赵一骄

摘 要：高职院校承担培养专业型、技能型人才的重任，对于高职院校的档案而言，分为教学档案、科研档案、人事档案等管理内容，在高职院校档案管理的过程如何实现高职院校档案信息资源促进高职院校建设与发展，为高职院校不断的提升科研能力、教学水平、管理质量提供有益的参考和数据支持是值得研究的课题。本文对于高职院校档案信息资源开发现状和开发实现进行研究，在此基础上提出对策建议。

关键词：高职院校；档案；档案信息资源

1 高职院校档案信息资源的现状

高职院校承担培养专业型、技能型人才的重任，对于高职院校的档案而言，分为教学档案、科研档案、人事档案等管理内容，在高职院校档案管理的过程如何实现高职院校档案信息资源促进高职院校建设与发展，为高职院校不断的提升科研能力、教学水平、管理质量提供有益的参考和数据支持是值得研究的课题。从高职院校档案管理的现状看。一是对高职院校档案的管理意识薄弱。目前，高职院校档案管理制度仍不完善，相关的技术设备跟不上院校发展的要求，最终导致教职工对于档案的信息化管理意识薄弱。而在档案管理过程中，对于发生的新问题不能及时有效的解决，信息更新速度慢，不管是什么样的档案处理都只是生搬硬套传统的档案管理制度，造成高职院校档案管理工作出现各种各样的漏洞。比如，学院一般都是采用电子文档的形式下发各种文件，但是有的档案管理员或者教职工在接收文件之后没有及时存档的意识，或者有人以为会再次下发纸质的文档，所以就顺手删除了文件，之后若是再需要这些文件，只能再次去学院的行政部门索要，十分麻烦。 二是档案管理人才匮乏。第一，在当今的高职院校档案信息资源开发的过程中，档案管理的专业技术人才严重缺乏，大量档案鉴别、数据整理、档案编研等技术性强的工作无法顺利开展。当前，以信息技术为支撑的大数据分析与档案管理都精通的人才少之又少。在院校的档案管理中，很多工作人员没有或很少接受过院校档案信息资源的专项培训，缺乏档案管理的专业理论知识和档案信息资源开发的基本技能，这些制约因素都在一定程度上影响着档案信息资源开发的步伐。更有甚者，许多高职院校根本就不重视院校档案管理工作，只是在其岗位上象征性的安排一些人，做个闲职，这导致档案管理的基本要求无法实现，而对于档案信息资源开发更是难以开展。第二，有的高职院校档案管理部门配备的计算机十分陈旧，系统严重老化，档案设备不足，技术手段极端落后。三是网络技术维护不足。在高职院校档案管理的信息化建设中，档案的信息化虽然能够实现档案信息共享，但是，高职院校档案本身存在一定的机密性，在档案管理过程中，要严防黑客以及电脑病毒的入侵。部分高职院校在网络维护方面不重视，一旦机密文件被恶意攻击，只能去找开发商帮忙解决问题，这种做法不仅为高职院校的档案管理工作带来了一定的麻烦，也为院校的档案机密性埋下隐患，甚至可能给院校外部人员以可趁之机，暴露相关学生的私隐信息，不能保证学生的人身财产安全。四是数据质量和标准无法保证。在高职院校档案管理的信息资源开发雏形形成之后，当档案管理人员调出学生信息，通过仔细的研究、对比、分析，就会发现，现有的档案管理数据库出现了很多信息缺失或者信息标准不一致的现象。这种情况对院校档案管理以及信息筛选工作造成一定的阻碍。

2 高职院校档案信息资源开发的实现

随着信息技术的不断发展和大数据挖掘、分析技术的深入，高职院校檔案信息资源开发和利用成为了高职院校档案管理中所必须开展和解决的问题。高职院校档案信息资源开发利用的实现应从以下三个基础方面工作做起。一是在思想上重视高职院校档案信息资源对于院校建设的重要作用，对于档案信息资源开发利用的目的和意义要有清晰和明确的认识，把档案管理的内容不断丰富，通过对已有的档案信息资源的开发与利用为高职院校的发展服务，同时档案信息资源通过编研、数据分析能够为提升教学水平、管理水平提供有益的信息与数据支持，在认识到高职院校档案信息资源开发利用的意义的基础上开展相关工作，其效率与质量能够得到较好的提升。二是建立和完善高职院校档案信息资源开发的环境，对于档案信息资源开发利用的环境而言，需要从基础环境与软环境两个方面进行建设。在基础环境建设方面，应建立能够满足档案信息资源开发利用的硬件设施、通讯网络、办公场所等；在软件环境建设方面，应开发与本学校档案管理相适应的开发软件，专业的开发人员与维护人员等方面的条件。三是引进和培养高职院校档案信息资源专业人才，随着信息技术的不断发展以及档案管理学科研究的不断深入，档案信息资源开发利用需要有复合型的人才来实现，在高职院校档案信息资源开发利用过程中一方面可以引进相关专业人才，通过人才带动高职院校档案信息资源开发利用的起步工作，另一方面可以在本院校现有人才的基础上采取走出去请进来的方式加以培训，使之能够胜任高职院校档案信息资源开发利用工作的要求。

3 对策建议

高职院校是培养专业化、应用化人才的重要基地，在培养专业化、应用化人才的过程中，应高度重视高职院校的档案信息资源开发利用工作，从档案信息资源中寻找有价值的教学经验、教学成果、教学内容等参考信息和数据，为推动高职院校更好、更快、更强的发展提供决策参考依据。在高职院校档案信息资源开发利用的建设与实现过程中，一是要建立健全高职院校档案信息资源开发利用的制度与规范，通过高职院校档案管理制度、管理流程、管理职责、管理规范等一系列基础性规范促进高职院校的教学档案、科研档案、人事档案的管理水平提升，在此基础上建立健全依托于档案的信息资源开发利用制度和规范，以制度和规范促进高职院校档案信息资源开发和利用的进度。二是强化高职院校档案信息资源开发利用的管理，管理是基础，在高职院校档案信息资源的开发利用过程中要强化高职院校档案信息资源管理工作的质量和效率，通过管理提升档案鉴定、档案收集、档案存储、档案编研等一系列档案管理各个环节的工作，为高职院校档案信息资源开发利用工作提供夯实的基础。三是制定和实施统一的档案管理标准和指标体系，为了能够更好的进行高职院校档案信息资源的开发和利用，实现高职院校档案信息资源开发利用过程中的共享应建立统一的管理标准与指标体系，形成院系之间、院校之间的档案信息资源共享。

参考文献

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