裴鑫

摘 要：高职院校档案随着学校的建立而产生，并在学校发展过程中不断积累，是记录学校建立、变迁、发展和壮大的宝贵资料。本文以《组织机构沿革》编写为例，分析了高职院校发展过程中档案的保存价值，并就如何加强对档案资料的保护，提升《组织机构沿革》编写质量提出了几点建议。

关键词：高职院校；组织机构沿革；档案价值

从2003年高职评估，到2006年国家示范性高等职业院校建设，再到2014年国务院《关于加快发展现代职业教育的决定》的颁布实施，我国高职教育正逐步进行着转型升级。随着高职教育的进步和档案工作的发展，如何将档案信息资源最大化利用日益受到各大高职院校的重视，而《组织机构沿革》（以下简称《沿革》）的编写则是提高档案信息资源利用水平的重要手段。

档案真实的记录着一所学校的发展历程，是记录学校建立、变迁、发展和壮大的宝贵资料，是高职院校《沿革》编写工作的基础。《沿革》是立足于馆藏档案内容并进行提炼和加工的编研资料，目的是为了记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况，既是对档案资料的开发利用，也有利于档案资料的保存。因此，分析高职院校发展过程中各种档案资料的保存价值，提高档案工作管理水平，对于促进档案工作的科学发展，以及推动高职院校的健康发展，都有着重大的现实意义。

1 档案利用对《组织机构沿革》编写的意义

1.1 真实可靠，需要查阅档案资料

档案是历史的真实记录，是可靠的第一手资料。国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将《组织沿革》列入归档范围中“永久”保管的档案类别。高职院校《沿革》是一部浓缩的高职院校发展史，表现了一个阶段高职院校的历史变化情况，它记录了历史，也将成为历史，它立足于档案，也将成为档案，具有不可修改性，因此，它在内容上一定要存真求实、有据可查。所以，高职院校《组织沿革》的编写必须以馆藏档案资料为主要信息来源，确保引用材料的准确性与权威性，保证客观真实地再现历史[1]。

1.2 全面完整，需要参考档案资料

一方面是档案信息内容的完整。目前，我国大部分高职院校都是在国家发展的支持下，在原有的中等职业学校合并或升格的，有着深厚的文化内涵[2]，因此高职院校《沿革》一般具有时间跨度较长、内容广泛的特点，如：学校更名次数较多、校址变迁频繁、不同时期学校内设机构的变化多样、不同隶属关系下领导人及领导机构的产生与任免方式差异较大等。因此，要全面的记录高职院校内设机构、各个时期的名称变化情况、历任领导人姓名等情况，确保《沿革》内容完整、互相衔接、前后照应，就需要齐全的档案资料做保证。

另一方面是档案载体形式的全面。随着互联网等信息技术的发展，声像档案和电子档案在满足社会需求方面发挥了直观优势，所以编制《沿革》所需的档案资料，除了包括传统的文字资料外，还应有图片、视频等声像档案，以及各类电子档案。因此，在编写《沿革》的过程中，高职院校必须充分利用各种载体形式的档案材料。

2 做好《组织机构沿革》编写工作

2.1 强化归档制度，丰富档案馆藏

因为档案在收集、归档时，可能会受到当时当地的历史局限性，出现删除不准确的档案信息或未将档案资料收集上来的现象，加上对未来变化和需要预测不足等原因，归档不齐全不完整现象时有发生。当前，高职院校馆藏档案资源量虽然在逐步增加，但仍有许多历史文件缺失，有限的馆藏资源严重束缚了《沿革》的编写质量。

高职院校档案类型多、数量大、涉及面广，因此档案收集范围的大小、收集数量的多少以及收集质量的好坏将直接关系到档案利用效果。因此，高职院校要强化归档制度，包括制定完善的归档范围、设定合规的归档程序等，提高各类档案收集的完整性和规范化水平，特别是随着社会信息化的发展，网络技术的广泛运用产生了越来越多的电子档案，高职院校在开展档案收集工作时，对纸质文件和电子文档要做到同步归档，收集齐全；此外，还要紧密结合《沿革》涉及的范围，有重点的进行收集归档。

2.2 提高档案规范化管理水平

一是提高档案保管水平。在有条件的情况下，高职院校要积极改善档案保管基础设施设备，改善档案保管环境；此外，还要积极推进档案信息化建设，把重要档案资料进行数字化加工，建立档案资源数据库，从而延长档案使用年限和档案寿命，提高档案保管水平。

二是提高档案精细化管理水平。可定期开展馆藏档案清点整理工作，对照档案目录和交接清单，逐柜逐卷逐件清点，做到账物相符，目录与实体相符，提高档案精细化管理水平[3]。

三是提高档案检索效能和服务水平。积极完善检索体系，可对每个全宗的档案做好档案排架标识，制做档案分类排架电子检索表，从而有利于快速查找所需档案资料的存放位置，提高档案检索效率，促进档案利用。

2.3 加强宣传教育，增强档案意识

一方面，高职院校档案部门要积极在全校范围内宣传档案的价值，增强全体教职工的主体意识和责任感，引导他们树立档案意识，并在日常工作中重视资料的积累和保存；另一方面还要对各归档部门兼职档案员积极进行培训教育，使兼职档案员了解学校有关归档和利用等制度规范，明确自身职责。

总之，收集保存好高职院校各类档案，并将学校发展过程中有意义和有价值的事情编录进《组织机构沿革》中，能促进档案工作的发展以及学校文化的传承。因此，我们必须要以《沿革》编写为契机，重视对档案资料的收集和保存，从而使其能在学校转型发展过程中发挥更大的作用。

参考文献

[1]陆颖蕊.基于系统里思想的组织沿革编写技术初探[J].北京档案，2010（12）：24.

[2]葛春蕾.档案工作在高职院校校史研究中的作用[J].文化产业，2018（11）：140.

[3]平谷區优化库房管理 提升档案管理规范化水平，http：//zhengwu.beijing.gov.cn/gqrd/t1558116.htm.