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办公室计算机办公软件的应用与实现分析

2019-05-22田静郑君

电脑知识与技术 2019年10期
关键词:办公室应用

田静 郑君

摘要:在计算机技术的高速发展过程中,各种技术手段在不断的创新,为人们的工作与学习奠定了基础,有效地提升了工作效率与质量。在办公室办公中计算机办公软件有着重要的作用。基于此,笔者主要对办公室计算机软件在办公室中的具体应用与实现进行了简单的分析,探究了计算机办公软件的具体价值与功能,对不同办公要求中计算机办公软件的应用与实现进行了简单的分析,以供参考。

关键词:计算机办公软件;办公室;应用

中图分类号:TP393 文献标识码:A

文章编号:1009-3044(2019)10-0264-02

开放科学(资源服务)标识码(OSID):

合理应用计算机软件技术进行办公可以提供工作效率与质量,转变传统办公模式的问题与不足,对各项工作的开展具有支持作用。现阶段,在办公室中应用了大量的计算机办公软件,通过计算机软件进行文字办公、音频处理以及信息交流,可以提升工作效率与质量。

1办公室计算机办公软件的应用价值

对于计算机办公软件并没有明确的定义,在狭义上来说所谓的办公软件就是通过文本编辑器处理工作的软件;而在宏观上来说,办公软件就是基于计算机网络为基础,在各种软件系统的支持与应用之下,实现智能化、自动化办公处理,可以为信息交互等相关工作开展提供有效的支持。合理的应用计算机办公软件不仅仅会提升工作质量与效率,也为领导决策提供了精准的信息数据支持。在大数据时代,人们进入到网络时代,网络化、信息化的办公模式更离不开办公软件。在各种技术手段以及软件不断发展过程中,合理的应用计算机办公软件,对于员工日常工作,企业生产、营销以及管理等工作开展均具有重要的价值与意义。

在实际的角度来说,计算机办公软件是强化办公室信息化建设与管理的有效方式,也是计算机信息平台与办公系统的有效融合。在计算机技术的支持之下合理的应用网络技术手段,可以凸显信息技术的优势,提升工作效率,在最大程度上节约成本,优化办公流程,,安装企业管理等相关工作的实际需求

在组织结构的角度来说,合理的应用计算机办公软件,实现系统化管理化的管理,可以加强对各项工作任务的监督管理,通过数字化的方式进行管理,可以保障信息传输的真实性与有效性,在计算机技术软件的支持之下可以对企业的各种信息数据进行合理分析,综合企业实际状况制定完善的管理制度与手段,有利于企业的持续发展。

可见,无论在何种角度分析,办公室计算机办公软件的应用均具有重要的价值与意义,可以有效地实现企业办公环境优化,推动企业的信息化、网络化以及数字化的发展。

2 计算机办公软件的功能特征

2.1独立性

计算机办公软件在办公室中应用,可以利用计算机技术为支持,实现计算机程序以及数据库信息查询数据查询的独立性。计算机以及应用数据库之间二者具有物理独立性的特征,在应用软件或者程序的过程中,二者的逻辑结构呈现独立的状态。

2.2完整性

计算机技术在办公室中应用效果显著,可以精准性、完整性以及一致性的特征优势。例如,办公软件在应用中,无论多少用户在数据库中查询信息,获得信息数据都是一致的,其具有共享性的特征;因为在日常工作中应用的数据库数据具体一致性的特征,因此在电脑数据库中,用户输入的数以及数据类型也是相同的,这些数据具有有效性的特征优势。

2.3安全性

为了提升办公自动化系统的整体安全性,就要综合实际状况合理的应用不同的保护措施与手段。例如,对于重要的文件信息,可以根据密集程度,在数据库中进行有效存储;根据具体要求设置权限与密码,重点监控管理。通过隐藏的方式进行信息数据的处理,只有在达到密级要求的工作人员才有权限查阅,这种管理方式相对于传统的保密方式来说更为安全、便捷,避免了纸质信息存储的各种安全隐患问题。

3 计算机办公软件在办公室的应用

在不同的办公环境中合理的应用计算机办公软件,可以有效地提升工作质量与效果,在实践中其主要应用在文字处理、图像与音频、数据处理以及日常办公管理等领域,其具体如下:

3.1应用于文字处理

在办公室中较为常见的文字处理软件为WPS Office系列办公软件、微软办公软件等。

这些软件都是基于Web客户端执行的文字处理软件。Office系列辦公软件中较为常用的主要有Word, Excel, PPT几种类型。这些办公软件的应用为办公人员构建了一个良好的办公空间,形成了一个 小型的数据库访问系统。在这些软件中有着较为便捷的办公软件。

Office与Windows操作系统是通过微软公司研发的,其具有良好的兼容性以及可扩展性特征,相对于WPS办公软件来说,微软公司的办公软件具有较为强大的文字处理功能,体积相对较小,内存也较小,有免费的版本,在办公软件中有着较为庞大的应用空间。

同时,也有一些其他类型的Web文本处理应用,如FCKeditor软件等,这些软件无须计算机系统为其提供额外的软件信息支持,通过浏览器就可以执行文本操作,但是这种软件功能有待完善,无法完成复杂的编辑任务。

在办公室中应用计算机软件进行文字处理上较为常见的工作方式,这些看似常见的软件为办公室无纸化工作奠定了基础,有效提升了办公效率与质量。

3.2数据处理

在办公环境中应用计算机办公软件技术,如果操作不当或者死机、停电等因素都会造成数据误删、丢失等问题。而通过计算机数据备份的方式则可以有效地解决此种问题。

计算机数据库进行信息备份处理,可以在事故挥着出现错误之后恢复数据信息,避免数据意外删除或者在技术改造中出现各种安全损失问题,通过数据备份的方式进行处理,可以及时有效地进行信息数据的还原,避免信息数据丢失等问题的出现。

而在计算机存储设备出现故障之后,数据库中的数据就会出现不同程度的损失与混乱,利用数据处理技术则可以为数据恢复提供技术支持。而随着计算机技术的不断发展,“大数据”“云计算”等技术手段的成熟,通过“云存储”等方式会进行信息数据的备份存储,更为简单、安全,为企业重要信息备份与存储提供了有效的环境。

3.3图像处理与视频处理

3.3.1图像处理

图像处理办公软件主要就是平面设计领域、广告以及图形处理等相关行业中应用。在社会经济发展中,人们的艺术品位在不断地提升,对于设计提出了全新的要求,为了满足不同群体的不同需求,满足社会多元化的审美需求,合理的应用图形处理办公软件,可以提升设计的效率与质量。现阶段,较为常见的图像处理软件主要Adobe Photoshop 。

Photoshop主要就是处理一些基于像素为主要内容构成的数字图像信息,在软件中有着较为庞大的编修以及绘图工具,合理的利用这些工具可以进行图片的编辑处理。可以实现对已有的图像进行编辑加工处理,实现图像编辑、合成、校色调色等。

3.3.2应用于视频处理

视频软件主要就是将视频以及音频文件进行集合,利用信息技术进行处理,转换形成可以观看的视频信息。视频处理软件在办公室中应用可以简化视频信息,满足不同的办公需求。

一些具有NFC接触类型的软件可以利用手机实现考勤签到,为公司日常管理提供了技术支持。也有的软件公司退出了具有通用功能的办公软件,通过一站式的方式满足了各种办公需求,相关企业可以综合实际状况合理选择。

3.4办公室管理软件

3.4.1团队沟通交流软件

办公室中不同的部门之间可以通过软件进行办公交流,实现办公协同管理。DingTalk则就是具有代表性的沟通交流软件,可以实现不同终端的中文件互传,具有协同沟通的作用,在软件中可以实现电话会议、免费商务电话等功能,在软件上也可以实现出差、报销以及审批等相关操作,具有较为强大的功能作用。

3.4.2人才招聘管理系统

TalentLines 主要就是在人力资源管理系统上应用的软件,可以为人力资源的预测、规划、管理、跟踪求职流程,构建企业人才储备信息库等提供保障,具有综合性的功能作用。在现在的求职环境和人才市场上,具备高水平或特殊技能的适合人才越来越难以轻松获取,同时,也有出差订购报销软件、思路整理软件如幕布、销售管理工具如EC、表单制作工具如麦客CRM、演示文稿制作软件-斧子演示等等不同类型的软件,在办公室中合理的应用这些计算机办公软件,可以有效地满足不同的工作需求。

3.4.3基于无线网络的办公软件

在无线网络技术的发展中,在办公中也逐渐应用了一些社交软件,这些社交软件在办公管理过程中更有着重要的作用。例如,微信、QQ等软件为信息交互、文件查询提供了有效的技术支持。

3.5 商务办公中的应用

商务办公环境中计算机办公软件有着重要的作用,合理的应用这些办公软件可以提升工作效率,合理配置各项办公资源,提升企业利润的最大化。

在网络环境中,电子商务发展较为迅速。企业在电子商务环境中,通过网络宣传。销售产品。而在此环境中通过办公软件,利用庞大的功能进行文字处理、图片处理,可以丰富图片信息内容,展示产品的参数、性能以及细节,进而满足不同用户的不同需求。用户通过网络了解产品,激发购买预防,进而实现产品的销售。在网络环境中进行商品售后服务,可以通过计算机办公软件进行处理,实现有效的沟通互动,解决问题,达到统一。而企业的日常办公中也可以通过计算机软件拟定合同、进行财务处理、信息处理等相关操作。合理的应用办公软件无疑为各项工作开展提供了便捷。

4结束语

在计算机技术的支持之下,传统的办公模式逐渐退出历史舞台,现阶段无纸化办公、信息化办公在发展阶段。在此种环境中,合理的应用各种办公软件,实现信息化、智能化的办公管理,可以提升工作质量,增强工作效率,对于企业的持续发展具有积极的推动作用。

参考文献:

[1] 潘七君.计算机办公软件在办公室的应用[J].电子技术与软件工程,2017(08):66.

[2] 黄进杰.办公室计算机办公软件应用探讨[J].现代商贸工业,2017(02):174-175.

[3] 李丹.计算机办公软件在办公室的应用分析[J].信息与电脑(理论版),2016(23):164-166.

[4] 宗爱华.办公室计算机办公軟件的应用探讨[J].科技风,2016(20):25.

[5] 林雯.办公室计算机办公软件的应用探讨[J].科技展望,2016,26(13):17.

【通联编辑:光文玲】

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