欧阳满兮

摘 要：基于高职院校目前对信息化建设的认知较浅薄、档案信息化建设的相关制度不完善、应用技术水平低、建设体系不健全等现象，本文针对这些问题对大数据时代推进高职院校档案信息化建设的有效对策进行探究，高职院校领导要提高对档案信息化建设的重视度，采用先进的理念，制定完善的信息化建设制度和管理制度，并配置相应的软硬件设施，加强对档案管理人员的培训，从而促进档案信息化建设的实施。

关键词：大数据时代 高职院校 档案管理 信息化建设

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）04-00-01

一、高职院校档案管理信息化建设现状及问题

1.信息化建设认知较浅薄

首先，档案管理人员在进行信息化的建设时只是将纸质的档案信息录入电子设备当中，将纸质档案转换成电子档案，工作的重心在于纸质档案转换电子档案的效率。档案信息化的建设，不只是转换电子档案，还有档案信息系统建设、系统功能规划等工作内容。

其次，目前大部分高职院校还没有对档案信息化进行深入的建设，还停留在最初是的阶段。档案人员对档案信息化建设的相关技术并不了解，没有对现代大数据信息技术进行系统的学习，因而没有掌握专业的信息化建设相关技术和内容，导致高职院校档案信息化建设水平较低。

2.档案信息化建设相关制度不完善

首先，档案信息化管理制度不完善，档案管理工作包含的工作内容较多，从档案收集录入、整理、归档、保存、查找借阅、利用等工作都需要进行系统的管理，尤其是档案信息安全保密工作的管理。

这些工作内容都需要进行全面的规划，管理制度就是档案信息化管理工作的规范，是让工作人员明确工作任务，规范工作行为，从而提高档案管理规范性和安全性。其次，档案信息化建设制度不完善，简单来说就是关于档案信息化建设的工作没有进行有效的落实，档案信息化建设进度缓慢，没有较大进展。

3.信息化建设技术水平较低

第一，高职院校档案管理工作人员专业性不足，大部分的高职院校档案管理人员工作年限较长，曾经档案管理都是纸质的，如今转换成信息化、网络化的管理，工作人员对信息化技术了解和掌握是有难度的。

第二，高职院校对于档案管理信息化建设的重视度低，没有组织档案管理人员进行信息化管理相关的培训，只是将信息化建设的任务下达至档案管理人员，档案管理人员进行信息化建设时就会出现盲目的现象，档案管理人员为了完成任务会自学信息化建设的相关内容，但是学习的效果不够专业，学习的信息化建设内容是浅层的，因而所应用的技术也是比较落后的。

4.档案信息化建设体系缺失

首先，高职院校的相关管理部门对档案信息化建设工作没有进行全面、系统的规划，也没有制定详细的信息化建设方案和措施，对具体的档案信息化建设没有过多的关注，没有进行相关政策的制定，而且并没有在档案信息化建设方面投入过多的资金，信息化建设需要引进先进的技术，购置信息化的设备，没有充足的资金，信息化建设是无法顺利的完成的。

其次，高职院校档案部门管理人员对信息化建设相关的内容了解程度不足，在组织建设档案信息化管理时没有进行全面的考察和规划。信息化建设需要相应的设备支持，在选购信息化设备时没有进行综合的考量，只是将现代先进的设备购买进来，并没有掌握其技术，而且有些先进设备并不适用本高校，导致一些较贵的设备没有有效的投入使用，造成浪费。

最后，档案信息化建设工作的效率较差，档案管理人员本身对信息化建设工作的重视程度也是不高的，在日常的工作当中没有紧迫感，还是保持以前清闲、慢节奏的工作状态，例如电子信息录入完成后，后续的信息整理和加工工作没有及时的进行，当时没有进行整理，后期进行的过程中对信息相关内容掌握就不够全面，工作效率和质量就会受到影响。

二、大数据时代推进高职院校档案信息化建设的对策

1.提高档案信息化建设重视度，采用先进理念

首先，要明确在大数据时代，档案信息管理就是对院校所有档案信息数据的管理，档案信息化建设可以有效提高管理工作的质量和效率。完善档案管理信息化建设对高职院校的发展有是非常重要的。因此高职院校的相关领导人员要重视这项工作，为档案信息化建设工作提供更多有效的支持，加大资金投入，采用现代先进的理念，应用最新的技术，推动档案信息建设的完善。

2.完善档案信息化建设的相关制度

首先，高职院校的领导要制定相关的信息化建设制度，将档案信息化建设的内容具体化，根据高职院校信息化建设的基本情况制定信息化建设的方案，将信息化建设的各个环节和工作任务合理的分配至档案管理工作人员身上，成立专门的信息化建设小组，同时制定相关的绩效考核制度，提高工作质量和效率。其次，要制定档案信息化管理制度，档案管理工作包含的内容较多，制定管理制度规范档案管理人员的工作，同时要设立专业的工作指导和监督人员，对信息化建设工作的进行全程的指导和帮助，提高信息化建设的专业水平。

3.完善信息化软硬件设备建设

硬件基础设施建设，包括必要的数字档案室硬件设备，如有用于运行各类档案管理应用的服务器，有可供存储电子档案数据光盘（库）或磁盘阵列、磁带机等数据保管、备份设备，有用于确保电子档案数据信息安全的软硬件设备等。

4.加强对档案管理人员的培训教育

高职院校档案信息化建设的目的在于提高档案管理效率，最大化体现档案的价值。在大数据时代，档案资源经过整合分析后要能够为教育决策提供依据，为院校的长远发展提供参考。这对档案管理人员的工作能力提出了新的要求。首先需提高档案人员业务能力，要积极参加各类信息化技能的专业培训，学习先进的工作方法。还可以建立激励机制，鼓励档案管理人员进步与创新。

其次，要强化档案管理人员的安全意识，档案资源当中大部分都是高职院校的重要信息，对档案信息的安全管理也是非常重要的。在大数据时代，人们的生活和工作都已经离不开网络，所有重要的信息都储存在网络当中，因此信息安全保密工作一定要做好，要对档案管理人员开展信息安全管理培训，学习现代先进的信息安全保密技术，提高档案信息的保密性和安全性。

三、结语

现阶段，高职院校的档案信息化建设还存在很多的问题，信息化建设的效率较低，技术水平偏低。高职院校领导要重视档案信息化建设，加大资金投入，引进先进的设备和技术，提高档案管理人员信息化专业水平，促进档案信息化全面完善和发展。

参考文献

[1]娄翠英.大数据时代背景下的高职院校檔案信息资源建设与共享[J].智，2016（21）.

[2]赵思佳，尹婷.大数据时代高职院校智慧校园建设研究[J].信息系统工程，2016（7）：147-148.