廖昌兰

摘要：高校档案规范化管理，是提高高校档案管理工作的重要手段，也是衡量高校档案整体管理水平的重要指标。建立健全档案管理制度，对档案的质量全程跟踪控制管理，提高档案人员素质，是做好高校档案规范化管理工作的保证。

关键词：高校档案管理   规范化   浅析

档案的规范化管理，是提高高校档案管理工作的重要手段，也是衡量高校档案整体管理水平的重要指标，对于提高教学管理水平和人才培养质量具有重要意义。近年来，随着高校档案规范化管理的广泛深入，高校档案的规范化管理活动经历了一个从认识到实践，从实践到提高的过程，管理水平普遍提高，管理力度不断加大，管理经验也不断得到丰富。为了更好地满足社会对档案利用服务日益增长的需求，高校档案管理部门应以习近平总书记新时代中国特色社会主义思想为指导，深入学习贯彻党的十九大精神，牢牢抓住发展的历史机遇，主动适应学校发展的需要，切实推进档案工作规范化管理，促进高校档案工作再上一个新台阶。

一、高校档案规范化管理的根本保证：建立健全档案管理体制

随着档案法规标准体系的不断完善，标志着我国档案工作法制化、规范化工作又有了新的进展，对规范高校档案管理，提高高校档案工作水平，服务高等教育与社会发展具有非常重要的意义。

（一）档案法律法规为高校档案规范化管理提供了强有力的制度保障

《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》是我国档案工作的根本大法，随着一系列档案工作的行业规范标准的相继出台，如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》、《会计档案管理办法》、《建设项目档案管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等等，为高校档案规范化管理提供了强有力的制度保障，标志着我国档案工作法制化、规范化工作又有了新的进展。

2008年8月20日，教育部发布了《高等学校档案管理办法》（第27号令），这是国家档案局与教育部联合在原《普通高等学校档案管理办法》基础上修订的，充分体现了教育部、国家档案局对高校档案工作的高度重视。《高等学校档案管理办法》是指导新时期、新阶段高校档案工作科学发展的法规性和导向性的重要文件，为高校档案工作在新的历史时期实现快速、健康的发展提供了强有力的制度保障，对规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案具有积极的作用。

（二）建立和完善档案管理制度是高校档案规范化管理的可靠保证

首先，高校应当增强档案意识，将档案工作纳入学校整体发展规划。学校领导要重视档案工作，切实解决档案工作中存在的实际问题，将档案工作列入议事日程，提供必要的工作经费保障。建立适应学校档案工作需要的管理网络，对全校各种门类和载体的档案实行集中统一管理，做到“三个统一”： 统一领导、统一机构、统一制度。建立健全档案工作的检查、考核制度，将各部门归档案卷的完整率、齐全率以及归档时间等纳入学校年终考核指标，定期布置、检查、总结、验收档案工作。建立健全档案人员岗位责任制，强化责任意识，明确档案工作的分管領导，将档案工作纳入管理人员的岗位职责，切实增强全员抓好档案工作的责任心和紧迫感。

其次，学校应当建立和完善档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、利用、保密以及学校重大活动档案登记、档案人员岗位责任等制度，为高校档案规范化管理提供根本的制度保证。我校结合实际情况先后制定了档案管理办法、重大活动管理办法、声像档案管理办法等数十个规范化管理的规章制度，建立了档案查阅、借阅、利用效果登记簿，制定了切实可行的归档范围和保管期限表等，规范了各种门类、各种载体档案材料的具体整理方法，统一了档案的收集、整理、保管和移交等各个环节，初步建立健全了一整套与国家档案法律法规相配套的，基本适合我校实际的规范性管理文件，为规范我校的档案管理活动发挥了非常重要的作用。

二、高校档案规范化管理的关键：档案质量的全程跟踪管理

高校档案工作规范化管理的根本目标是促进案卷完整化、检索利用便捷化，从而实现档案保管利用价值的最大化。从文件的形成抓起，实施“以我为主”的部门立卷归档原则，明确立卷归档的范围和重点，进行科学合理分类，对文件的形成积累、移交归档等关键环节进行全程质量跟踪控制管理，不断提高归档案卷质量，对推进高校档案的规范化管理有极大的促进作用。

（一）文件材料形成的前端控制是推进档案规范化管理的前提

档案由文件转化而来，文件是档案的前身，没有前期的文件形成，档案管理工作也就成了无米之炊，没有了物质基础。因此，高校档案的规范化管理需从源头抓起，从文件材料形成伊始就维护其价值和意义。

首先，树立文书处理工作规范化与档案管理规范化同步进行的指导思想。做好文书处理工作是实现档案管理规范化的重要基础，高校文件材料形成部门应把住规范化入口关，做好实现档案规范化管理的前期基础工作。其次，加强文件制作规范化管理。文件制作的好坏，是影响档案规范化管理的主要因素之一，直接影响档案的案卷质量，在文件形成时应实行前端控制，做到三个基本要求：文件用纸质量要符合标准，文件字迹要牢固清晰，纸质和电子档案材料应同步归档。通过解决好文件制作规范化、标准化问题，不断提高文件实体质量，为高校档案工作规范化管理打下牢固的工作基础。

（二）立卷归档的过程跟踪是推进高校档案规范化管理的关键

立卷归档是高校档案规范化管理的关键环节，立卷组合的无序和重复直接影响着高校档案规范化管理。对立卷归档实施过程跟踪全程管理应做到以下几点：

第一，准确把握文件的价值，实行部门立卷归档制。学校各部门工作中形成的文件材料，需经档案管理部门审核鉴定后方可进行预立卷工作，对已经结束现行使命的文件，不能“有文必档”，经鉴定有保存价值的才能进入立卷归档程序，反之，则不能立卷归档，从源头上杜绝文件归档不严谨的现象，避免日后出现档案管理利用杂乱无章的无序状态。

第二，明确归档范围，进行合理分类。立卷方法的科学与否是决定和影响高校档案规范化管理质量的操作性因素，高校档案部门应监督、指导各部门科学地选择整理环节，编制分类方案，明确归档的范围、要求，遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，坚持“以我为主”的原则对本单位形成的文件进行立卷，从而提高档案的保管利用价值。

第三，强化收集措施，有效地维护全宗的完整。文件材料收集完整与否是决定和影响档案价值的重要因素，在归档工作中既要把握重点，分清主次，把住全宗的入口关，杜绝不该归档文件的混入，减少档案管理中的重复率和信息冗余度;又要加强制度约束，采取多种措施规范档案材料收集，特别是“帐外文件”收集，文件材料办理完毕及时收集，人员变动及时收集，重大事件或活动结束后及时收集等等，从而有效地防止应归档文件的散失，维护全宗的完整性，为高校档案规范化管理奠定坚实的工作基础。

第四，规范归档程序，切实提高归档案卷质量。为了有效地保证和控制学校档案的质量，高校档案管理部门应定期对已经整理好的档案进行质量检查，针对存在的问题，提出整改意见，切实保证归档案卷质量达到国家的标准要求。在推进档案规范化管理的工作进程中，高校档案部门要高标准、严要求，从有利于档案的分类和检索出发，严格规范部门立卷归档的工作程序，不断提高归档案卷质量，实现高校档案规范化管理的质量控制。

三、高校档案规范化管理的有效途径：提高档案人员素质

高校档案管理最根本的问题是人员的素质问题。目前，档案人员专业结构不合理，档案队伍素质偏低的现象制约了高校档案的規范化管理，而提高档案人员素质是实现高校档案规范化管理的有效途径。本着对历史负责、对社会负责、对人民群众负责的态度，高校档案部门首先应优化人员队伍结构，主动配备一些有敬业精神、业务能力强、相对稳定的档案人员，努力提高档案管理人员的素质，提高档案管理水平，满足社会对档案利用服务日益增长的需求。

其次，积极开展档案业务学习培训和档案业务指导工作，定期对部门兼职档案员进行业务技能培训。高校档案管理部门不仅要强化档案基础知识，还要着眼于档案的规范化、数字化管理，加强各种现代化知识和操作技术的学习，更好地适应档案信息化建设和高校档案事业发展的需要。加强对部门立卷归档的方法和流程等内容进行详细指导，使档案人员熟悉操作规程，提高实际操作能力，不断提升档案队伍的整体业务能力，推动高校档案的规范化管理健康发展，为社会经济发展提供更优质的服务。

参考文献：

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[4]姚美荣.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案，2009，（01）：56-57.

（作者单位：西华大学档案馆）