杨郡

摘 要：当前，各个医院大都在档案资料的收集归档过程中还存在一些问题，特别是在网络技术的发展背景下，电子文件的收集也是必须关注的一个重要方面。本文对各类问题进行分类总结，并针对性地提出解决办法，为更好地收集、归档医院的资料提供参考。

关键词：医院文件资料；收集；难点；对策

在持续不断的医疗活动过程中，医院各科室产生了海量的历史记录，分别以文字、声像、图表、影像等不同形式出现，形成了医院档案的基础材料，特别是近年来在网络使用背景下形成的难以计数的电子文件，这些都是医院归档文件的全部对象。虽然医院方面一直在加强收集力度，但在具体的实际工作中还是存在许多问题，本文分别加以探讨。

1 医院文件资料收集的难点

1.1 收集困难

一是医院科室门类多，专业性突出，各有侧重，而且从业人员水平大体不同，使得医院档案分散性强，特别是以往医生在书写病历时字体随意，不仅增加了收集难度，也增加收集后使用的难度。

二是虽然医院兼职人员较多，然而从事档案管理人员却明显不足，而且在事实上，许多医院的档案管理人员流动性较大，大多还是从行政、护理等岗位转来，专业性较弱，档案意识不足。

三是医院基础建设或医改项目的时间都较多，有的经年累月，从勘察、设计、施工到交付使用，都需要很多时间，而在这其中，资料员往往都是兼职使用，到最后有些资料甚至都不知去处，使得相关资料从源头上失去了收集的可能。

四是医院在开展新技术、出台新制度、处理突发事件或纠纷等情况下，有些资料不能及时收集，有些资料在收集过程中又因处理其他事件而有所延误，这些都造成了医院档案信息的流失。

五是医院各类医疗设备较多，每年都需要新进或更新，这些设备在入库后有很多资料都会交到使用科室，与档案收集形成了事实上的冲突。

1.2 已经收集的资料不够全面

一直以来，医院大多注重纸质材料的收集归档，对于影像、音频、视频等电子文件则要求较少，需要重点推进。

1.3 归档文件材料质量不高

收集资料的工作质量，直接影响着档案业务水平的高低，很多时候，各科室为了完成任务，内容简单、格式不一、数据分散，甚至失去了档案的意义。

1.4 将没有最终完成的材料归档

实际工作中，一些科室为了避免档案工作的繁杂，在没有对资料进行整理、组卷、编号、去除杂物等的情况下，直接將分散的文件送到档案室，增加了档案整理工作量，也影响了后期使用效果。

1.5 电子文件难于收集归档

电子文件浩如烟海，收集起来有许多操作上的困难，具体体现在没有统一的命名标准，不同的人在制作不同的电子文件时主观性强，收集起来还需要一页一页地打开来看，无形中增加了时间耗费；另一方面，电子文件的保存只是局限在个人电脑上，从个人电脑上转移到医院进行集中归档，还需要更加先进的系统或软件，也需要更加完善的制度或标准。

当前，医院方面都认识到了计算机形成电子文件的快捷性，同时随着各科室计算机的普遍应用，几乎找不到手写文件材料，海量的电子文件给档案工作增加了巨大的压力，难于整理收集已经是重要工作。

2 解决医院文件资料收集困难的对策

2.1 医院开展资料收集的首要工作，应加强档案工作的制度化、规范化管理，确保各类文件材料能够完整归档

一是重视日常收集工作。医院档案工作面对的关键情况是科室多、专业强、人员复杂、文件分散、账外文件多，因此要加强日常收集资料的意识与措施，保证各类文件及时、完整留存。

二是强化档案工作人员的培训。通过岗前培训、岗中技能提升、经验交流等多种形式，对档案工作人员进行档案管理政策、制度、标准、要求等多方面的专业知识培训，进行档案收集、归档、保存、使用、专业术语等方面的技能培训，进行计算机操作、软件使用、信息传播技术等方面的操作技能培训，进行职业道德方面的培训，以全面提升档案工作人员的水平。

三是注重项目材料的收集。医院要在开始项目工程的建设时，同步执行相关文件的跟踪管理，随时将各类材料分类、编号、备份，经常邀请专业人员进行业务操作上的具体指导，以提高收集项目资料的精准度。

四是加强医院工作人员的培训。对各科室工作人员进行档案工作的培训指导，确定文件材料的收集归档范围，通过建章立制来探索完善收集方法。

五是在购入新设备后，设备档案工作人员参与验货，初步审核、收集、整理设备资料，按照档案要求，办理借阅手续，确定时间节点后及时将资料归档，确保原始资料完整。

2.2 为了促进医院相关工作的开展，能够反映医院建设、发展的各类活动、事项，以及日常开展的医疗诊治活动等，所产生的文字、音频、视频等各类资料，都应纳入收集归档范围，以保存利用价值

因此，医院档案工作人员要拓宽收集范围，同时配套推广使用基于计算机的管理平台，提高资料入档、使用的效果。此外，电子文件还应以时间、专业、事项等为单位，分别建立文件夹，完善医院档案资料库，为实现资源共享而打好基础。

2.3 提高归档文件材料的质量与安全

文件材料的质量与安全，是档案工作的关键所在。因此，应从源头上，对文件用纸、书写规则、编号规则等进行标准化的制定、实施与监督，以提高档案质量；对分散、修改等不完整的资料要及时进行补充、抢救、修复，建立档案资料登记、传播、使用的动态管理制度，并纳入相关人员的绩效考核体系当中，以确保文件材料的完整性。

2.4 医院应对归档的文件有明确的规定

收集归档的各类文件材料，应由医院各科室进行初步收集、整理、立卷，定期向档案管理部门移交，最后由档案工作人员进行专业的管理。医院应根据自身实际情况，对这一流程进行明确的规定，细化流程，提高效率。

2.5 制定电子文件归档新标准

当前，网络多、软件多、系统多、人员多等情况，造成了电子文件格式不一、互不兼容、留存有距的问题，因此，医院要结合自身情况，制定统一制作、保存、收集、传递、归档等的标准，实现持续可读、相互兼容的问题；要把现实中遇到的难点问题，通过标准化的制度来解决，特别是对电子档案的使用、打印也要同步做出原则性的规定；要制定电子文件格式规范，确保电子档案的持续利用； 要制定电子文件全程动态管理的数据标准，统一电子文件形成、归档、使用的数据标准，提高统一性，解决格式不同、使用率低的问题。

2.6 开展电子文件归档实践

从业务开展的角度，对电子文件形成、收集、整理、使用等各个环节进行落实；从保存格式的角度，从各类格式向标准规定的格式转变，保证电子档案永久不用；从安全措施的角度，从应用技术、网络运行、权限设置等各个方面进行360度的管理控制；从职能职责的角度，对人员、操作、数据、使用、责任等各个方面的行为，进行规章制度的规范与精细管理。

3 结语

总而言之，要采取针对性的方法措施，把一切有价值、各类不同形式的资料全部收集、归档，实现集中管理、统一标准，以维护档案资料的完整安全，达到档案工作标准化、精细化，为利用档案信息资源创造良好的条件，最终促进医院各项工作的高质量发展。

参考文献

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