刘冰

摘 要：在单位日常运行中，档案管理占据着非常重要的位置，对单位各项管理工作的正常进行起着关键性的影响。档案管理具有较强的综合性、服务性与参与性，必须在结合实际情况的基础上，采取合适的方法和措施，使档案管理更加科学合理，增强档案管理的规范性与有效性。本文对档案管理的作用、存在的问题等进行了详细分析，并提出了具有针对性的方法措施，具有一定的参考和借鉴意义。

关键词：档案管理;数字化;思考

中图分类号：G271.6 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）06-0227-02

档案管理具有一定的复杂性和系统性，牵扯到档案文件的收集、储存、保管、电子档案录入、调用等多个环节，能够显著提升单位的人事管理水平，促进单位的又好又快发展。在传统方式下、人工化、繁杂化等问题在档案管理重比较明显，档案管理的制度流程、方式方法、人员设置等都存在一定的问题，基于信息化及网络化发展形势，需要探寻新的管理方式，促进单位档案信息管理工作的有效进行。

1 档案管理在单位经营过程中的重要作用

1.1 生产运营

单位在开展生产活动的过程中，对于先关业务的记录需要应道档案管理的方式，在多样化的形式下，对单位的经济发展产生着关键性的影响。生产运营是单位发展的基础活动，在这个过程中，账目报表、工作记录、表单等都包含在其中，直接影响着单位各个业务活动的开展和进行，同时在一定程度上对单位的正常发展起着借鉴作用。相关项目负责人需要对完成自身工作的基础上，采取合适的方式，恰当管理和保存档案信息，为单位的正常运行奠定良好的基础。

1.2 单位文化

档案管理关系着单位的全体人员，个人的档案信息不仅包括工作人员的个人基础信息，还需要记录和评价职工的工作态度、思想等，不仅体现着职工的思想和素质，也代表着单位的一种文化。部分单位会将会议中提到的珍贵信息、文字以及图片等收录到档案当中进行保管，并在今后的工作中对职工的成长轨迹进行记录，对职工进行一定的激励，在这种层面上来讲，档案资料信息具有一定的人文色彩，是单位文化的一种呈现方式，对推动单位的整体发展有较大的作用。

1.3 法律作用

很多单位在开展业务活动的过程中，会产生不同程度的法律纠纷，在解决的过程中，需要有一定的证据，档案管理工作能够对单位的各种业务活动进行详细记录，在一定程度上具有证据性的作用。在记录档案的过程中，可以将记录的档案作为证据，在解决法律纠纷中发挥出关键性的作用，有效的档案记录和管理能够维护单位的合法权益，保障职工的切身利益，发挥较强的法律作用。

2 目前单位档案管理工作存在的问题

2.1 单位档案管理资金投入不够

在传统档案管理中，人为的手工管理是最主要的方式，在科学技术不断发展的过程中，逐渐加大了计算机的使用范围。在这种情况下，纸质的档案管理已经不能适应现阶段的档案管理工作，与单位的发展需求是不符合的，体现出明显的落后性与封闭性。现代化的单位管理在进行档案管理的时候，需要较高的精确度，对文件的安全性与私密性要求较高，同时需要保证管理的服务和质量。但是，在资金缺乏的情况下，很多单位的档案管理部门不能进行有效的管理工作，加上设备的缺乏以及管理手段的落后，在很大程度上影响了单位的档案管理水平。资金缺乏的另一重要影响体现在人员上，有些单位的档案管理人员薪酬较低，大大降低了人员的工作积极性，最终造成档案管理工作的片面。

2.2 单位档案的收集力度不够

市场变化瞬息万变，对单位的竞争力和反应力提出了较高的要求，想要在市场中占据一席之地，必须对市场情况进行详细了解，把握市场的动态，充分掌握市场信息，在市场出现问题的时候，能够在第一时间迅速做出反应，找到解决问题的方式，避免造成较大的经济损失，保持在市场中的优势地位。然而，当前单位的档案管理缺乏严密完善的信息系统，信息收集的渠道较为封闭和狭窄，单位档案的资源比较片面，在整合信息的过程中会出现一些意想不到的问题，大大影响信息搜集的准确性和有效性。同时，在信息收集时间延后的情况下，会造成信息的失真，降低信息的有效性，内在价值受到较大程度的影响，致使单位档案信息不能很好地为单位的发展服务。

2.3 单位档案的安全性不够

在单位业务范围增加的过程中，出现了电子文件，在单位档案资料信息管理中发挥着关键性的影响。随着科学技术的进步，对档案管理工作提出了一系列新的要求，单位档案载体出现了越来越多的形式，呈现出多样化和丰富化的特点。在这种情况下，单位档案信息的管理非常便捷，能够通过简便方式，在短时间内进行信息的搜集和管理，但是在一定程度上加剧了信息的不安全因素，加上网络环境的复杂，经常出现信息被盗取或者难以恢复的现象。另外，档案信息管理人员对相关技术掌握和学习不到位，在管理的过程中，由于操作失误和不恰当等，会对数据的真实性和有效性造成较大的影响，严重降低了信息的安全性与稳定性，在信息泄露的情况下，对单位的正常运行造成了不可估量的损失。

3 提高单位档案管理工作水平应采取的措施

3.1 建立健全完善档案管理制度

我国有专门的档案管理制度，以《档案法》为核心，对档案局制定的各项制度为依据，形成科学完善的档案管理制度体系，站在法律法规的角度，充分意识到档案管理工作的重要性。针对当前单位档案管理工作中片面化、简单化，管理细则不到位，在档案管理制度的流程环节存在明显的漏洞，给档案管理工作造成一定的混乱。因此，必须制定出具有针对性的档案管理制度，在结合实际情况的基础上，使管理制度在实行的过程中能够不断完善，满足单位管理中的各项需求，为单位的健康稳定发展奠定良好的基础。同时，需要对档案管理制度中的各项原则和细节进行梳理，遵守各项档案规章制度，使单位档案管理的各项工作能够顺利进行，增强档案管理工作的科学性與严密性，增强档案管理的规范化特征。另外，需要制定出相应的监督方案，强化制度的监督职能，对档案管理各环节进行日常的细致性检查，使档案管理制度能够切实符合单位的需求。

3.2 做好档案管理工作的分解管控

从整体上看，单位的档案管理具有长期性和连续性的特点，在实际管理的过程中，可以将整个环节进行细致的分化，将其分解成很多个细小的环节，采取分步进行的方式进行管理工作的正常进行。从分解结果上看，档案管理涉及很多的环节，包括材料的收集、存储、分类、编码、整理及应用，各环节之间联系比较紧密，在相互依赖的关系下，形成管理的整个过程。在档案管理中，必须对整个环节进行全程管控，保证信息的完整，避免由于疏忽或其他原因等出现遗漏，提高档案信息的科学性与合理性。具体来说，需要收集和分类本单位的档案信息，针对其类型，将档案信息各自进行存放，为信息的查找和利用提供便利，节省信息搜集的时间，提高信息的利用率。严格监督档案管理的保存和查阅环节，保证档案材料的完整，避免出现遗失和缺漏等现象，设置相应的等级，明确档案信息管理人员的职责，使档案信息能够切实为单位的发展做出自身的贡献。

3.3 借助信息化手段，实行档案的数字化管理

现阶段，各种各样信息化技术的出现，给档案管理工作带来了较大程度的便利，涌现出越来越多、越来越新颖的档案管理形式。借助数字化管理手段，档案管理的效率能够得到有效提高，可以大幅度提高档案管理的效率，同时，大大提高档案信息的利用率，使档案信息的内在价值得到最大程度的開发。针对当前单位档案管理的情况，在传统的档案管理中，纸质化管理占据着很大的比重，这种管理方式比较一，并且在提取档案的过程中具有比较明显的局限性，很容易出现信息的错误等现象，影响档案信息使用的正确性。因此，必须加强档案信息的数字化管理，在足够资金的支持下，架设数字化档案管理软件系统平台，完善档案管理的数字化系统，完善网络化管理平台和电子档案数据库，将软件和硬件手段相互结合，提供良好的环境，在有效转化纸质档案的基础上，延长档案的保存期限，提高档案管理的数字化水平。

3.4 加强档案管理人员的职业素养

档案工作人员的素质和业务工作能力直接影响档案管理工作水平。因此，档案管理人员需要在定岗定编的保障下，针对编务规定的职责，切实完成自身的工作，提高档案管理的工作效率。在招聘人员的时候，需要重视档案管理人员的基本知识，避免在出现问题的时候不能及时有效的进行解决。另外，必须强化人员的专业技能，掌握新的管理理念，学习信息化和数字化档案管理的技能，在结合单位实际情况的基础上，切实提高相关人员的计算机操作和档案软件管理的能力，保证能够符合档案管理的相关需求，为档案管理工作的正常进行提供人才上的支持和保障。在设置好岗位之后，需要顺应时代发展的需求，对档案管理人员进行专业培训，遵循能者居上的原则，不让单位档案管理人员挂虚职，保证各司其职，各尽其责，在各自的工作岗位上充分发挥出自身的价值和作用，促进档案管理工作的正常进行。同时，需要加强人才之间的交流，让档案管理人员能够及时学习和交流，在相互竞争的过程中提高自身的专业素质。

4 结语

档案管理工作在单位的生存和发展中占据着基础性的位置，直接影响着单位的正常运营，在实际管理的过程中，必须充分意识到档案管理工作的重要性。档案管理要出实效，必须充分把握其特点，结合单位的实际情况，对存在的问题进行详细分析，建立健全完善档案管理制度，做好档案管理工作的分解管控，借助信息化手段，实行档案的数字化管理，加强档案管理人员的职业素养，多方位提升档案管理的工作效率。

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