马颐琳，徐 晴，刘 萍

(1.华北电力大学 控计与计算机工程学院，北京 100022；2.华北电力大学 环境科学与工程学院，北京 100022)

档案是我国机关企事业单位、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，以文字、图表、音箱和其它载体形式体现的真实记录，具有重要的社会价值。对于校内乒乓球测评中心来说，档案作为宝贵的信息资源，是信息和载体的有机统一体。学员档案是学员进行比赛或者升段的重要凭证，而积分赛的积分档案是学员升段的重要依据，也是衡量学员水平的一把标尺。但目前在档案的管理方面，存在着档案数量冗多，查找率利用率低，管理人员工作强度较大等实际问题。档案管理信息化就是利用电子计算机技术将档案数字化、网络化，即将传统档案资料以数字化的形式予以体现，既是一种健康、科学的档案管理方式，同样也是顺应时代潮流的大趋势。校内乒乓球测评中心应当有效结合先进的网络管理方式以及信息化技术，确保档案管理朝着数字化方向发展。

档案管理信息化有两个主要特征：

(1)网络化

随着互联网的发展，网络的运用已经逐渐渗透到各行各业，给社会注入了新的活力。基于网络基础的档案管理，能在保证档案信息的完整性的情况下，提供便利服务，最大限度的节省人力物力财力，提高工作效率。

图1 小程序登录界面

(2)便捷性

档案管理信息化建设即将传统的纸质资源变为电子资源形式、数字资源形式。最大限度节省空间，保证信息的完整性，提高管理工作的效率和准确性，减少工作失误。并且在查询和资源利用上提供了巨大的便捷。

我们的校内乒乓球测评中心管理系统就是在这两个特征的基础上开发出来的。

1. 档案信息化用户端——小程序

相比APP，微信小程序具有不占桌面、用完即走、开发成本低、使用难度低、使用次数高频等特点，可以将测评中心的学员与档案管理紧密联系起来，非常适合乒乓球测评中心学员的使用。通过小程序，学员登录成功后即可以随时随地查看个人目前的段位，现有积分，积分明细。同时还能实现一键申请段位，十分方便快捷。

图2 小程序用户界面

图3 小程序积分明细界面

一款用起来方便简捷的小程序可以让测评中心在推广中得以宣传，相比学期开始大费周章的招揽学员，将小程序作为自己的标识能突破区域限制，获得更多曝光度进而收获更多学生的青睐。曾经我们依靠线上交流的方式进行段位的申请、积分的查询，但如今拥有小程序的一键申请和一键查询功能可以大大减少工作人员的工作量，实现办公的自动化，提升工作效率。同时还方便学员查看积分明细，了解自己的积分情况，明确自己的水平，及时总结反思，让自己在下一场比赛中发挥的更好。

2. 档案信息化后台

档案信息化后台由测评中心的管理老师使用，主要分为三块：学员管理，积分管理和段位申请，下面分别对各项功能的使用予以介绍。

2.1 学员管理

图4学员管理界面

原先传统的word电子文件档案管理，也属于档案信息化管理的一部分。但随着电子文件数量的增加，会给计算机的存储与运行带来一定压力。往往这份学员档案在获取姓名、学号等关键信息后就“置之高阁”了，等到学员申请段位的时候还得重新填写另一份表格，造成信息浪费、利用率极低的情况。于是我们改变电子文件的收集方式，将学员信息存储到后台数据库中，使得学员信息能直观清晰的展现在管理人员面前，查阅信息时更加方便快捷，并且多样的信息筛选方式能让信息检索起来更加简单、精准、快捷，有效的减轻了管理人员的工作强度，提高管理效率。基于这样的信息存储方式，学员省去了伊始填写表格的麻烦，只需告知管理人员少许的关键信息即可，保证信息的及时性和有效性。结合PHPExcel插件，该系统可以支持学员信息的批量导入。对于毕业的学员也可进行批量删除，实现更加方便、科学的管理。

2.2 积分管理

图5积分管理界面

测评赛的积分是根据乒协每周举办的积分赛和课堂积分赛的参赛名次而计算的。乒协的积分赛由赛组部负责，课堂积分赛由班长负责。每达到1200积分，由学生主动申请，填写电子表格，上交证书费即可升段。传统的积分管理采用excel表格存储，每场比赛结束后各负责人统计学员姓名和积分，汇总给管理人员。由管理人员手工查找并进行修改，费时费力，效率极低。而信息化管理采用导入excel表格的方式，只需学员号码、积分、时间和比赛类型关键字段，由后台自动读入信息存储到数据库中，并进行积分总值的计算，减少了失误的可能，大大提升了工作效率，同时这种批量导入也能让学员看到自己每场的积分情况。

2.3 段位申请管理

图6段位申请管理界面

传统的段位申请也是采用线上联系的方式，拿到电子表格后填写各项信息再发回，程序冗杂，效率较低。而信息化管理只需学员在小程序界面上点击申请，就可直接将原先收集好的各项信息直接显示在段位申请的管理界面上，实现信息的利用。而且管理人员可避免大量学员同时申请的捉襟见肘的情形，在后台可批量处理的升段请求，提升工作效率，减轻工作量。当完成学员的升段后，会从学员的总积分中扣除1200积分，并且在该页面清除学员信息避免重复升段的情况。

3. 档案信息化管理系统分析

信息化已经成为测评中心当今发展的主要模式与平台，档案管理作为一项重要工作，需要紧跟信息化发展大潮。测评中心档案管理的信息化与中心的发展密切相关。档案信息化能在一定程度上提升测评中心的发展，提升人才培养的质量，提升校园文化的创新发展。积分档案作为学员表现的真实记录，具有诸多价值和功能，在一定程度上能激励学生力求有更好的积分记录，还能为学校选拔优秀队员提供参考。

尽管目前档案信息化管理系统已经初具雏形，但放眼望去，在档案管理开发利用上还是有些许问题，譬如信息化发展的理念坚持不足，体系不够完备，档案信息覆盖面不全等等。这些都影响了测评中心档案管理的有效推动，同时档案管理人员的网络素质等方面还需得到提升，也就是说测评中心还没有形成一套档案管理与开发利用各个层面环环相扣的保证体系。

4. 结语

在飞速发展的新时代背景下，利用先进的计算机技术，可以实现档案管理工作快捷化，高效化。但档案管理信息化是一项长期、全面而又系统的工作任务，需要经费、人力等各方面的支持与配合。档案信息化管理的发展为测评中心提供了一种很好的视角，将现代信息技术融入在档案管理中，大大提高了工作的效率，能够确保档案信息得到最大化的开发以及利用，也是校园测评中心一种特有的体育文化，具有积极的意义。