张俊娜

【摘 要】随着信息科技的崛起起和对国外优秀企业科学管理体系的引进，中国企业纷纷应用ERP系统，借助ERP信息系统将物流、资金流、信息流集成一体化进行管理，从纸质化办公向信息系统办公转化，日常业务数据被记录在ERP信息系统中，便于对企业日常经营管理情况的掌握和控制。这同时给企业内部控制带来了很多的变化，存货的内部控制也体现出新的特征，使得对企业存货开展内控审计的难度増加，在ERP環境下应如何开展存货内部控制审计成为亟待解决的问题。

【关键词】内部控制；存货内部控制审计；ERP系统

一、Z公司概况

Z公司是一个小批量生产的中小制造型企业，内部的人员结构呈金字塔型、岗位分工明晰、业务流程精简，具有独立完整的存货业务。该公司的主营业务有：模具设计、生产、销售，普通机械、机械零配件的加工、销售。公司职员二百多名，随着2003年其母公司G公司引进ERP系统取得成效并逐渐扩大运行范围，几年前G公司的信息管理部口为Z公司量身设计了一款针对该公司的ERP系统并于2015年开始上线运行。Z公司没有设内部审计部口，平时由其母公司内部审计部口对其进行内部审计，G公司还未开发使用ERP中的审计管理模块，内部审计人员仅通过查阅纸质及被审单位从ERP系统导出的电子版资料进行审计，最近对审计人员开通ERP中的查询功能，但仅限于对采购订单、库存清单、财务帐、财务报表等数据的查询。

二、Z公司ERP环境下存货主要环节的内部控制概况

通过询问、观察、查阅Z公司有关存货业务的管理制度及Z公司目前使用的ERP软件设计使用说明书，经过提炼归纳，Z公司存货主要环节的内部控制如下：

（一）物资采购计划，主要有两部分：第一部分，有产品结构的物资采购计划，ERP系统根据物料需求计划和库存计算出采购计划；第二部分，无产品结构的物资采购计划，由各需求部口手工提报采购计划。所有的采购计划都必须通过审批之后才能作为正式采购计划下达，ERP系统控制只有审批通过的采购计划才能转为采购订单。项目或者设计变更，由项目计划员、技术部口、生产计划员确认变更信息，由采购计划员完成录入采购计划的变更信息，系统会出具报表提示采购计划员是否对采购计划进行变更，采购计划员需要根据实际的情况和系统的提示决定是否变更系统中的采购计划。采购计划变更之后需要重新进行审批才能有效。

（二）采购申请及审批，采购时需在系统中提出采购申请，并经过系统设置的一级审批。

（三）采购执行，营销组采购员根据项目组计划员审批后的采胸申请，进行采购商务及采购执行，采购员首先筛选属于自己的并且审批通过的采购计划，然后将尚未转成采购订单的采购计划进行复制，输入供应商信息等相关信息，保存即可生成新的采购订单。采购订单保存之后需要进行审批才能从ERP系统中打印采购巧单。

（四）物资到货接收入库后，库管员在系统内执行入库业务，然后判定物资是否需要专检，不需要专检的，直接打印入库单；需要专检的，库管打印送检单给质控室人员，质控室相关人员送检专检物资，在系统内执行检查决策和状态变更。质控室人员反馈含格信息给库管，库管打印入库单，将入库单报送采购员。专检物资由质控室负责进行质检，合格品由质检员在ERP系统中解除外购物资的质检状态，不合格品交由采购员联系供应商进行退换货，系统内不体现退换货业务。

（五）库管员采购入库完成后，由营销组合同员进行三单匹配（入库单，采购合同、发票），在系统中确认三单匹配信息，并进行预制发票，然后合同报送公司领导审批。财务接收纸质发票后，需对系统中发票信息进行审核确认，并进行发票过账操作。

（六）领料发出。在生产任务下达派工之后，就进入了实际的领料流程。对于标件的领料，由项目经理凭借工票和零件明细表到标件库的库管处领料。标件库的库管直接在系统中发料到相应的生产订单，按照实际情况过账，并将实物发给操作者。如果不是标件领料，则生产部工段长将技术资料交到材料工段的工段长处，材料工段长在相应的生产订单上添加组件信息以及材料定额，建立组件之后，进行下料操作。原材料库的库管根据系统中建立生产订单的预留，对于领料的生产订单发料。发料时，用现有的材料定额乘以固定的系数过账。

（七）采购计划员依据技术部下发的技术通知单或改版资料建立退料的预留并打印退料单，退料者凭退料单到库房退料，库管员接收退料后在SAP系统中过账。

（八）每月月底进行库存盘点，并进行差异处理。处理后，原材料库的库管根据系统中的发料情况，打印汇总的发料单。并将该发料单交给材料工段工段长签字确认。盘点前，需先列印系统存货物料清单。由库管人员根据清单来点算货物并及时发现异常，在系统内新建一份盘点报表记录差异数量，并打印差异表，待审核这些差异数据后再进行过帐处理，对于盘亏和盘盈进行各自的、对应移动类别做进一步处置。

（九）库房保管根据库存物资实际状态，提出库存报废申请，生产部和公司领导进行审批判定，财务进行核算后，保管在系统内执行库存报废，营销组人员对于实物进行处理。

（十）账务处理，财务部应付账款记账人员确认债务，支付价款。

三、Z公司在ERP环境下存货内部控制的存在问题分析及改善建议

通过对Z公司在ERP环境下的存货内部控制开展审计，针对发现的不足提出改进建议，帮助Z公司完善存货的内部控制，提升管理水平，使ERP的优点得以充分发挥。

（一）系统外审批上线

Z公司对存货业务的部分内部控制是在ERP系统外实现，并没有体现在ERP系统中，对于这部分控制可W通过与信息技术部口沟通，实现在线上进行控制的必要性和可行性，充分发挥ERP的作用，实现在ERP系统中进行控制，从而提高工作效率。例如，采购招标项目的申请、审批、招标评标可开发信息系统，通过网络进行在线操作；对采购计划变更、采购执行变更的审批，库存报废环节采购员的核实评估、技术开发部口判定、公司领导的审批，公司领导对盘点结果的审核、财务人员的结果校核等等，都可考虑在ERP系统中进行审批控制。

（二）关注与其他软件对接的安全性

Z公司除了使用ERP系统，近期还应用差旅报销系统等其他信息系统，并与ERP系统的对接，对接风险控制上还没没有明确规定，Z公司应该对此项安全性风险予以关注，采取适合的应对措施进行控制。

（三）财务部门应定期分析存货情况

Z公司财务部口应定期分析存货情况，对呆滞不良存货进行定期清理和关注，提请有关部口及时处理，减少成本损失。

四、总结

近年来随着制造型企业去库存、降本增效的迫切需要，建立健全的存货内部控制有着重要意义，内部控制审计需要发挥更大的作用。良好的存货控制不仅有助于防止存货业务差错和舞弊行为发生，还能使有效降低企业成本，提升经济效益。信息科技的掘起和中国企业对ERP系统的推广应用，使存货内部控制出现新的特征，在ERP环境下如何有效的对存货内部控制进行审计成为急需解决的问题。

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