陈楠

摘 要：在国际化的环境背景下，独立学院外事管理工作对于学校的人才培养起着至关重要的作用，然而实际外事工作中存在着一些问题，需要改善。为此，根据目前现状，本文对存在的问题进行了分析并提出改善的管理工作的策略。

关键词：独立学院;国际化;外事管理;工作效益

随着经济全球化的快速发展，教育国际化也不断在加速发展，很多高校都希望把自己放在国际舞台，加强与国际高校间的联系和交流，吸收国外高校的优势，改变传统教育模式。正因为如此，突显出了外事工作的重要性。高校的外事工作主要职责是对外交流，对内沟通的一个管理部门。一方面要接待其它高校包括国外高校专家学者来校参观，考察，交流，开讲座等，另外一方面是要协助校内外籍专家的签证问题和生活问题，解决外籍专家交流和沟通上的问题。所以，外事部门要承担起调查，策划，协调等多重职能。

一、独立学院外事管理工作中存在的问题

（一）管理制度不够完善

独立学院的外事工作很多都处于摸索期，很多制度都没有建立完善，这时候发生突发状况的时候没办法按照制度指示执行，严重影响了工作效率和质量。而且独立学院的外事工作还涉及到母体学校的外事办，政府外事办，外专局等机构，相关机构的政策不断推新，外事管理人员要不断的根据新的政策去更改新的规章制度。这样很多情况很有相关资料作为参考，也给外事管理人员办事加大了难度。

（二）学校缺乏重视

长期以来，很多独立学院的外事部门都没有得到学院其它部门和二级院系的重视，所以很多都配合不到位，没有合理的展开工作。规章制定不明朗，哪些是由其他部门和二级院系处理，哪些是由外事部门处理的，也没有明确责任范围。例如二级学院邀请外教来学校教授，办理合同及合同细节应该由人事处负责，教学课程应该由教务处负责，而外事部门负责协助外教办理申报及相关签证手续;外事部门与国外大学洽谈合作的时候，需要校办和教务处审核合作办学的项目。邀请国外专家来开展讲座也很难得到学院的支持和广泛参加。且学校外事部门长期缺编，人员流动频繁，也会严重影响工作的正常开展。

（三）外事工作歸档问题

独立院校中档案管理也发挥着极其重要的作用。外事资料的存档彰显着学校走向国际化，与国外高校的合作。外事的存档主要是收集外国专家，国外高校负责人来校访问的资料，上级关于出国访问材料，外籍教师的资料，还包括总结，计划，平时的会议记录，跟国外高校的往来信件，计划协议，还有外籍专家的来学校讲学的课程，教程等，这些信息的保存都非常重要，对以后的外事工作是一种借鉴和依据。可是实际工作中，由于外事工作人员稀缺，平时事务已经应接不暇，无法专人负责存档工作。除了学校没有高度重视这个问题之外，更多的是外事工作归档的复杂性。因此，存档工作可能会严重影响外事工作的推进。

二、改善及强化独立学院外事管理工作的措施

（一）建立完善的管理体制

随着独立学院的国际化的快速发展，建立一套完善的外事管理制度是学校迫在眉睫的事。对外是与母体学校的外事部，政府的外事办和外专局等建立联系，随时关注政策的变化，确保制度跟着国家走。对内，要明确与二级院系之间的责职，制定相关管理条例，形成标准化。

（二）提高外事管理人的专业水平

外事管理人员需要具备比较强的专业素质。随着涉及面越来越广，业务也不断增多，要求外事管理人员的综合能力也要过硬。不仅要了解各国文化和礼仪，还有提升自己的外语能力和交流沟通能力。所以需要学校提供综合性的培训机会，能够提升他们的语言能力，交流能力，公关能力，扩大知识面，在遇到突发情况的时候临危不乱。一支综合能力高，专业素质高的外事队伍是目前独立院校所需要的。

（三）采用信息化管理

目前，很多学校都才采用人工管理档案方法，对来访的国外专家和外籍教师进行记录，但是随着来访人员越来越多，涉及到护照日期和更换居留证日期等重要日子。如果错过时间，后果比较严重。如果能才用系统信息化管理，把来访的人员和外籍教师的数据都输入系统，利用数据库来管理，可以减少外事管理人员的工作压力，提高工作效率及质量。

（四）提高重视程度

作为独立学院，学校领导必须重视外事管理工作，要定期召开外事管理工作会议，围绕近期工作与外事管理人员展开讨论，在会议上，把注意事项，工作重点和重点事宜等给外事相关人员解释清楚。加强对外事的管理，提高整个部门的工作效率。

三、结论

综上所述，独立学院外事管理工作对学院的发展至关重要，学校要给于高度重视。目前独立学院外事管理存在的主要问题包括：管理制度不够完善，学校领导没有高度重视，二级学院和各级部门没有积极配合工作，及存档工作没有得到优化等等，这些问题都严重影响了外事工作的开展。为此，我们要通过创新模式来提高外事工作效率，例如采用信息系统来优化外事工作，提高工作质量，解决存档难的问题;建立完善的管理制度及提升管理人员的专业水平和综合素养等去改善存在的问题，进而更好的开展工作，为学校创收做出更大贡献。

参考文献

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