刘春苗

摘 要：企业档案本身是企业生产运营活动中所产生的各种记录资料，因此企业档案是对企业整体发展的重要记录。因此企业档案的建立在维护企业经济发展利益、历史面貌展现、有效促进企业服务优化等多方面发挥出极为重要的作用。因此，对企业档案管理工作提出了更高的要求，要求其必须具备一套完善的管理体系制度，并借助科学的管理方式来促使档案管理趋于规范、标准化转变。只有这样才能促使企业档案工作在实际利用上带来极大便利，最终实现规范标准化转变。本文关于企业档案管理工作的规范标准化进行探讨，为此简要论述以供参考。

关键词：企业档案；档案管理；规范标准化

作为企业生产经营发展过程的原始记录，企業档案发挥出了极为重要的作用。多数企业档案在内容构成上更多都是以科技档案为主体，其中包含了像行政管理、党群建设、统计计划、销售经营、财务、人力及物流等多个层面的档案内容。因此，企业档案对于企业发展而言非常重要，必须充分认识到企业档案管理工作开展的价值和意义，在此基础上切实做好企业档案管理工作，从而促使企业获得更好的发展服务。要想充分发挥出企业档案的作用，对其强化管理和保护工作必不可少，只有这样才能切实保障档案服务工作的质量。为此，就必须统一档案收集整理等各环节工作的安排，采取科学合理化的方式来不断提升企业档案管理水平。

1 企业档案管理要求及规范标准化内容

1.1 企业档案管理的基本要求

近年来，我国企业现代化发展水平持续提升，相应的内部档案管理在企业运行当中开始不断发生改变，主要体现为科技技术发展促使企业档案管理模式的转变。如果不能在此基础上充分适应其改变的形势，将直接影响到企业的管理效率水平。这就要求必须严格规范各环节管理，由此来促使档案管理效率和水平的攀升。可见企业档案管理是强化自身管理的表现，因为档案管理工作属于企业日常管理的重要单元，其主要对发展中的各类进行整理、归档，由此直接给企业的经营发展提供了大量的经验借鉴与参考。同时档案管理也是企业长远发展的助力，档案所蕴含的信息资源属于企业运营发展的精髓内容，因此企业档案管理的规模和企业自身的竞争需求相匹配，档案管理的重心与企业经营发展形态相适应等。所以以往的档案管理已不适用，这就必须采取规范标准的管理方法。

1.2 企业档案管理规范标准化内容

具体表现为以下几个方面内容：1）组织规范标准化，重点在档案管理的组织建设方面，要求应当严格依照控制论来加以实施，同时严密结合信息论与系统论原则，借助专业、科学化手段，以此对工作面临的难题进行深入分析、处理和探究，由此实现整个流程的规范化、标准化。2）管理技术规范标准化，主要指借助现代化的科技技术来实现档案的传递、查找、整理及保存记录等一系列管理举措。如今技术创新发展迅速，可采用的技术类型具体包含声像、微缩、复制、印刷及计算机等多种技术类型，能够实现对档案的有效、规范化处理。3）资源信息管理规范标准化，当今时代发展，各大企业为了切实提升市场竞争力水平，开始越来越重视内部档案管理工作。而档案管理信息化成为全新的规范标准化的方向，更是一种新型实践管理方式，具体是通过计算机网络的运用及现代信息系统的加工处理及档案资源的传递输送等动态过程。当前，企业的档案管理信息化，成为管理工作开展的核心内容，也是必不可少的技术手段，具体需要建立完善的、规范化的档案管理平台，如技术支撑平台、网络建设开发平台等，这些都将促使档案资源向完善、共享、安全、可靠化方面转变。

2 我国企业档案管理工作现状

2.1 企业对档案管理认知偏差

主要体现为多数企业员工及领导对档案管理工作存在主体认知方面的差异，其甚至内部并未设立专门的档案管理职位，将人事档案作为企业档案管理的全部，而对企业发展至关重要的主体档案如产品档案没有进行整理、归档。也有一些企业觉得专职档案管理明显多余，出现大量裁减专职档案人员的情况，也有设立一岗多职的状况，最终导致档案工作难以全面兼顾。部分企业内档案工作人员本身文化、业务素质水平偏低，难以胜任工作要求。随着企业规模持续扩大，档案的数量随之不断增多，相应管理工作的难度持续增大，促使其中存在的问题不断浮现而出。但归根结底还是由于企业对档案管理的认知偏差所致。

2.2 管理人员知识结构陈旧

多数企业内的档案工作人员并未接受过专业化档案培训，甚至多数档案管理人员还处于一种兼职的状态，因此在对档案管理要求、措施及重要性层面缺乏正确认识。甚至认为档案管理只是一种简单的资料查找和保存，因此在档案的收集和整理当中，存在大量不合理情况。同时也有一些企业本身缺乏专业档案管理人员，因此内部难以采用具备现代化信息技术的档案管理模式，更多是采用传统手工的方式来进行档案管理。这样就很容易对档案的原件造成损害，长时间翻阅档案的话，将很容易致使档案原材料产生破损。

2.3 相关设备设施落后

如今网络信息技术普及运用，以往传统的纸质档案变得越来越少。企业的档案管理也更多以电子文件和数据的形式来呈现，由此说明以往传统的档案管理方式，早已无法充分适应全新发展形势下的档案管理工作，企业档案管理纷纷向着信息化方向转变。然而目前多数企业的档案管理设备设施并未紧跟发展步伐，难以由此建立高效档案管理系统，由此影响到企业档案管理工作的质量和效率水平。有些企业尽管建立了信息化管理系统，但系统工作并未结合企业档案实际来调整，因此导致其管理工作效率难以提升。

3 企业档案管理工作规范标准化举措

3.1 构建符合实际的档案管理制度

企业档案管理类型有很多，其中包含业务、文书、纸质及电子档案等多种类型，而要想实现企业档案管理的规范标准化转变，就要求必须实施相应的档案管理制度。而具体制度的制定，需严密结合我国《档案法》来进行，具体要求加强相关硬件设施设备，切实保障档案场所卫生清洁，同时做好一系列的预防损坏措施，这样才能切实保障企业档案的安全完整性。

3.2 大力提升纸质档案立卷质量

由于多数企业在实际生产经营当中所形成的档案并不规范，一些文件的行文也不够标准。因此就要求相关档案工作人员应当针对此类档案进行细致挑选，这本身也属于档案收集整理的过程。而在此过程中，因为档案工作人員本身业务水平存在明显差异，因此很容易致使其立卷质量存在明显差异。因为档案案卷材料的完整性是对企业档案价值造成影响的直接因素，所以档案的立卷、装订质量都将影响到档案工作的规范、标准化转变。这就要求企业必须解决立卷问题，从而便于档案标准化分类与检索，同时需解决档案装订质量，便于规范化管理。最后需增强档案人员业务素质水平，并借此来提升档案质量，进而为其规范标准化奠定基础。

3.3 强化企业档案的技术管理

为促使企业档案管理规范化，采用网络技术和计算机技术成为必然，而这也是时代发展的最终选择，是档案管理现代化转变的重要体现。档案管理工作通过计算机管理，能够有效提升其信息的准确可靠性，还将延长档案本身寿命，特别是某些职工岗位变动较大的公司，这种信息化档案管理更是变得尤为明显。这就要求企业必须强化现代档案管理意识，增强档案管理的硬件投入，通过网络计算机技术来构建完善的服务操作，由此才能给企业的发展提供重要的咨询服务。

3.4 加强企业档案管理人员业务素质水平

企业档案管理人员的业务素质水平高低，直接对企业档案规范标准化管理造成影响。因此就要求企业应当安排相应的专职工作人员全权负责档案管理，并针对所有人员开展业务培训及考核，由此来提升其业务素质水平。比如可要求档案局内的专业人员亲身讲授专业知识、组织档案专业知识竞赛等。也可在企业内部通过及时沟通和研讨会的形式来解决与探讨档案工作的共性问题，这样才能帮助档案人员打破工作发展瓶颈，实现良好的发展愿景。此外，还需充分了解档案人员本身擅长的业务类型，以此促使档案人员能够充分发挥自身的才能与价值。

参考文献

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