崔林芳

摘 要：档案信息化建设是时代发展的必然趋势，也是档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。本文将对档案信息化理论的含义以及目前我国档案信息化建设中存在的问题进行分析，提出相应的解决对策，也希望对档案信息化工作的开展起到一定的参考。

关键词：档案管理；信息化建设；问题及对策

档案是重要的战略信息资源，富有极强的现实价值和历史价值，深刻地影响着国民经济的发展与社会的文明进步。如何有效的开发利用這些宝贵的档案信息资源，一直是档案事业发展的关键问题之一。进入21世纪以来，计算机技术和网络技术迅猛发展，信息化水平逐步提高，隨之对档案的管理方式也提出了更高的要求。在此背景之下，档案管理工作应适应信息社会发展的要求，积极运用信息技术提高档案工作现代化水平，思考档案信息化建设过程中面临的问题和困境，探索档案信息化建设对策。

1 档案信息化相关理论分析

档案信息化这一概念是档案工作发展到一定历史阶段的社会形态，而不是瞬间形成的结果。档案信息化是指利用现代信息技术完成档案工作的过程。主要强调的含义有：第一，信息技术在档案管理中得到广泛、深入的实际应用；第二，通过各种方式方法整合档案信息，使信息资源化，以得到社会的共同使用，并转化为所需资料；第三，档案信息化逐步渗入全社会信息化发展之中。

档案信息化的基本内容包括六个方面，分别为档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设与档案信息安全保障体系建设。

档案信息化的主要原则，以全国信息化领导小组和国家档案局的统筹规划总统原则为导向，参考各地区各部门的具体实施原则，包括统一规范和标准，试验先行、推广在后，分步进行、总结渐进，合作、共享、保密。

2 档案信息化建设的意义

1）时代发展的趋势。近年来，社会信息化的主机发展，信息资源成为社会经济活动的重要战略资源，而档案作为信息化的主要载体，在人力资源管理等方面的重要性日益凸显，加上信息技术的发展和档案管理开放化、社会化转变，为档案管理信息化建设提供了条件，这是时代发展的必然趋势，也是我国信息化管理工作的迫切需要。

2）档案信息安全性的需要。传统载体档案在数字化后，将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，从而保障档案实体的安全。

3）档案工作效率提升的需要。在档案管理中必然会涉及大量新信息，通过网络可以加快更新速度，对本部门管理范围内的档案信息进行实时更新，实现资源共享，消除传统纸质信息更新的烦琐工作，降低工作人员的劳动量，使管理人员有更多时间扩充知识，有利于提高工作人员的业务水平。

3 档案信息化建设的不足

1）档案管理制度不够完善。企业在进行档案管理时，存在档案信息化建设过程中的缺陷，甚至很多企业没有意识到档案信息化建设的重要性，因此，存在的一些问题也没有得到改善。所以，现如今企业在进行档案管理信息化建设时面临的一个重要问题就是档案管理制度问题。因此，必须做好档案管理工作，切实提高档案的有效性以及实现其功能作用，辅助企业良好地发展和进步。与此同时，由于企业每个部门之间都与档案部门有所关联，完善档案管理制度对企业其他部门的管理工作以及制度的完善起到引导作用。

2）档案信息化建设专业人才较缺乏。档案信息化管理工作，离不开人员的支持。所谓以人为本，人才是一个、部门和社会发展的核心的要素，因此相关管理人员必须具备档案专业的知识以及信息技术知识和计算机实践操作能力。但是，我国现阶段档案管理的专业人员还比较缺乏，很多都是非专科人员，并且有些档案管理人员只是在简单培训后就上岗工作，缺乏对于相关操作流程的了解。所以，很多企业缺乏具备档案专业知识以及信息化技术操作能力的综合型人才，不利于档案信息化建设的持续发展。

3）对档案信息化认识不足。受到传统思维和工作方式的影响，采用手工书写和人员整理的方式已经深入人心，虽然数据、信息众多、工作冗杂，但人们已经习惯了这种方式。要进行档案的信息化对于传统的人员设置、工作要求改变较大，并且很难得到档案工作人员的理解和接纳。随着互联网的发展，各个行业和部门积极利用这一便利基础，顺应时代发展要求，提升各方面的效率。档案的信息化也是如此，不仅可以提高档案的个人工作效率、提高部门的整体职能效率，还有利于对档案信息化模式的不断探索和完善。随着信息化时代的到来，若一味坚持传统思想观念是不可取的，所以必须加强对档案工作者信息化知识的宣传，并传递相关积极信息，鼓励员工积极开展档案信息化工作，提高对档案信息化建设的认识。

4）欠缺资金。对于企业档案管理工作而言，信息化建设工作离不开资金支持。但是与很多其他工作相比，档案管理工作没有受到企业的重视。所以，企业对档案管理所投入的精力相对较少。此外，相关工作人员缺乏前瞻创新意识，不积极争取领导支持安排资金，没有足够的资金用于档案管理的信息化建设，导致档案管理信息化建设工作不能有效推进

4 加强档案信息化建设的对策

1）完善管理制度。由于信息技术的提升，传统的档案管理制度已经逐渐不能适用现代化档案管理工作，为了跟上时代发展的脚步，应该对相应的管理制度进行不断优化和更新，确保档案管理信息化建设。因此，完善的管理机制是现阶段进行档案信息化建设的关键环节。除此之外，还应该对档案管理人员设立相应的奖惩制度，充分调动相关管理人员的工作积极性。

2）培养综合型人才，加强素质教育。档案管理信息化建设需要以高素质的档案管理人员为基础，因此，应该加强对档案管理人员的培养。比如对档案管理人员进行培训，邀请专家举办讲座，时刻确保管理知识与时俱进，跟上时代发展的脚步。同时利用校园招聘、社会招聘、人才引进等方式，加大专业人才的招收，吸收实施档案工作的新鲜血液，使专业人才在完成本职工作同时，带动其他工作者的进步，形成良好的档案信息化工作环境。

3）转变传统观念，提高信息化意识转变传统的观念，接受新的事物面临着很大的挑战，但是档案管理人员必须坚定档案信息化的决心，逐步树立信息化观念，实现档案信息化的逐渐过渡。档案管理人员要充分认识到信息化的这个大环境，认识到档案信息化的重要性，认识到信息化对于整合资源、促进共享的重要性，各部门要将档案信息化作为发展战略，并提到实际日程上。这符合档案事业改革创新的发展方向。档案工作者也要积极接受信息化工作方式，认清档案发展的大方向，加强工作责任感，树立现代化管理理念。通过领导与职工的共同努力，实现档案信息化建设的进一步发展。

5 对档案信息化建设战略模式的建议

我国经济发展水平的不平衡性与差异性问题，决定了其档案信息化建设战略模式的选择必须考虑以下因素：一是档案信息化建设必须与经济发展水平相吻合；二是档案信息化建设必须具有中国特色。基于此基础上，我国信息化建设可采取“分步渐进，重点突破，适度跨越，梯次前行”的综合性发展模式。

6 结束语

总而言之，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成是适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。虽然档案信息化建设已经受到广大人士的关注，但是其中也存在许多问题，会导致档案信息化建设受到阻碍。所有，档案工作者应当深刻认识档案信息化建设的重要性与必要性，抓住机遇，迎接挑战，创新档案管理信息化建设，采取积极有效的对策，推进档案信息化建设，进一步改善档案信息服务，使档案信息资源得以深入开发和利用。