潘波

[摘要]随着信息技术的进一步发展，档案管理工作信息化建设成为必然趋势，信息化管理通过建设数字化的档案馆和档案网站等，实现档案的现代化管理。本文以乌兰察布市档案馆档案数字化建设为例，探究该档案馆在建设发展中遇到的最突出的几点问题，并探究有效的应对措施，为档案馆数字化建设提供参考。

[关键词]档案管理;信息化;数字化档案馆;涉密档案;介质

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。档案作为企业生产、经营、管理和研究等活动的真实记录与凭证，是企业的核心信息资源与重要资产，档案馆更是向党政、人民群众全方位提供服务的。档案信息化管理意义重大，需要积极探索档案信息化管理实现路径。

一、乌兰察布市档案信息化建设中遇到的主要阻碍

（一）步密档案管理制度不完善，档案安全保障不足

在乌兰察布市党建档案信息化建设中，各级档案管理人员积极探索有效的发展路径，取得了档案信息化管理的显著成效。但是，全市在档案信息化建设中，针对涉密档案的管理制度建设还存在一定问题，涉密档案作为档案管理中的重难点，其安全得不到有效保障，这是因为该市的数字化档案馆建设中对于涉密档案的信息化管理没有形成有效的管理制度，责任制度不完善。

（二）档案副本保存介质管理技术有待提升

在数字化档案馆建设中，现有的档案在信息化、数字化的管理中，发挥了一定的管理作用，但是随着安全要求的不断提升，这些介质（包括磁盘、磁带以及光盘等）的管理技术需要进一步提升。为确保介质储存安全性，为数字化档案馆的信息化建设发展工作提供有效的技术支持，为促进智能化数字化档案馆的建设，对这类介质的管理技术还需要深入发展研究。

二、档案信息化管理问题解决的有效对策

（一）涉密档案管理

1.完善涉密档案信息化管理制度，提升档案信息安全

针对该市目前数字化档案馆建设中存在的涉密档案管理问题，相关部门和管理人员要严格落实档案管理工作的各项规定，要坚持保密的原则，建立健全保密委员会制度，规范保密工作的机构设置，完善各项规章制度，严格落实“保密工作责任制”。重点要落实信息化时代背景下的保密措施，做到“管住嘴和手，上网不涉密，涉密不上网”。档案管理要按照标准化、规范化、信息化的要求，做到应归尽归不遗漏，确保归档文件齐全完整。组织相关部门结合各自工作职能，梳理完善并严格执行保密工作制度;建立保密工作台账，严格按照“专人领取、专人送审、专人保管”规定处理涉密文件，做到传阅留痕，同时分期分批组织学习相关的涉密档案管理规范;制定档案查询利用服务保密工作制度，在提供利用服务中严格审查利用人员信息，宣讲利用守则，筹备设立物品存放专柜以存放手机、纸笔等档案查阅利用大厅禁人品及其他无关物品;加强过程监管，严防查阅利用档案过程中的失泄密行为;严格按照《涉密档案管理办法》强化对各立档单位涉密档案管理工作的业务指导，维护涉密档案安全。

2.强化涉密档案管理，提升涉密档案信息化管理技术应用

相关人员要加强档案管理，完善防盗、防潮、防火、防虫等基础设施建设，完善相关制度，做到严谨细致，构建利于档案保存的良好条件。要做到定期组织开展档案装订、归类、管理等工作，提升人防水平，加强保密工作，对涉密档案要严格分类，加强保管，严谨复印、摘抄、拍照，做到清点有册、销毁有据。落实基础保障，牢固树立“安全第一，预防为主”思想，设立专门档案室、档案柜、档案盒，并严格落实防范要求，确保档案完整规范，并根據实际情况制定《涉密档案管理办法》，使涉密档案管理严格到科室，落实到个人。创新管理方式和技术，利用最先进的信息化手段，逐步改变当前以纸质档案为主的现状。对于涉密文件，要安排专人负责，做好文件的登记、保存工作。通过身份自动识别、火情自动处置、温湿自动调控、自动防盗报警、出库自动记录、查阅自动留痕等六项目动功能，给档案保密工作安上一把“安全锁”。

此外，档案馆还要进一步增加涉密或敏感档案划控的研究，探索从制度上规范人工划控，探索自动化划控的可能。

（二）档案介质管理

针对档案管理信息化中遇到的档案介质管理问题，要进一步规范使用及处置存储介质，这是做好档案数字化工作的关键，也是落实安全保密管理要求的要点。对移动存储介质的失泄密风险进行主动防御是目前最好也是最有效的解决办法。因此，在对档案介质的管理工作中，必须做到进场时规范登记，专人专柜保管，领用手续完备，使用中严格监管，出场时仔细清点，确保账物相符，防止档案信息外泄，确保安全、保密。要求档案局有关处室，要做好接收存储介质的安全处置工作，要进一步总结经验，加强研究，完善措施，不断提高档案数字化安全管理水平。

结语

档案信息化管理工作是当前档案管理部门要重点完善的工作内容，档案馆数字化建设要进一步完善信息化管理制度，积极针对档案信息化管理中的重难点进行逐个突破，促进档案信息化建设工作稳定发展，提升档案信息安全和管理效率。

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