陈伟华

摘 要：在新形势下，学校日益重视对档案信息进行开发利用。部分学校沿袭传统滞后的档案信息开发利用方式，难以取得良好的效果，无法有效满足多样化的信息需求。对此，学校有必要积极探究有效措施，加强对档案信息的开发利用。本文浅析了新形势下学校档案信息开发利用的意义，探究了新形势下学校档案信息开发利用的措施，以期为学校档案信息开发利用提供借鉴。

关键词：学校；档案信息；开发利用

对档案信息进行开发利用，是指遵循一定原则和相关要求，深入挖掘档案信息蕴含的使用价值，并借助各类具有较强科学性和有效性的方法，利用档案信息直接为各项社会活动和相关工作进行服务，实现对人们多样化需求的有效满足。在新形势下，学校要明确档案信息开发利用的意义，并立足于实践，采取有效措施对档案信息进行高效开发利用。

1 新形势下学校档案信息开发利用的意义

1.1 为学校管理决策提供有价值的参考依据

学校档案信息，是学校在特定时期和相关阶段，对各项信息进行综合统计，并将工作需要作为依据，有计划地对档案信息进行整理，据此对档案资料进行编写，增强其参考价值。学校针对各类问题实施管理决策时，档案资料即能提供有价值的参考依据。学校管理决策人员对于各项关注热点和重难点工作问题，可借助档案信息获取有价值的参考资料，有效增强管理决策的科学性和有效性[1]。

1.2 为学校教学科研提供相关服务

学校档案信息涵盖教学科研相关数据、技术成果以及经验教训。学校对档案信息进行开发利用，能为学校教学科研工作提供相關服务，能有效促进学校教学科研工作实现良好发展。学校对档案信息进行开发利用，能及时了解和全面掌握教育领域的前沿动态和教学科研成果，能为学校教学科研人员提供有价值的参考资料和相关信息，能为教学科研人员提供助力。另外，学校对教学科研相关档案进行归档处理，并对档案信息进行开发，在此基础上，将科研档案信息投入技术市场，为相关使用者提供有偿服务，能促进档案信息的高度共享，能推动教学科研水平实现大幅度提升，进而创造更为良好的教学科研大环境。

1.3 满足学校师生员工和社会各界的多样化需求

学校对档案信息进行开发利用，能有效满足学校师生员工和社会各界的多样化需求。例如，学校可对档案馆具备的优势条件进行充分利用，据此对本校发展的光辉历程进行记录，增强教职工对学校的归属感。学校还可基于自身情况，对档案信息利用中心进行构建，并向师生公开学校各项规章制度、具体发展规划、部门设置情况以及财务报告等内容，促进学校增强其透明度，并推动学校进一步实现民主化建设，将现有的档案馆建设成为高效便捷的档案信息利用平台，为学校师生提供多样化的信息服务[2]。

2 新形势下学校档案信息开发利用的措施

2.1 转变档案信息开发利用观念

学校对档案信息进行开发利用，要摒弃传统滞后的观念，对档案信息开发利用观念进行转变更新。学校要高度重视对档案信息的开发利用，将之作为学校管理的重要工作。学校要加大档案管理的宣传力度，档案管理部门要通过多样化的手段进行宣传，诸如发放档案宣传相关资料、举办档案资料展览等。学校要组织档案管理工作人员和学校教职工对《档案法》进行学习，从整体上提升学校教职工的档案管理意识，引导学校教职工深刻认识到档案管理和档案信息开发利用的重要性。学校领导要深刻认识到档案信息对于管理决策的基础性作用，进而对档案信息进行高效开发利用，为学校管理决策提供有价值的参考依据。

2.2 丰富学校馆藏档案资料

学校要丰富馆藏档案资料内容，为档案信息开发利用提供丰富的资源。具体可从如下方面着手：1）对档案收集的具体范围进行明确，将学校档案馆资料按照教学科研、财务会计等类型进行分类，对各类档案资料进行定期检查清理，有效保障档案资料的系统性和完整性。2）强化对各类文书档案的有效管理，对各类文件资料、影音像资料进行广泛收集和系统整理，为档案信息开发提供系统完整的原始资料。3）强化对学校教学科研成果的档案资料建设，彰显学校教职工取得的工作业绩，并促进学校提升其社会知名度，增强其社会影响力。

2.3 构建合理的档案馆藏结构

学校要构建合理的档案馆藏结构，为档案信息的高效开发利用提供必要的物质条件，并有效促进学校大幅度提升其档案工作质量。学校内负责档案管理相关工作的人员要加强与教学科研工作人员的沟通协作，对教学科研状况进行深入了解，有效拓宽档案管理思路。同时，档案管理相关工作人员要加强与学校领导的沟通交流，促进校领导加深对档案信息开发利用的科学认识和高度重视，有效获取校领导对档案工作的大力支持。另外，档案管理相关工作人员要加强对档案材料和相关信息的系统收集，及时对档案资料进行归档，并增强归档材料的系统性和完整性[3]。

2.4 借助信息技术对档案信息资源进行合理布局

学校要充分借助先进信息技术具备的技术优势，推动档案管理的现代化建设，并借助信息技术对档案信息资源进行合理布局。学校要对档案管理实施信息化建设，并高度重视对数字化档案进行广泛收集、合理编研、科学管理和有效利用，实现对档案信息现有布局的合理优化。具体可从以下方面着手：1）借助先进的计算机技术和相关信息技术，对档案内容和相关信息进行系统编目和合理整序，将现有的纸质档案转换为数字化档案，构建具有丰富信息内容的档案数据库。2）构建具有较强综合性的档案网站。学校要加强校园网与外部互联网的有效对接，对档案信息的实际利用范围进行有效拓宽，促进档案信息实现高度共享。3）构建高效便捷的检索体系。学校要对档案检索的相关工具进行科学编制，构建具备多样化功能的高效便捷的检索体系，实现对库存档案信息的全面覆盖，并将档案信息的形式特征和相关情况向使用者公布，最大化地向使用者提供档案信息，科学指导使用者对档案信息进行高效检索利用[4]。另外，要加强对计算机检索的推广应用，大幅度提高档案信息检索效率和便捷性。

2.5 加强档案编研相关工作

学校要加强档案编研相关工作，为档案信息的高效开发利用提供助力。学校实施档案编研，要合理确定选题。学校要深入考察新形势下自身发展需求，结合档案工作现状，合理确定编研选题，为档案信息的高效开发利用提供正确方向。学校实施檔案编研，要督促相关工作人员拓宽视野，深入市场开展调研，并对市场动态进行深入分析和科学预测，结合教育领域的发展现状，全面了解新形势下社会和各类群体对学校档案信息的多样化需求，增强档案信息服务的主动性。学校实施档案编研，要增强协作意识，加强与社会各领域的沟通联系，加强与各领域专家的协作配合，实现对档案信息的共同开发。学校要摒弃以往的封闭形态，使档案编研突破自身档案馆藏，拓宽档案信息传播的时效性和广泛性，实现对档案信息的高效利用。学校要针对档案信息构建相应的反馈系统。学校要对各类使用者的意见进行广泛征求，对档案信息涉及的开发利用进行完善，增强学校档案工作的系统性和合理性，促进学校档案工作实现良好发展。

2.6 对高质量的档案信息进行积累

学校要对高质量的档案信息进行积累，实现对档案信息的高效开发利用。在新形势下，学校教学科研的先进成果作为教育资源在技术市场中占据着重要地位，面临的市场竞争日趋激烈，这就要求档案信息具备较高的质量。对此，学校要高度重视对高质量的档案信息进行积累。学校要对档案信息实施有效的超前控制管理，在对科研项目相关档案材料进行积累和立卷等一系列操作前，督促档案部门加强科学指导、严格监督、有效检查，实现良好的超前部署，提前进行科学指导，增强档案管理运转的协调性，及时对档案信息进行查漏补缺，实现对高质量档案信息的稳固存储和高效开发利用。另外，学校要注重对科研档案进行深度开发，并将其投入技术市场，为市场提供有偿服务，实现对档案信息的广泛利用和对技术市场的有效开拓。学校内部负责档案管理的相关工作人员可制定合理的收费标准，对外提供有偿的科研档案和相关信息使用服务，增强档案信息的综合价值，并有效激发学校教学科研人员对档案资料进行归档的工作积极性。

2.7 对档案信息进行主动传递

学校要全面分析和深入研究库存档案和相关资料，对各类专题调查相关研究涉及的档案进行集中编目，大幅度提高专题报道的水平，为查找档案信息的各类使用者提供系统清晰的线索，据此实现对档案信息的广泛利用。学校要主动将专题目录和档案信息向各系部、各研究室、各课题组以及相关单位传递，促进对供需关系的有效沟通。

2.8 对档案信息利用效果进行收集反馈

学校要注重对档案信息利用效果进行收集反馈，据此对档案信息的开发利用进行优化改进。学校要对档案信息实施跟踪管理。学校档案登记处要针对档案信息的开发利用构建相应的利用效果跟踪卡，对档案信息的实际利用效果进行登记，实现及时记录，并对档案信息利用效果进行集中统计，并在此基础上实施综合分析，对相关经验进行总结，促进档案信息开发质量和利用效果实现大幅度提升。

3 结语

综上所述，在新形势下，学校对档案信息进行开发利用，能为学校管理决策提供有价值的参考依据、为学校教学科研提供相关服务，且能有效满足学校师生员工和社会各界的多样化需求。对此，学校可转变档案信息开发利用观念、丰富学校馆藏档案资料、构建合理的档案馆藏结构、借助信息技术对档案信息资源进行合理布局、构建高效便捷的检索体系、加强档案编研相关工作、对高质量的档案信息进行积累、对档案信息进行主动传递、对档案信息利用效果进行收集反馈通过等措施，实现对档案信息的高效开发利用。

参考文献

[1]杨柳红.新形势下中职学校档案信息开发利用的探究[J].广西教育，2016（18）：79-79.

[2]周丽娜.浅议新形势下高校档案信息资源的开发利用[J].科学家，2017（5）：74.

[3]安建彤.浅谈如何开发利用学校档案信息资源[J].教育界：综合教育研究，2016（7）：5-5.

[4]刘宏彦.基层院校档案信息资源开发利用的对策[J].兰台内外，2017（2）：54-54.