摘 要 本文主要以分析高校办公室管理工作的新特点与新举措为重点进行阐述，结合当下高校办公室管理工作现状为主要依据，从实现办公自动化、提高工作人员综合素养、健全办公室组织体系、优化管理工作机制这几方面进行深入探索与研究，其目的在于提高高校办公室管理工作效率，为高校日后全面发展奠定坚实基础。

关键词 高校 办公室管理 新特点 新举措

一、引言

在高校管理系統中高校办公室管理工作具有至关重要的作用。办公室管理为学校的一个窗口，其不但连接学校与学生，还连接学校与社会，具有极强的传递性与连接性、辅助性，可以强化和谐校园建设，而在新时期背景下，高校办公室管理工作特点发生了改变，为此需要构建与之对应的新举措，来提升高校办公室管理工作效率，推动高校健康稳定发展。本文主要分析高校办公室管理工作的新特点与新举措。

二、高校办公室管理工作的新特点分析

现阶段，高校办公室管理工作的特点有先导性与政策性、繁杂性与综合性、服务性与科学性，具体如下。

（一）先导性与政策性

高校办公室管理工作，不但需要执行上级部门会议精神和规章制度，还需严格遵守校领导的指示，为此办公室人员需掌握高校规章制度制定状况，对此其一定要具有较强的综合素养，此外，其业务能力也需要十分熟练，如此才能满足实际工作需求，把学习国家政策当作是自身工作的重要部分，在实际工作中不断提升自身综合素养。如今，高校办公室人员，大都是从辅导员和教师等工作人员中选拔出来的，很少有专业人员，并且他们的受教程度和学习水平有所差异，这些不同，会给办公室管理工作带来巨大影响。[1]

（二）繁杂性与综合性

实际上，高校办公室工作十分繁杂，但其可以分为行政管理与教学管理这两点，教学管理工作不但要协助院系领导提升教学质量，还需协助主管部门确保业务工作不出现问题。而行政管理工作牵涉的内容比较多，且繁杂琐碎，但每项工作都十分重要。行政工作服务性较强，这让有关工作人员在实际工作中遭到心理挫折的概率增加。[2]

（三）服务性与科学性

在现代社会中，因为信息技术、网络技术的快速发展，让各大高校教学与办公活动皆进入了网络环境，该状况的出现给办公室工作人员的服务水平与工作质量提出了新要求。对于高校的行政管理者，其工作繁杂且琐碎，使其花费更多的时间与精力在工作处理上，而未学习专业知识，随着工作时间的延长，其专业知识十分匮乏，在现实工作中会受到巨大打击。[3]

三、高校办公室管理工作的新举措

为了保证高校健康稳定发展，相关主体需加强高校办公室管理，通过应用新举措，来提高高校办公室管理工作效率。目前，高校办公室管理工作的新举措有很多，其中比较典型的有实现办公自动化、提高工作人员综合素养、健全办公室组织体系、优化管理工作机制，具体如下：

（一）实现办公自动化

为了实现健康稳定的发展目标，高校需进入到智能化的办公网络环境，对办公室管理工作提出了新要求，要求高校办公室人员处理信息要提升实效性与全面性，如此才会满足当前不断变化的社会要求。在该种状况下，高校办公室管理需提升高度，需有针对性的硬件建设，例如办公室信息化，其是目前实现高校办公信息化的基本条件，是传统办公延伸的主要趋势，其在现代化社会背景下，信息技术、计算机技术同行为系统、科学系统有机结合的理论，为一门新兴技术。[4]若想提升高校办公室管理工作的实效性与系统性，一定要有对应的自动化设备做支撑，推动办公室自动化进程。为此，学校需给办公室配备先进的计算机硬件，重视自动化系统建设，把辅助决策、文字处理、事务处理等各个子系统有机结合起来，推动高校办公室管理工作效率提升。

（二）提高工作人员综合素养

首先，高校办公室工作人员不断学习，提升自身综合素养，办公室工作内容有诸多都与国家政策方针有关，为此，办公室人员需积极学习党政以及会议精神，把提升自身综合素养当作职业发展的根本要素。其次，需加大办公室工作人员培训力度，为了让有关工作人员可以高效地完成工作，需要其具备较强的专业能力应对常规工作，为此，高校需定期组织行之有效的培训活动，并构建与之对应的考核制度全面评价其专业能力，推动其专业能力提升。[5]最后，高校办公室人员需提升自学能力，加强自身组织协调能力，为有效开展工作做铺垫。

（三）健全办公室组织体系

首先，高等院校一级办公室，根据工作职能分为各个方面的秘书岗位，主要负责教学、招生、行政工作、科研工作等方面的组织，以及日常工作。其中每个负责秘书直接和分管领导交流，并且还负责直接和学院办公室的协调工作，创建一个有机整体，使该整体可以上下衔接。其次，高等院校一级办公室，属于学校基层级别，较为简单，其人员足够较少，易于管理，一般情况下，只需要设置一个系办公室。[6]在系主任的指引喜爱，对本系的教学、科研、专业发展、师资培训、学籍管理、学术交流、教学管理等工作的协调。最后，高等院校一级办公室，创建的科室和院、系一级不同，具有较强的复杂性，下设信息科、文秘科、行政科、综合科等等。这些科不仅对内，也对外，因此需要对结构进行不断完善，进而促进全校管理的正常运转。

（四）优化管理工作机制

第一，优化岗位责任机制。只有不断优化岗位责任制度，才能推动高校办公室工作人员在确定自身权责的基础上，恪尽职守，完成自己岗位工作，进而提升分析高校办公室管理工作的实效性。岗位职责的确定需严格遵守下述原则：一是构建责任制度需遵守精干效能和以事定岗的原则，结合工作所需的构建责任制度。二是量化岗位责任与权利，如此才能进行高效的责任制考核，保证责任制度的行之有效性。三是应用健全的检查制度，配备恰当的奖惩策略。应用奖惩分明的手段，对优秀的办公室工作人员进行检查，给予对应鼓励；达标的工作人给予一定奖励，而失职的工作人员需结合实际状况进行惩处。

第二，优化公文处理机制。构建行之有效的公文处理机制，切实防止公文挤压与错误的办事水平低、处理效率差的状况，由于想要提升办公效率，高效处理公文，一定要做好下述几点：首先，划分公文类型，切勿亂用，或是将不同的公文类型混合到一起，日常注意分类各种公文，加强相关培训。其次，统一规定公文格式及关系，如此才会实现高效的处理公文。最后，全面掌握公文处理流程，提升公文运作效率。

第三，优化会议机制。会议为一项高效沟通方式，另外还是各级领导贯彻政策，下达任务，推动校园建设的主要渠道，基于此，对于提升高校办公室管理工作效率会议具有至关重要的作用。若想保证会议质量，提升工作水平，需做好下述几点：首先，构建切实且高效的会议审批机制。明确合理的会议主题，确定中心，组织有价值的会议。其次，会前的准备工作。做好调研工作，集思广益，积极听取多方意见，记录好笔记，给领导提供有效的决策依据。最后，严格遵守会议纪律。构建融洽且和谐的会议氛围，防止早退或是不注重的情况发生。

第四，优化接待机制。学校并非是一个完全封闭的地方，其需要同外界进行有效交流，鼓励其他学校到本校参观。办公室为学校十分重要的窗口，其代表的是学校的形象。为此接待对于办公室人员而言有极高的要求，怎样优化接待机制：首先，需大力培养办公室工作人员接待能力，通过实践与培训的方式，让接待人员可以做到礼貌得体、热情待人。其次，需制定行之有效的接待方法，保证接待工作有据可依。

四、结语

在新的时代背景下，加强高校办公室管理势在必行，其不仅能够保证高校内部各个部门高效工作，还能加强高校核心竞争力。为此，相关主体需给予办公室管理工作高度重视，通过应用切实可行的手段，将其所含的实效性发挥出最大化，为高校在繁杂的经济市场中站稳脚跟提供助力。

（作者单位为华中师范大学）

[作者简介：王俊红（1963—），女，湖北宜昌人，本科，六级职员，研究方向：高校办公室管理。]

参考文献

[1] 章思思.关于创新高校办公室管理工作机制的几点思考[J].艺术科技，2018，31（11）：243.

[2] 左国玲.民办高校办公室管理工作创新性探究——以武汉某民办高校为例[J].科教文汇（下），2018（10）：137-138.

[3] 赵欣.试论创新思维与高校办公室管理创新[J].中国多媒体与网络教学学报（中），2018（10）：40-41.

[4] 谭震翼.新形势下提升高校办公室工作水平的若干思考[J].环渤海经济瞭望，2018（08）：123-124.

[5] 李桂娥.网络环境下高校办公室管理工作自动化探讨[J].计算机产品与流通，2018（06）：186.

[6] 徐钦梅.管理沟通理论视角下的高校办公室管理工作探析[J].福建警察学院学报，2018，32（02）：104-108.