王一超

摘 要：如今，随着现代信息技术的进步，很多行业都引进了计算机信息技术。而医院的文书档案管理也采用了“双轨制”制度，促使电子档案和纸质档案并存，提高了医院档案的管理质量和利用效率。笔者针对“双轨制”在医院文书档案管理中的运用进行了分析，希望能为广大的相关工作者提供一些参考依据。

关键词：双轨制；管理；医院文书档案；利用

1 医院文书档案和“双轨制”的概念

医院文书档案指的是医院在开展各项工作的过程中，所产生的各种文件、录音、光盘等资料。这些资料体现了医院的业务状况，为医院的管理、维权提供更多参考依据。如今。医院的文书档案已经不再是一般的纸质形式了，其演变成了电子文书档案。

而“双轨制”管理制度，则指的是单位在开展管理工作时，将纸质文档和电子文档进行同步管理的一种形式。医院在采用“双轨制”管理模式时，先要由相关工作人员借助文书管理系统来录入相关的资料，同时通过打印来将电子文书档案转变为纸质档案，并保存在档案管理室。不仅如此，电子文书档案也会通过医院档案管理系统传递至相关的移动存储设备中。采用“双轨制”档案管理，会使得档案管理更加高效[1]。

2 目前采用“双轨制”管理档案时所存在的问题

2.1 电子文书档案和纸质文书档案内容不够完善、真实

尽管电子文书档案有模板，然而很多医院工作人员为了提高工作效率，都只进行了粘贴和复制。甚至没有对患者的情况进行详细描绘，导致档案产生了千篇一律的情况，无法为临床教学提供参考依据，不具备研究价值。此外，工作人员在书写纸质档案时很容易遗漏签名、签名不及时等问题。所以，也导致纸质文书档案不够真实和完善，不利于医院各项工作的开展。

2.2 “双规制”管理产生了资源浪费的现象

医院在采用“双轨制”来对文书档案进行管理时，档案制作、传输、管理等环节均是同步开展的。很多电子档案必须当天输出完成，当天打印。若是需要修改档案，那么就必须重新打印，这样就浪费了纸张。另外，随着社会经济的大力发展，人们的生活质量也得到了提升，因此更加注重自身的健康，所以医院的患者也进一步增多[2]。在这样的基础上，医院所采用的“双轨制”文书档案导致医院档案室的库房占有量增大，同时也加重了医院的经济负担。

2.3 工作人员的管理思想松懈

医院在开展了关于文书档案的“双轨制”管理后，促使档案管理有了双保险。但同时也导致一些工作人员产生了松懈的心理，他们认为有纸质档案作为保障，电子档案作为辅助，便不需要再进行精细化管理。同时，一些纸质档案管理人员则认为反正有电子档案，所以对纸质档案的管理也不重视。所以非常容易产生问题和风险，必须提高工作人员的管理意识。

3 “双轨制”管理制度在医院文书档案管理中的作用

3.1 提高档案书写、归档的效率

在过去，医院的工作人员主要靠手写的方式来书写档案，书写速度很慢，而且工作量很大。自从采用了“双轨制”来管理档案之后，电子文书档案有了标准的模板，可以直接套用模板，节约时间。而且在书写完成后，可将电子档案直接打印成纸质档案，根据一定的顺序来存储纸质档案，节约了归档的时间。

3.2 提高工作人员书写档案的质量

医院工作人员在书写档案时，可能产生字迹不清晰的现象，导致档案管理人员在管理时看不懂。而采用“双轨制”，则使得文书档案有了标准模板，同时也规范了格式和字体、名称、医学术语等[3]。因此使得电子档案更加规划，打印出来的档案更是非常整洁、明确，所以这也提高了工作人员书写档案的质量。

3.3 使得纸质档案和电子档案的管理更加方便

医院的纸质档案具备法律效力，但由于纸质档案容易损坏，所以利用率不高。尽管电子档案更加方便查阅和搜索，但数据容易修改，而且不具备法律效力。医院在开展“双轨制”管理制度之后，能促使电子档案和文字档案实现优势互补，从而提高档案管理的效率。

4 “双轨制”管理在医院文书档案管理中的利用

4.1 正确的认识文书档案“双规制”制度

医院管理者要正确的认识文书档案“双轨制”制度，并且重视管理中的内容，对工作有更加细致的了解。同时也要进行实际的考察，有针对性的开展管理工作。除了要提高工作的规范性，更要减少资源的浪费。不仅如此，管理者还要对档案管理人员、医务人员提出工作要求，从而保障档案的完善性、真实性。同时也要提高档案管理人员的管理意识，从而更好的开展“双轨制”管理工作[4]。

4.2 制定出文书档案“双轨制”的管理制度

医院必须要制定出关于文书档案的“双轨制”制度，将工作人员的工作情况和绩效挂钩。在过去对临床医护、信息管理、档案管理、计算机技术等管理人员进行职责设定的情况下，进一步完善工作细则，并且落实到细节中去。同时也要控制越权的现象产生，如果产生了修改档案、删除档案的情况，则要进行严惩，从而提高档案管理更加规范合理。

4.3 建立文书档案“双轨制”的管理流程

尽管目前医院在开展“双轨制”档案管理工作时，制定出了一系列的工作流程。但这些流程可能存在一系列的问题，必须进行完善、优化。如果是电子档案，工作人员及时进行上传即可。但要选择合适的载体进行保存，同时完成备份工作。而纸质档案则非常复杂，在验收纸质档案时，除了要对时间进行规定，也要在交接时签署名字[5]。进行归档时，各个科室的档案都要分别存储，方便今后的查阅和使用。在进行质检时，若是产生了问题，则要将有问题的档案放在指定地点，并进行反馈，同时进行完善和修订，使得档案管理拥有一定的保障。

4.4 对医务人员、档案管理人员进行培训

要想促使医院档案管理更加规范，就需要提高工作人员的素质。所以，必须对相关工作人员进行培训，并且邀请专业人员来进行档案“双轨制”管理的技能辅导。如果已经产生了问题，则需要实际的解决问题，同时遵循规章制度。此外，医院还要对“双轨制”档案管理的宣传，提高工作人员的思想觉悟，促使工作人员将“双轨制”档案管理精神落实到位[6]。

5 总结与体会

在互联网高速发展的今天，人们的健康意识提升，医院的工作量增大，医药行业档案管理范畴也越来越宽广，除了包括病例、病案、检查报告等，同时也包括医院管理过程中产生的人事档案、卫生档案、财务档案、医疗设备档案等。既有纸质的，也有电子的，所以也为“双轨制”档案管理奠定了基础。为此，医院必须合理利用“双轨制”管理制度，促使电子档案和纸质档案均得到合理管理。提高檔案管理的效率，同时也促使档案发挥出一定的作用。

参考文献

[1]崔岱.医院文书档案双轨制管理对医疗文书的管理价值[J].兰台内外，2019（03）：56-57.

[2]李军.大数据背景下军工企业“双轨制”文书档案的安全保密管理[J].办公室业务，2018（17）：99-100.

[3]刘文文.医院文书档案双轨制管理对医疗文书的管理价值[J].影像研究与医学应用，2018，2（15）：201-202.

[4]周灿.论档案“双轨制”管理在医院文书档案管理中的利用[J].兰台世界，2017（20）：77-79.

[5]农永英.双轨制管理模式在医院病历档案管理中的应用分析[J].人才资源开发，2016（12）：176-177.

[6]丁冬.电子病历档案与纸质病历档案双轨道管理机制的思考[J].赤峰学院学报（自然科学版），2013，29（05）：143-144.