技术人员编制会计处理软件,由会计人员以及有关的操作人员操作会计数据,通过计算机技术代替人工来完成会计工作活动。整个会计工作流程由计算机代替,包括记账、算账、报账等内容,结合部分由人力完成的会计信息分析与运用,形成会计工作体系。

(二)会计电算化分类

会计电算化按照工作内容可以分为两种类别:第一种是财务会计电算化,指的是通过计算機系统开展对外会计工作,侧重于向企业外部提供财务数据、企业经营状况与经营成果;第二种是管理会计电算化,主要指的是企业通过会计电算化的运用优化自身经营管理,为经营管理创造良好环境。计算机在财务应用方面已经有了普遍推广,随着企业对于计算机信息管理应用的不断加深,将会逐步建设大范围的信息系统,不断完善专业以及智能会计处理方法,会计电算化将会覆盖财务会计以及管理会计整体工作,提升会计核算速率、加强其相应的监管职能,从而提高企业综合实力。

三、我国企业会计电算化实施的意义

(一)提高会计数据的处理效率

会计电算化主要利用计算机技术进行会计核算工作,其计算的精准度较高,能够自动的针对企业会计相关数据进行计算与记录,避免了由于人为操作出现的失误,只要将各项数据正确的输入就能够得出最为精准与合理的结果。计算机技术能够填充手工操作无法涉及的领域,并且有效的扩充会计工作范围,还能够对传统会计的失误情况进行弥补,进一步提升企业会计核算工作质量。对于会计工作人员来说,在使用了会计电算化之后,许多复杂的会计核算工作都能够由计算机自动完成,同时计算机的计算速度远远超过了手工,极大的提升了会计工作效率。

(二)提高企业经营管理的水平

对于企业持续发展,会计电算化实现了会计核算效率提升,而会计电算化的一个重要目的就是提高企业现代化水平与经营管理水平。

首先,会计电算化可以帮助企业建立科学化管理制度,在传统的手动工作情况下,人力处理会计信息能力会存在一定限制,企业的日常管理难以建立在科学合理的定量决策基础上,会出现一定程度的随意性,会计电算化则能够为各种管理提供精准及时的信息,为科学化管理创造了应有的条件。其次,会计电算化便于企业进行实现预测,能够实现对经营管理过程中的事中控制、反馈以及管理,还能够利用计算机技术相应模型对企业不同的管理活动进行决策,极大的提高企业现代化管理水平。此外,会计电算化为企业建立全面的管理信息系统创设了条件,会计工作是企业日常管理工作中的重要部分,企业所有的生产经营以及管理活动都会产生一定的会计数据,并且所有的管理人员都能够利用到会计信息。在实际工作过程中,企业管理信息系统往往是由会计信息系统开始,大部分企业的管理信息系统以会计为核心。

(三)推动会计技术的改革创新

会计电算化的产生与普及已经极大的改变了会计工作方式,这也需要企业与会计人员共同适应,同时会计电算化也对企业会计核算方式、控制乃至管理制度都提出了一定的要求。可以说,会计电算化对于企业是一场变革,也是会计学发展中的一次革命,随着技术的不断发展与提高,将会在理论以及实践等层面提出更多新的问题与要求,促进会计技术的进一步改革创新。

四、我国企业会计电算化实施中存在的问题

(一)企业会计电算化应用意识缺失

1.企业管理基础差,盲目使用会计电算化

通常情况下,企业想要实现管理基础提升需要从规章制度以及基础工作两方面进行,现如今,我国大部分企业都缺少健全的规章制度以及规范的基础工作,这也是会计电算化想要实现良好应用的重要前提。

首先,在会计电算化背景下,企业的管理需要从传统向着现代化转变,应该改变经验管理模式为信息管理模式,从而迎合会计电算化技术手段,对其产生有效需求;其次,企业会计的基础工作需要实现标准化运作,能够充分的保障计算机进行会计核算处理的时候可以按照标准程序得出正确的结果,从而使会计信息具备有效性。而目前我国有些企业的管理工作较差,存在长期没有处理的往来账目,对于自身库存管理也比较混乱,没有定期进行账目核对,银行余额调节不当等等。有部分企业的管理者存在对会计电算化的误解,认为可以将会计电算化应用到往来账目自动核对方面,实际上,会计电算化工作可以促进企业管理,但是并不能解决企业管理基础工作差的问题,在某些环节存在盲目使用现象。

2.企业缺少会计电算化数据的风险管理意识

由于人为对于电算化系统的操作,也有可能出现会计人员对安全性重视不足,在操作过程中缺少加密技术,所以出现会计数据缺失,企业对于会计电算化系统中的会计信息没有进行风险管理,缺少风险意识从而造成损失。

2014年11月中旬,湖南株洲市的某大型建筑企业会计人员报告,该企业会计电算化系统中的当前日期产生了混乱,退回到6月份,从6月份到11月份期间的该企业所有会计信息丢失。经过调查之后发现该企业的某名会计人员由于操作失误非法进入到了系统管理模块,并且无意中开启了数据恢复功能,由于操作上的衔接失误导致系统回到了6月份状态,出现了企业会计信息管理中十分严重的失误。

(二)企业业务流程与会计电算化的要求不匹配

企业由于各自经营管理现状以及发展模式不同,会存在具有较大差异的业务流程,虽然当前很多会计电算化商用软件可以尽可能的贴合企业实际情况,但是这些软件的设计人员是难以照顾到企业发展方方面面的,所以通常会在实际应用过程中存在不足。此时需要企业在使用软件的时候进行一些必要的调整,但是部分企业管理者认为财务会计工作是为了企业生产经营服务,并不愿意为了迎合会计电算化而改变自身业务流程。例如设备科不愿意为固定资产编码,供应科不愿意给没有结款的资源办理入库手续等等,从而极大的阻碍了会计电算化实行。

(三)软硬件安全风险与综合型人才缺失

1.会计电算化软硬件安全风险

会计电算化需要计算机信息技术支持,从传统的纸质处理升级到电子磁性介质处理方式,这使得会计数据成为了计算机系统中的对应电子符号,由此一来将会存在会计电算化软硬件上的安全风险。

使用会计电算化系统处理会计信息,存在内部人员对原始信息进行非法篡改或者泄密的可能,容易产生虚假会计信息。同时会计电算化的磁性介质如果保护不当就容易出现损坏,对于其中存储的数据信息造成损坏。电算化系统有时候会受到外界因素的影响遭到破坏,例如软硬件故障、违规操作、病毒入侵等等,这些都会造成电算化系统故障,严重影响到会计信息处理。

2.企业缺少会计电算化综合型专业人才

我國部分企业的会计部门设置比较简单,内部缺少合理的职责分工,很多会计人员并不清楚自身职能,出现职责混乱现象,有些企业甚至没有设置会计部门。另一方面,企业的会计人员综合素质较低,一些会计工作者通常是企业管理者亲戚,或者一些水平不足、经验较低的会计人员,只能做一些会计日常记账工作,缺少足够的财务管理能力。

会计电算化工作的开展需要会计人员具备一定的计算机信息技术、软件使用技术,而企业在这方面的综合人才较少,对于会计电算化中的复杂模块不会使用,对于软件的功能运用也不完全熟悉。此外,随着电算化系统的不断升级,会涉及到大量的数据输出、处理以及衔接,如果会计人员能力不足就容易产生失误,造成会计档案的流失,我国从高校到企业普遍缺少人才培养机制,会计电算化人才规模难以满足企业需求。

五、应对我国企业会计电算化实施中问题的对策

(一)强化企业会计电算化应用意识

1.结合企业实际,科学选用会计电算化

企业需要综合审视自身发展实际情况,对当前企业会计工作整体状况进行评价,找出存在的薄弱环节以及优势部分,同时考虑在企业当前的发展状况下会计电算化可以为企业带来的更多益处,在此基础上科学适用会计电算化。

会计电算化本身具有十分多样且复杂的功能,需要会计人员手工输入记账凭证数据,后续的过账、报表都是由计算机内部进行处理,包括后续的存储以及处理分析,涉及到会计工作的各个环节,如果企业自身会计工作存在某项环节上的缺失,就有可能造成会计电算化工作断层,使得会计电算化功能失效。如果企业没有根据自身情况科学选用会计电算化,还有可能出现会计信息失效等问题,对本身的会计工作产生反作用,造成资源浪费。所以,企业需要结合自身实际,科学合理的运用会计电算化功能,为企业会计工作提供正确帮助。

2.构建会计电算化数据风险管理制度

企业应该根据自身情况对会计电算化工作进行综合审查,找出有可能存在的数据风险,并且设置为相应的管理制度进行落实。

在网络环境下,往往可以分层次的进行数据备份,防止出现数据失窃或者丢失、破坏等情况。可以采用服务器双机热备份、RAID镜像技术等备份技术对数据信息进行定期备份,由专门的工作人员进行保管,严防备份数据的外流,这些数据不能进行直接修改与删除。要树立风险管理意识,严禁使用来历不明的光盘、U盘,保证后台数据库的安全性,同时要及时升级公司网络以及工作站防病毒设备与软件,最大化的对会计数据进行保护。

(二)根据会计电算化的要求改造企业业务流程

现代化企业的会计工作存在一定的标准流程,而在会计电算化技术加入之后,需要对企业当前的业务流程进行一定改造,从而形成与会计电算化工作的良好对接。

企业业务流程一般包括生产管理、对外商务、组织结构企业组织程序,对其流程进行改造,需要考虑企业现有的流程特点以及与企业信息化相结合特性,从而最大化的发挥出企业管理效能。对于会计电算化系统来说,想要发挥其作用并非单纯依赖信息技术,而是在企业流程改进过程中针对企业作业流程及时转变所带来的价值。企业流程改造涉及到企业内部结构以及员工安排,会出现一定的内部阻力,所以需要提前进行可行性分析,防止出现改造成本过高,甚至半途而废的情况。

(三)控制软硬件安全风险并强化专业人才培养

1.强化会计电算化软硬件设施的安全管理措施

应该根据财政部颁布的《会计电算化工作规范》中的规定,对会计电算化软硬件管理进行制度上的规范,企业需要在日常管理制度中充分体现对会计电算化数据安全的保障,并且认真检查执行情况,加强对于会计电算化软硬件设施的日常维护。

电算化系统所需的计算机应该放置在制定业务部门,非财务工作人员不能随意动用计算机设备,专职会计人员也不能在没有允许的情况下进行危险操作。在未经批准的情况下不允许将设备以及软件进行外界,应该设立公司专门的防火墙,防止外界干扰。机房应该做好防火、防水等措施,保证计算机能够具备良好的工作环境。此外,要针对软件系统分配会计核算权限,设置口令,并且保证口令的保密性以及唯一性。

2.加大会计电算化综合型人才的培养力度

随着我国社会经济的发展以及企业现代化建设的推进,对于人才需求越来越高,专业的会计人才必不可少,同时也需要这些会计人才熟悉计算机技术。对于企业来说,应该加大对会计电算化人才的培养力度,制定培养计划,特别是针对那些缺乏会计电算化技术与意识的老员工,应该采取各种再教育工作提高其综合业务素质,定期组织开展培训,掌握必备的会计电算化软硬件操作方法。此外,企业对于人才的招聘应该立足于自身实际,根据自身对于专业电算化会计人才的要求进行人才引进,优先考虑由计算机技术基础的会计專业毕业生,从而提高企业会计人员的综合素质以及学习能力。

六、结论

我国企业会计电算化的推广是一项系统工程,涉及到理论、意识、技术、人员等多方面内容,所以需要结合企业实际制定完善的实施计划。会计电算化的应用可以提高会计数据处理效率,提高企业经营管理水平,并且推动会计技术的改革创新。对于会计电算化的实际应用来讲,只有切实的强化相关人才的培养,推动软硬件设施管理水平的提高,在安全性上提出保障制度和有效的策略,规避网络风险,打造更合理的会计电算化流程才能够更好的促进会计电算化在我国会计行业中的应用。

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