李 莉，黄祖宾，程 红，周翠鸣，蒋巧媛

(1.《广西植物》编辑部编辑，广西 桂林 541006;2.《广西民族大学学报》编辑部,广西 南宁 530006;3.《东北林业大学学报》编辑部，黑龙江 哈尔滨 150040)

稿件是科技期刊的重要组成部分，如何实现稿件的规范化管理是每个编辑部都要思考的问题.目前关于稿件计算机管理以及网络化管理方面的报道有：王艳玲等、[1]刘运飞等、[2]刘岩等、[3]张建荣等[4]应用Excel进行稿件的计算机管理；刘为清[5]为编辑部稿件数据库管理的网络编程；秦文贵等、[6]回文广等、[7]陈家骏、[8]邓大玉[9]则将数据库程序Access应用于稿件管理；张前锋等、[10]胡祥培等、[11]李莉等[12]设计并实现了计算机稿件管理系统.随着采编系统的广泛采用，上述很多方法都被采编系统所替代.但是，随着各种优先出版平台的出现和对编辑部版权转让协议、作者声明的重视，采编系统已不是万能，目前仍有不少科技期刊编辑部在稿件管理中还存在不规范的现象，从而影响了科技期刊的编辑与出版.为了更加全面、规范化地管理科技期刊的稿件，文章结合《广西植物》期刊编辑部的稿件管理实践，探讨科技期刊编辑部的稿件规范化管理模式(充分利用采编系统，以稿签、稿件柜、录用稿件Excel流程记录和档案保存为辅助)来实现编辑部稿件日常处理规范化管理，以供各编辑部同仁参考.

1 稿件管理存在的主要问题

因为编辑部自身情况的多样性，所以，稿件管理的问题也不尽相同，有的只有一种问题，有的是多种问题并存.通过调研和走访不同学科的一些编辑部，表现出以下主要问题.

1.1 不够重视稿件管理

编辑部认为只要有稿源，出好刊已经足够，把稿件处理得井然有序并不可能.因为编辑部的稿件处理环节纷繁复杂，编辑都忙于处理各种流程、服务于作者的各种需求，无暇顾及太多，所以没有把稿件管理当作一项重要工作来抓.

1.2 稿件放置混乱

一般来讲，编辑部每个编辑负责一部分稿件，将稿件手工记录或者存在自己的电脑上.有的编辑可能对每个流程并没有详细的记录，丢失稿件情况时有发生.即使有的编辑在记录稿件进程时都很详细准确，但是，不能让所有稿件都放在一个整体的流程中显示出来，领导在制定排刊计划时，还是不能掌握全部稿件的情况，容易出现漏排等问题.

1.3 录用后的稿件流程有疏漏

有的编辑认为，只要稿件录用就万事大吉，于是放松了后续工作，可是当已经进入到下一个步骤时，才发现前面的一个或者多个步骤都漏掉了.例如：有的稿件已经排好刊期，校稿时却不见纸稿，或者没有送给作者校对，作者还没有校回，作者提供的作图源文件不符合要求，这样就会造成流程衔接不上，比较混乱.

1.4 稿件档案不全

每篇稿件都应该有由始而终的档案，包括退稿和撤稿的稿件.有的编辑部不打印稿签，有的对送审和退修情况也不做详细记录，有的甚至把退稿和撤稿的稿件直接扔掉，有的校对稿也不存档，有的编辑部根本就不要版权转让协议和作者声明.短期内相关负责人员可能还会记得当时的情况，但是很久以后，根本查不到.

2 稿件规范化管理的重要性和必要性

稿件管理是编辑部的基本工作，也是稿件录用与否和制定刊发计划的依据.规范化的稿件管理可以更好、更快地服务于广大作者，还可以提高编辑部的整体工作效率.稿件的规范化管理包括完整的稿件流程记录、稳而有序的稿件放置和完整的稿件档案保管.有了规范化管理既可以确保每一篇稿件都能走完应有流程的所有步骤，确保责编工作流程的顺畅，确保主编和各个编辑之间工作的完美衔接，确保排刊计划和热点专题的顺利制定.[13]版权转让协议和作者声明的有效保管还可以维护编辑部应有的合法权益，有利于加强学术规范、净化学术环境、加强科研诚信.[14]

如果编辑部没有规范化地管理稿件，有可能在出现比较棘手的问题时，无法处理妥当.例如：文章发表后若作者发现有错，如果是由于作者的原因而造成的损失，那么此时若编辑部能拿出档案来看，就有凭有据，不会给期刊编辑部带来太多的麻烦；若编辑部拿不出校对稿件的档案，即使责编记得此事，也无凭无据.还有一个就是稿件的版权转让协议书和作者投稿声明的规范化管理，如果作者投稿时是一稿多投，而编辑部查重时没有显现出来，待文章发表后才发现，即使作者的投稿日期是早于其他刊物的，但此时若没有版权转让协议和作者声明，就只能将此文章从本刊上撤下来，并写撤稿声明，有苦说不出.

3 稿件的规范化管理

笔者从事科技期刊编辑出版工作多年，结合多年的办刊实践，介绍科技期刊稿件规范化管理的一些方法，即充分利用采编系统，以稿签、稿件柜、录用稿件Excel流程记录和档案保存为辅助的综合管理模式.

3.1 采编系统

近几年来，编辑部采编系统的启用，省去原来手工或者电脑零散记录的一些稿件档案，给编辑工作提供了便利，节省了时间，使烦冗复杂的工作变得井然有序，提高了工作效率.

3.1.1 稿件处理

通过系统，可以及时发现任务，及时处理.还没在系统上指定责编的稿件，可在“新收稿”或者“收稿登记”中处理.已经指定责编的稿件，该编辑在“我的任务”中处理审回、俢回、校回的稿件和作者留言等.同样，副主编和主编在“我的任务”中分别处理需要复审和终审的稿件.在“审稿管理”中查看初审、外审、复审和终审的“未审回” “已退审” “已审回”.责编应定期检查已经送审的稿件，如果其中有快要到期或者已经超期未审回的，就应及时催审审稿专家，有电话号码的打电话催审，没有电话的可以点击“手工催审”，若专家没有收到邮件，可以直接点击“重新发送审稿通知”；多次催审未审回和已退审的及时更换审稿专家；已审回的要查看专家的意见是否填写完整，审稿意见中是否提及审改稿，而附件中却没有，这样就应及时与专家联系，请其将附件上传或者发到指定邮箱，因为有的专家在审完稿后，过段时间可能会在自己电脑上删除审改稿，如果责编发现不及时，就浪费了审稿专家的宝贵时间，也会耽误下一步作者返修的效果.责编要检查已俢回的稿件是否按照专家意见认真修改，修改是否到位，或者有不符合本刊标准的地方，点击“再退修”一并返回作者再次修改；没有及时修回的点击“催修”，长时间未修回的按退稿处理.稿件录用后的步骤有“版权转让协议和作者声明”“编辑再退修”“校对”和“优先发表”.首先要看一下作者是否上传版权转让协议和作者声明，若没有要求其上传，若有直接进行到下一步编辑再退修，将终审意见(若有)和本刊关于中英文摘要、图表和参考文献的格式要求等一并返回作者修改.

系统上会记录每篇稿件每一步的进展信息，例如：收稿、送审和退修的相关邮件，稿件编号、收稿日期、文章题名、作者信息等，录用前的所有步骤和录用后的部分步骤都可以在系统上操作并留有详细记录，如录用前送审、审回意见、退修、修回，以及录用后编辑再退修、校对、版权转让协议和作者声明流程的操作人、内容和时间等.

3.1.2 系统设置

通过系统可以将编辑部针对处于不同阶段稿件的固定要求和意见设置在不同用途的邮件模板、打印模板上，和作者、编辑、副主编和主编的系统操作页面上.同时，可以将稿件模板、关于中英文摘要的写作要求和参考文献等的要求放在网站的下载中心里以便作者参考.这样可以省去同一内容的重复输入时间，方便、快捷，提高工作效率.因为有一些外审专家可能不会在规定的审稿期限内审回，可以在系统上设置自动催审的日期和催审次数，也可以点击“审稿管理”进入“未审回”中进行手工催审.审回后，编辑可以同时将多个外审意见、复审意见和终审意见一键组合起来，返回给作者修改.主编终审结论为录用时，系统会按照邮件模板内容自动给作者发邮件告知此文章已经采用.之后提交版权转让协议和作者声明，校对和优先发表都可以在系统上进行.不足的是，这里的优先发表仅限于此系统网站上的优先发表，而其他优先发表需在网站上“在线数字优先出版”板块中设置链接才可.

为了避免系统漏洞或更换系统和执行人在操作系统时出现错漏，为了让各个阶段不同操作人之间的工作能够更好地衔接，在稿签上标注总的流程备案还是必要的.系统上稿签的设计也要全面，主要包括三部分：(1)从系统中直接提取的内容，如稿件编号、收稿日期、文章题名、第一作者、通讯作者和投稿作者信息(姓名、单位、电话、邮箱)；(2)编辑需要勾选或登记的内容，如责任编辑、推荐审稿人，是否优先发表、送排版、排回、送校、校回、版权转让协议和作者声明是否符合标准，以及重复率等记录；(3)稿件处理情况，如送审专家姓名和时间及审回、送修、修回、复审、终审、录用时间等.

3.2 稿件柜

采编系统上的记录已经很全，但由于采编系统公司制作的系统是统一模式的，有的步骤与编辑部的实际操作不相符，又不能单独更改.同时，为了防患于未然，如更换系统后不能提取原系统的所有信息或者原系统公司不同意把服务器的全部数据都导出给编辑部，那以后就无法查阅每篇稿件的详细操作步骤及所有附件.所以，与传统稿件处理模式相结合，编辑部的工作效率更佳，档案保管更具安全性.编辑部应有专门放置稿件的柜子，主要放置稿签.此柜子是主编和编辑工作衔接的重要枢纽.稿件柜有多个隔层，每个隔层放置一个步骤的稿签，在中间的隔板上贴上每个步骤的名称，可使整个稿件流程一目了然.编辑处理完的稿件全部放到这个稿件柜，主编再从稿件柜拿走稿签进行稿件处理，之后再放回稿件柜，然后编辑再拿走进行下一步的工作，之后再放回来，如此循环.稿件柜最好是玻璃门的，从外面就可以看到里面各个步骤是否有稿件，以便及时处理稿件.除了设有放置录用前稿签的稿件柜，还有一个专门放置录用后稿签和稿件的柜子，可以放置每个责编负责稿件的编辑再退修、修回、优先、送排、排回、送校、校回各个流程的稿签和稿件，还有各个专栏的稿件，还可以按顺序放置安排好刊期的稿签和稿件.稿件排回后，为方便后续流程的顺畅，将稿签和打印的纸稿用胶水在左上角粘在一起，确定刊期最后编辑部校稿时再撕下来，这样可以轻易分辨哪些送排，哪些没有送排，不会出现忘记送排的情况(若编辑部有专门排版人员，可以从系统上直接送排；若没有，则系统上体现不出来)；使稿签和稿件成为一体，也方便在完成每一步后及时在稿签上勾选相应的步骤，稿件流程进展到哪一步在稿签上都能一一体现出来，使录用后的稿件处理方便、快捷、高效.

3.3 用稿件Excel流程记录

为了能全面了解稿件录用后的流程，可以用Excel进行记录，方便随时查询.录用前的稿件流程可以在稿签和采编系统上查到，但是稿件录用后的步骤还是比较多，不做详细记录很容易出纰漏.原来排版和校对可能是稿件录用后的最后两个步骤，但是随着采编系统的普及和各种优先出版的出现，还有刊物对印刷质量要求的提高，录用后的稿件除了排版、校对、要作图源文件，还需要编辑要对将要优先发表的稿件先进行编修，必须符合优先出版平台的各种要求.《广西植物》加入的优先发表平台有3个：中国知网学术论文“录用定稿网络首发”平台、中国科学院科技论文预发布平台、本刊采编网站网络预发表平台.其中后两个平台发表的时间一定要在中国知网学术论文“录用定稿网络首发”平台发表时间之后，不能同时发表，更不能在其之前.优先发表之前，还有非常重要的一步，即要求作者提供版权转让协议，核对其有效性(所有作者手写签名、日期、第一单位盖章)后存档，才能优先发表.因为有的作者需要申请专利等，不能先让文章优先发表，否则申请的专利通不过；如果没有版权转让协议和作者声明编辑部就将文章优先发表，作者肯定是要求撤下优先发表的，但是如果当时在优先发表平台上已经有下载量了，就很难办，所以一定要先有版权转让协议再优先发表，最重要的是这样还可以避免学术不端一稿多投给编辑部带来的不良后果.

录用后的流程，即录用—编辑再退修—作图源文件—排版—版权转让协议/作者声明—各种优先，步骤看似不多，因为涉及的工作人员不止一个，各种优先的顺序还有所不同，所以中间的衔接很容易出现脱轨或顺序混乱的情况.因此，除了在稿签上勾选相应的项目外，应用Excel来记录这些步骤的细节是有必要的，这样可以将所有录用后稿件的情况整合到一起，一目了然，随时搜索查询，为下一步的工作提供了根据和便利.需要根据稿件编号和第一作者姓名记录的步骤有：编辑再退修、修回、作图源文件、版权转让协议、作者声明、优先发表(知网“网络首发”、中科院预发布、本网站预发表)、送排、排回、送校、校回，步骤比较多.因为这个流程中只有排版不是由责编负责，所以要登记送排时间，以便有稿件没有及时排回时责编方便向排版人员查询，其他步骤只要勾选即可.

3.4 档案保存

档案保存主要包括两部分：档案装订和电子档案.档案装订主要包括三部分：流程档案、原稿、退稿和撤稿.每期刊物印刷出来后，将此期的样刊、排刊计划表、稿签、校对稿、版权转让协议和作者声明按照顺序装订成册，其中的校对稿包括第一次的校回稿和第二次校对中修改较多以及编辑部修改较多的部分.因为原稿较多，不便与流程档案一起装订，所以另外单独装订成册.撤稿和退稿的稿件分别按照月份顺序每半年装订一次.不同的档案册先分别置于档案盒中，并在其侧面注明标签(流程档案、原稿、退稿和撤稿)，然后再分别按照年份和刊期的顺序放置在专门的档案柜里，便于日后查找.

电子档案，是将每期最后定稿所有相关文件以及版权转让协议和作者声明分别存档保存在一个专用硬盘中，由专人负责保管并及时更新，便于不方便或不能查阅纸质档案时使用.

4 采编系统待开发

采编系统给编辑工作提供了便利，提高了工作效率，其发展方向是编辑部无纸化办公，但是就目前为止，编辑工作还不能应用采编系统实现彻底无纸化，原因有两个：一是采编系统不能完全与编辑部工作流程完全契合，有些步骤还有待开发.就现在的采编系统而言，系统公司不愿或者不能因某一编辑部的工作流程不同而更改系统，比如无法按照编辑部要求来实现稿件录用后的多种优先发表，无法在稿件发表后提取稿件经过的一系列流程概要情况形成单篇稿件流程概要档案；二是编辑部无法定期提取稿件所有数据.如果系统有专门的按钮可以一键提取每篇稿件的所有档案资料，包括上述单篇稿件流程概要档案、作者原稿、修改稿、审稿意见、审改稿、校对稿、作图源文件、版权转让协议和作者声明等.那么上述编辑部稿件管理中辅助管理的稿签、稿件柜和档案保存就可以不用，编辑部只要定期提取稿件信息作档案管理即可.但是可能由于系统公司更想要编辑部信息的主动权，不愿设计这样的程序，有的原系统公司甚至在编辑部更换新采编系统后不愿把原系统的稿件信息导出或者根本无法全部导出，这样一来，编辑部就要在日常工作中准备稿件的纸质档案和电子档案，无法实现无纸化办公.

5 结语

科技期刊编辑部重视稿件的规范管理，既能使工作流程制度化，又是对每一篇稿件做到认真负责.《广西植物》编辑部的稿件管理也是从原来的手写登记、电脑记录，变成现在使用采编系统记录稿件的流程和相关档案，从多年的工作中摸索出一套适合自己编辑部工作流程的、规范的、高效的稿件管理方法，即采编系统+稿件柜+录用稿件Excel流程记录+档案保存.这套稿件管理方法适用于大部分已经启用采编系统的科技期刊编辑部.同时，也希望采编系统能够更加完善，编辑部早日实现无纸化办公.