朱佳宜

摘 要：档案管理现代化是档案管理发展的必然趋势，在档案管理现代化过程中还存在档案标准化程度低，缺乏高级管理专业人员，档案管理投入不足等问题。需要通过加强档案管理标准化，实现管理现代化，加强复合型人才培养，加大档案现代化管理的投入等手段实现档案管理现代化。

关键词：计算机技术；档案管理；现代化

1 档案管理现代化的含义

档案管理现代化是以系统论等现代管理科学为指导，运用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，可进行档案的鉴定工作，利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。电子文件作为新型的信息载体出现在档案领域，将逐步替代传统的纸质档案载体已经成为一种必然趋势。

档案管理现代化是科技发展的必然结果，是社会发展和档案工作发展的必然，自从1946年美国制成第一台电子计算机以来，经历了电子管、晶体管、集成电路、大规模集成电路等，时至21世纪，电子计算机已经全面走向档案管理事业，相关系统软件数量和品种众多，都使利用电子计算机进行档案管理成为可能。档案管理实现计算机管理，已经成为档案管理现代化的重要途径和手段，具有速度快、系统性强、效率高、保存时间长、资源共享、便于检索和利用等优越性。档案现代化是一个动态的概念，是变化发展的，与动态的管理需求相适应、相统一。

2 当前档案管理现代化过程中存在的问题

2.1 档案管理现代化意识不高

很多的基层档案馆的老员工，一直以来都是用传统的方式来进行工作的，而且他们在日常的工作中都有着自身丰富的经验，而且自身的工作也非常的熟练，他们认为传统的管理方式已经很先进，不需要再进行改进。还有一些档案管理工作人员，虽然对档案管理现代化不抵触，但是对档案管理现代化的意识不高，普遍认为档案管理现代化，无非就是购买一些计算机、微缩机等，对于高科技的运用缺乏相应的意识和能力，认为档案管理工作就是将档案管好就行。而且对于档案馆来说，也没有对档案管理工作人员进行相应的培训，使得他们对档案管理现代化的知识了解不多、认识不足，使得档案管理现代化工作不到位。

2.2 档案管理标准化程度不高

档案管理现代化的一个重要基础就是档案管理标准化。而在实际的管理过程中，其管理体系复杂，而管理方式却很松散。同时，由于历史原因，不同档案馆在进行档案管理时，基本都是各自为政的，而且不同的档案馆管理水平有着很大的不同。而且档案馆之间的管理软件标准也没有形成一致，使得档案管理的标准化程度不高，存储的数据不够完善、准确，而且最重要的一点就是数据资源之间不能真正的共享，这对于档案管理现代化的实现是非常不利的，使得档案管理水平的提升受到阻碍。

2.3 缺少档案管理现代化人才

档案管理现代的前提条件就是人才的现代化。档案学这门学科的综合性很强，这就使得档案管理工作人员既要懂管理又要懂档案学。而从实际的情况来看，许多企业、事业单位的档案管理人员对于现代化的管理基本知识掌握不足，对于现代化设备的操作技术掌握不够。而且当前档案管理人员的流动性很大，很多都是以兼职的身份进行管理的，在结构和能力上都不足以满足现代化的需求。还有一些档案馆的档案管理人员年龄偏大，都在50岁左右，这些管理人员的知识更新速度慢，知识结构单一，是不具备运用现代科学技术进行档案管理的能力的。

2.4 档案管理现代化的基础工作不足

档案管理工作可以将一个地区的历史发展过程充分的体现出来，能够为地区的经济提供前提和基础。现阶段，我国很多地方的档案管理工作方面，收集文书的类型过多，然而专门的档案建设却非常缺乏，比如政治类的档案过多，而科研类的档案过少等，还有一些地区只将纸质档案进行收集，而对图片、视频等电子档案收集忽视了。在这种情形下，馆藏档案就会产生门类不全、资源单一以及信息存储过少等问题，对档案资

3 现代档案信息化管理的解决措施探讨

3.1 加强组织领导并统一管理

每个企业都是由若干个部门组成的，但由于部门太多，企业就并没有一个完整的档案管理系统，进而导致了企业在信息化建设中的脚步放慢，因此企业需要把现代档案信息化管理放在企业管理中的一个重要位置上，并实地进行操作。并且企业还要优化部门的组成，让企业档案管理工作专员、主管、企业政策改革部门人员、会计部门人员、资产管理部门人员等组成一个公司档案管理部门的改良小组，做到行动上统一部署，各部门之间相互配合，监督，发现问题立刻处理，每个部门取长补短，对企业档案进行信息化有序的管理。

3.2 加强建立符合信息化内容的档案管理体系

大中型企业档案信息化管理的首要条件就是建立和企业有关管理体系相连接的档案管理体系。档案文件的格式与处理方法要朝着多样化的发展趋势去发展，还要完全保留纸质档案的所有功能，实现档案的一体化发展。

3.3 加强培养现代档案信息化管理的人才

现代档案信息化进程是由管理人才的基本素质决定的，因此，企業要经常进行内部培训，培养高水平的档案管理人才。不到要对理论知识理解透彻，企业也要积极组织员工进行模拟实验，加强员工理论和实践双发展的良好趋势。

3.4 加强防护现代档案信息化的网络

为保证网络的安全，在现代档案的信息化管理中推荐使用封闭式网络，必要的联网时，要启用网络安全防火墙。同时，为了能够从源头上组织病毒侵入，企业要对现代档案的信息化网络制定相应的规章制度。另外，为了加强记录档案计算机的防病毒能力，需要安装杀毒软件，在开机时自启，也可以有效的抵御病毒侵害。

4 总结

档案信息化建设是各个政府和企业加快信息化建设的重要环节，需要进行合理的规划，并建立起一个完善的档案管理机制，提高档案信息化的管理质量。档案信息化管理是在档案管理中不可缺少的一个环节，我国在档案信息的管理中，虽然取得了一些成就，但仍然有一些问题需要解决，将这些问题顺利解决才能更快的发展档案信息化。综上所述，要把档案信息化管理作为政府和企业长期需要重视和发展的内容，努力培养人才，来适应复杂多变的信息化发展趋势。

参考文献

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[2]李山菊.浅议档案信息化管理工作的问题与对策[J].机电兵船档案，2014，（1）：83-84.

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