刘艳琪

摘要：高校要通过加强队伍建设、制度建设、保密工作和信息化建设，来规范高校财务档案管理，以促进高等教育事业的持续健康发展。

关键词：规范;财务档案;管理

随着中国社会主义市场经济发展的深入以及中国高校办学自主权的扩大，高校的办学环境发生了很大的变化，高校财务档案管理体制也正发生着重大转变。高校的财务档案管理在整个学校管理工作中的地位日益突出，资金成为制约学校发展的关键因素。我们必须以科学发展观为指导，规范和完善高校财务档案管理。

一、加强高校财务档案管理的队伍建设

财务档案管理的队伍的建设必需建立在高水平思想政治素质和业务素质的基础之上，二者相辅相成，缺一不可，这是评价优秀财务档案管理人员水平和能力的唯一标准。作为高校的财务档案管理人员要以科学、民主的态度进行工作，坚持用马克思主义哲学的观点和方法看待和解决问题，以开放的思维主动、灵活处理实践中的各种问题。财务人员要忠于职守、秉公办事、廉洁自律、科学理财。要有法律意识，富于责任感，自觉抵制不正之风，作到真正意义上的“德才兼备”[1]。

学校要组织现有人员有计划、有组织、有重点地进行财务档案管理知识的培训，注重业务水平的提高。对有发展潜力的财务档案管理人员进行培训，培训的关键在于提高综合业务知识、特殊技能，达到改变观念、更新知识、提高意识，以适应快速发展经济的需要。同时，还要有计划的吸收应届的财会专业毕业生加强人员的梯队建设。更应該看到，随着经济环境的变化和工作手段的更新，有计划的吸收一些相关专业的毕业生也是不可缺少的，如计算机专业、统计学专业、经济学专业，以适应实行会计电算化以后计算机硬件设施、网络维护和维修管理以及财会软件开发的需要。

工作中采取协调和统一相结合的原则。协调统一是我们有效完成工作任务的必要条件，协调是讲求合作、团队精神，增强凝聚力。统一是建立工作标准，提高要求，公正、客观地解决长远目标与现实问题。只有把两者结合起来，才能使个人的价值得以体现，保持财务档案管理队伍自身的生存活力与健康发展[2]。

二、加强高校财务档案管理的制度建设

高校财务档案管理的制度建设的重要性在于，它能够规范行为，确保计划目标得以落实，尤其是当高校的发展达到一定规模的情况下，财务档案制度建设显得更为重要。若缺乏制度的保证，各项工作的进展过程就将难以控制，走弯路将不可避免。只有健全各种制度才能从根本上加强档案软环境建设，做到日常的财务档案管理活动有章可循。

高校要根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合本校实际情况，建立健全档案管理的规章制度。高校应将财务档案管理工作纳入学校工作的总体规划，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一整套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《立卷归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序[3]。

既然花费时间和精力把制度制定出来，就要有章循章，遵守制度，不要随意地去改变。一定要尽量避免出现制度制定不到三个月，就发现已不适应现实情况需要修改的状况。这就要求在制定制度时要充分调研论证，要处理好制度的制定、修订和执行之间的关系。另一方面，由于形势在发展，高校的事业在发展，很多制度可能过一段时间就不符合形势发展的要求，需要修改，这就要根据客观需要，与时俱进。

三、加强高校财务档案管理的保密工作

财务档案的库房管理是档案保密的重点，从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的高校，往往将库房附设在办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。要想方设法加强财务档案管理的硬件建设，腾出专用库房、阅档室，并做到两室分开，库房建设要做到“七防”，设施齐全。档案库房应指定专人负责管理，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障[4]。

档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续齐全清楚，而且要防止“无形”的储存在头脑中造成秘密的泄露。财务档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是财务档案保管工作的基本任务，也是财务档案保管工作的目的。财务档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使财务档案保管得完好无损，不至因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使财务档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是使财务档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是使财务档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。财务档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础[5]。

四、加强高校财务档案管理的信息化建设

财务档案信息化是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快，档案基础业务建设的重心必须向档案信息化建设转移，以不断提高档案的信息化程度。首先，要加强规划，积极参与电子政务建设。档案信息化的规划与纳入是档案信息化建设的关键，积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容主动纳入建设规划，探索利用统一的网络平台整合档案信息资源，最大限度实现信息资源共享的有效途径。其次，加快档案数据库建设，实现档案信息资源共享。档案数据库是实现档案信息化建设的基础，它主要包括电子文件档案化和传统档案电子化两部分内容。档案数据库建设主要完成以下内容：一是加速馆藏传统档案的数字化，大幅度提高档案数据库的信息量。在做好档案条目输入的前提下，逐步完成馆藏的各种载体档案进行多媒体处理和光盘存储。二是通过对各序列的档案进行计算机档案管理的宏观指导，加强电子文件归档管理，确保归档管理的电子文件的完整性、真实性和原始性。各进馆系列单位的综合档案室在移交进馆档案时，同时必须移交电子目录，接收直接由办公自动化系统或各类软件产生的电子文件，有条件的单位要移交档案电子化的光盘材料。三是搞好档案馆（室）业务数据建设，通过档案管理系统加强管理，推动档案信息化工作的开展。再次，要加强档案网站建设，加速档案数字化进程。档案网络是实现档案信息传递网络化、服务现代化的必要条件和重要步骤。方便各部门从网上查档和了解档案信息资源，更好地为财务管理和高校建设服务[6]。

高校的财务档案既是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据，又是高校档案的重要组成部分。高校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整，将直接影响到高校财务档案管理的质量以及高等教育事业的健康发展，高校要采取积极措施，规范财务档案的管理。

参考文献：

[1]辛向阳，朱继明.高校财务管理不容忽视[J].财会通讯，2002 （6）：49-50.

[2]吴向东，崔宏福.刍议绿色财务管理[J].北方经贸，2003 （7）：111-112.

[3]余永定，张宇燕，郑秉文.西方经济学[M].北京：经济科学出版社，2002.

[4]范文曜，闫国华.高等教育发展的财政政策：OECD与中国[C].北京：教育科学出版社，2005.

[5]何刚亮.高校财务管理中存在的问题及对策[J].广西医科大学学报，2003 （12）：201-205.

[6]王宪光.新时期高校财务管理问题研究[J].教育财会研究，2005 （6）：36-39.