摘 要：人事档案是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据。本论文分析了当前企业人事档案管理的存在的问题，探讨了改善人事档案管理的措施。

关键词：人事档案；管理

人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德才能绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。人事档案是反映个人成长历史的凭证和依据，是企业历史地、全面地考察了解和正确选拔人才的重要凭证，是企业合理配置人力资源的重要依据。

1 人事档案管理的存在的问题

1.1 人事档案内容不全面

有些基层单位人事档案材料收集不齐全、不全面，其收集的内容一般包括履历表、工资表、入党团材料等，再加上内容中有关个人经历的部分往往侧重于政治，千篇一律，缺乏反映近期德、勤、能、绩的材料，特别是业绩、科研能力和水平等方面的内容，使得档案内容不完整，不能全面客观地反映一个人的个性化发展和实际水平，不能满足当前人事工作的需要。

1.2 人事档案缺乏时效性

人事档案中的材料太过于陈旧，查阅人事档案时常常会发现有的人事档案只有早期内容的材料，而真正反映当事人近期动态情况的材料却少之又少，这说明档案跟踪太慢，时效性不强，不能做到根据个人经历的变化及时补充新材料。特别是一些重要的档案资料，因收集和传递手续不完备，而不能及时收集入人事档案。如有的干部受到表彰和奖励，文件发到人事档案管理部门后，由于档案管理人员的疏忽没有及时把材料进行归档，致使一些优秀人才异地调转时，查不到工作业绩的档案记载，对人才的成长和发挥其聪明才智极其不利。

1.3 人事档案缺乏科学化、信息化的管理

随着科学技术的迅速发展和信息化水平的不断提高，人事信息化管理系统早已在企业人事管理工作中应用，但总体来看，企业并没有充分发挥信息技术的作用，很对单位虽然把档案信息输入计算机中，但实际工作中要检索人事档案资料时还是以手工操作为主，无纸化阅档基本得不到实现，大大降低工作效率。

2 改善人事档案管理的措施

2.1 充实人事档案的内容

现有人事档案收集的材料不齐全、不完整，侧重于个人的历史记录，不利于反映个人的发展状况，无法满足用人单位的实际需要，因此要扩大人事档案的收集范围，充实人事档案的内容，使之能从多方位全面反映一个人。不仅政治历史材料要归档，而且要加强近期业绩材料、廉政材料、诚信材料以及有关个人的个性特征、道德操守、心理素质、身体状况等方面的材料的重点收集，切实为用人单位提供有价值的参考信息。

2.2 加强人事档案的动态管理

人事档案的当事人在社会活动中不断发生变化，人事档案应根据档案当事人的变化及现实情况的需要，缩短反馈信息收集、再利用的时间周期。人事档案管理人员要不断把新产生的有關个人经历的材料有选择地、及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性，加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案的信息进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况。

2.3 加强人事档案信息化建设

在科技技术的推动下，企业要注重加强人事档案管理的信息化建设。人事档案管理人员可以利用计算机来进行辅助管理，运用先进的设备和技术，将纸质档案资料转变成数据资料，实现纸质档案和数据档案的共存。还可以利用网络实现人事档案信息资源的共享，提高人事档案的利用，提高人事档案工作的效率。同时，要注重人事档案的安全管理，加强网络安全建设，设置防火墙，避免被病毒感染或黑客入侵而出现人事档案信息泄露的现象。

2.4 提高人事档案管理人员的整体素质

人事档案工作要求人事档案管理人员不仅要有较高的政治素质，有严格的组织纪律性和良好的职业道德，而且要刻苦专研业务知识，努力提高业务水平和工作能力。人事档案管理人员要进行档案管理基础教育，提高自身专业知识和专业技能。要掌握计算机贮存、加工、传递档案信息的基本技能，以及应用多媒体技术、网络技术等一系列现代化管理手段开发人事档案信息资源，做好人事档案管理工作，提升利用服务水平。

企业要提高人事档案管理意识，提高对人事档案的重视程度，对人事档案工作及时地进行改造和创新，提升人事档案管理工作质量，充分发挥人事档案在人力资源管理工作中的作用。

参考文献

[1]张华.浅谈事业单位人事档案管理问题[J].卷宗，2019（2）：134.

[2]常晓蕾.新时期人事档案管理工作探析[J].发现，2018（1）：201-202.

[3]关英慧.新时期人事档案管理规范化探讨[J].企业改革与管理，2017（14）：73.

作者简介

陆琳艳（1988-），女，汉，江苏省宜兴市人，助理馆员，本科，研究方向：固定资产投资项目档案管理、人事档案管理等。