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浅谈如何促成国有企业更高效的会议

2019-04-22张静

卷宗 2019年10期
关键词:国企高效会议

张静

摘 要:会议是企业内部信息沟通、上传下达、有效管理的手段之一,为企业的民主决策、科学管理提供了主要方式。高效的会议直接影响到企业管理成效,但往往国有企业因受国家政策的庇护,其内部会议因开会技巧不佳或过于频繁,造成会议效率低下。

关键词:国企;高效;会议

会议是企业内部信息沟通、上传下达、有效管理的手段之一,为企业的民主决策、科学管理提供了主要方式。高效的会议直接影响到企业管理成效,但往往国有企业因受国家政策的庇护,其内部会议因开会技巧不佳或过于频繁,造成会议效率低下。在中央提出关于改进工作作风、密切联系群众的“八项规定”中,其中一项就是要精简会议活动,切实改进会风,提高会议实效。由此可见,提高会议效率对国有企业提升内部管理具有特殊意义。

1 对造成国有企业会议效率低下原因的分析

1.1 会议目的不明确,会议成本不控制

由于国有企业的特殊性,使企业在一定程度上带有行政管理色彩,导致会议目的不明确,形式偏离解决问题的初衷。会议成本作为会议管理的重要组成部分,指的是召开会议过程中所花费的全部费用总和,包括直接成本和间接成本。直接成本是召开会议而直接投入的费用与参与会议人员消耗在会议交通费等为召开会议的全部支出;间接成本指的是由于召开会议而丧失让企业获利的机会或者因会议决策失误而间接导致企业利益流失。如:为参加会议而耽搁正在开展的工作,因工作的延误影响到计划的顺利实施,导致企业利益受损等。会议中的花费仅仅根据工作需要及企业实力而定,预算准备不具体,没有经费汇总,缺乏成本核查。

1.2 会前准备不到位,会间组织不得力

具体表现在:一是会议预案不具体,会议文件准备不够充分;二是主办方下发通知后不及时安排跟催、提醒参会者,导致到会不及时。参会者收到通知后不重视,不能准时到会却事先不请假或者本想准时参会却临时因事忘记或迟到;三是投影、话筒等会场所需设备未提前准备到位,导致会议延迟召开;四是参会人员对会议议题或背景不了解,在会议召开期间花大量时间解释;五是参会人员在会前没有进行有效沟通,会上发言重复、跑题或带着本位主义、抵触情绪等参会,为会议正常推进设置障碍。

1.3 会议时间不合理,会议决策不落实

会议时间是衡量会议效率的重要标准之一,高效会议要解决的主要问题就是“持久战”,选择参会人员时间不充足、精力不充沛的时段,也不遵守会议时间限制,根本不能达到开短会、办好事的目的。会议决策的贯彻落实是会议最终目的,然而很多时候由于会议决策草率缺乏可执行力或会后催办不得力等原因导致决策措施落实不到位并且严重滞后。同时,内部不重视会后落实情况的反馈,领导不追责,导致会议效率低下的窘况。

2 对促成国有企业高效会议的思考

2.1 明确会议目的,控制会议成本

国有企业的会议管理一般采用定性管理、经验管理模式,主观随意性较大,要切实改进会风,还需从源头上做到控制会议成本。一是要建立健全的预算审批和审计监督制度。制定严格的会议消费标准,加强对会议成本的控制和监督,对会议超标行为严惩不贷。二是会议组织部门要在会前做好预算,会后核算开销成本。三是要控制会议时间,降低会议成本。四是建议将会议成本纳入绩效考核。与此同时,要促成一场高效的会议,在开始组织时,无论会议规模大小、类型如何,会议组织者都要具体表述会议目的,让每位参会者做到心中有数,以便提前做好相关准备。

2.2 规范会议流程,做好各项准备

整个会议流程安排要做到周密、细致。从明确目标、会前准备、会中组织到会后落实,每个环节都要仔细考量,确保会议高效、有针对性,能达到预期效果。特别要注意两个方面:一是确定参会人员的范围要准确,数量要适度。过多则容易导致讨论偏离主题,延长会议时间;过少则不能有效征集意见和建议,不便于民主决策。二是会前的各项准备要充分,起码做到六个“及时”。通知内容要详细具体发出要及时,会议议程和人员到会情况落实要及时,会场布置要及时,会场设备调试要及时,会场划分区域告知参会者要及时,会场服务要及时。

2.3 创新会议形式,打造高效会议

随着网络、通信系统的迅速发展,会议组织者应考虑充分利用多媒体数字化平台,尽量选择电话会议、多媒体视频会议,也能达到身处异地却能参加同场会议的效果。据相关资料统计,平均一家职工人数在1万人左右的大型国有企业,工作人员每年参加会议的时间约占全部工作时间的30%以上;每年用于公务出差的费用高达千万元,而每次开会或会面中约有80%的时间需花费在路途。以上数据说明,会议组织者在考虑会议类型时,视参会人员情况选择视频会议能节约大量会议经费和时间。加之参会人员在本地,一切与会议有关的材料、文件、实物都在身边,更方便交流,有助于提高会议效率。

2.4 落实会议制度,确保科学决策

高效的会议必须保证形成的会议决策有可执行力,对会议精神和决策要第一时间传达。一是可以通过选择会议精神宣贯会、会议宣传报道、内部简报等形式,贯彻传达会议精神。传达过程要科学严谨、准确无误,同时要防止片面性,注意保密。二是某些会议在会后需要形成会议纪要,便于相关单位或部门落实。因此,会议记录人在会后要根據会议主持人的要求,遵照会议精神,迅速撰写会议纪要,呈主持人审阅后,形成会议纪要并分发至相关单位或部门。三是对会议议定事项要追踪落实,重点对会议提出问题是否解决、工作安排是否落实等情况进行检查,确保决议及时贯彻落实。

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