蔡旻睿

摘 要：随着社会的不断发展和进步，水利工程技术在我国国民经济发展中起到了举足轻重的作用，其在推动时代进步方面有着巨大的贡献。目前，我国水利工程档案管理工作也随着信息化时代的到来而不断改变。笔者认为，将水利工程档案进行信息化管理对提高水利工程管理效率以及提升水利工程技术的可行性等方面有着十分重要的作用。本文就信息化时代下，水利工程档案信息化管理作出几点具体建议，以改变目前水利工程档案的管理现状。

关键词：水利工程档案；信息化管理；现状；对策

1 引言

在信息化背景之下，档案的信息化存储以及信息化管理已经成为了一种新型的档案管理改革趋势。相对于传统的档案管理模式，信息化管理能够有效地提高档案的可用性和利用率，能够增强档案管理的灵活性。尤其是在我国各项民生工程之中，档案的及时调取和了解对于工程的进度和实施有着十分重要的意义。相对于一般的档案管理工作而言，水利工程档案管理较为特殊，其档案记载对象、档案整理以及档案利用等方面都有着一定的要求。这些档案为我国各项重大水利工程的维护提供了重要的参考作用。随着网络信息技术的不断普及，笔者认为实现水利工程档案管理信息化是水利档案管理工作的新的发展方向。虽然，目前我国水利工程档案管理工作依旧受到一定的条件制约，但是针对这些问题，必须要能够立足于时代的发展给与及时的解决。

2 水利工程档案

2.1 水利工程档案管理的重要性

水利工程档案对于水利工程而言可以说是灵魂一般的存在，其不仅仅关系到水利工程的施工精度，还关系到水利工程后期的维修保养等一系列工作。在2013年的时候，临汾市洪洞县出现了大面积的水坝坍塌，坍塌堤坝长度达到了三百余米，并且导致了七条客运路线被停运，同时也导致了大量的经济损失和人员受伤。就其事故原因就是因为当初在建设水坝的时候，其档案管理工作和档案监督工作没有做到位。在这场事件之中，虽然有三十三人被迫问责，但是依旧不能够挽回损失。这是直接与人民挂钩的工程项目。这些活生生的例子告诉我们，加强水利工程的档案监督和管理工作是至关重要的，这些工作都是与人民的利益所挂钩的，容不得半点马虎。

2.2 水利工程档案的复杂性

水利工程檔案包括了各种工程资料，水利工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图标、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分。建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和水利部的共同要求。工程项目达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。如果没有建立相应的工程档案工作，工程档案就处于乏人管理状态，这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其结果必然会影响工程的建设、整理与验收工作，建立工程档案工作的目的是为更好地完成现实与历史的重任。

2.2.1 水利工程档案涉及面广

水利工程项目在整个施工过程之中有着数不清的流程，这些流程都会产生一些必然的数据。传统的数据管理和数据统计很有可能出现人为的失误或者是更新遗忘。比如说，在堤坝的修筑环节，沟渠开挖环节以及水库的建设环节等等，这些环节所涉及的学科包括农业，电力，通讯等等一系列领域，其档案的复杂性和涉及面之广阔可想而知。但是，水利工程档案管理工作的执行者或者是信息更新人员往往都存在着一些知识性的理论缺失，很少有人能够兼顾工程中的全部事项，很多时候，他们并不能够很好地对这些专业性项目作出正确的记载或者是更替，这就导致了档案管理工作存在着一定的困难。

2.2.2 水利档案管理工作周期长

水利工程建设并非一朝一夕所能够完成的，甚至部分超级工程所涉及的周期长达十几二十年，那么在这样一个长时间的周期内，难免会存在工作人员离职或者是不同地区的水利工程档案交接不到位等问题，正是这种差异性管理的存在，所以导致了水利工程档案的形成周期较长，甚至是很多水利工程已经完成了，但是其档案依旧没有完成。这也与一些水利工程的性质有关，如果是农田灌输性质的水利工程，其工程档案一般是在几个月就可以完成的。

3 水利工程档案信息化管理建设缺陷

3.1 水利工程档案管理手段落后，信息化基础十分薄弱

随着数字化载体的不断同化，很多档案管理工作已经变成了数字化载体管理。近些年来，我国的水利工程档案也正在逐步向这一步发展和进步。但是，笔者发现在进行水利档案数字化载体转变的过程之中，其档案的管理手段是相对落后的。很多数字化载体是需要人工去维护和检查的，但是在后期的检测和管理之中似乎这一步并没有落实到位。很多时候，水利工程档案的记载需要利用到各种图纸，各种绘图软件进行绘制描述。那么这就导致了对于信息化录入人员的专业性要求相对较高。但是目前我国的水利工程信息化管理人员的员工素质普遍没有达到这个要求。同时，我国很多水利工程档案管理工作人员的监督力度依旧相对较松，很多同志依旧没有意识到档案管理工作的重要性。因为每天对工作量的要求是没有的，但是时间是有要求的，这就可能导致档案管理效率低下，员工形成惰性思维，这不利于水利工程档案管理工作的创新。同时，对于档案管理工作的监督力度依旧缺乏，档案正确率审核依旧不到位。很多事业单位档案甚至出现了泄露，贩卖等等现象，不利于单位形象建设。

3.2 安全风险较大

实现水利工程信息化管理固然有着很大的好处，但是其安全风险依旧是相对较大的。在信息化管理的背景之下，国家一些重大的水利工程项目很有可能存在着一定的泄露风险，由于网络信息传播速度是十分迅速的，其开放程度也相对较高，这也就可能会给一些不法分子提供了一些机会，有可能导致国家一些机密数据的丢失。特别是在现阶段的水利工程档案管理工作之中，其信息化安全体系建设相对较为落后，依旧存在着一些安全漏洞。并且，对于水利工程档案的管理工作依旧不够重视，对于员工没有一定的创新性奖励措施，这也就容易导致员工的创新精神不足，很多员工的工作积极性不高。有的在职的水利工程档案编辑人员很有可能专业知识相对较强，但是在网络信息安全技术方面能力较弱；有的虽然也有一些网络信息安全技术人才，但是对于这些图纸的录入，三维模型的建设却又不精通，技术人员的知识短板给水利工程档案建设工作带来了实际性的困难。

3.3 档案管理体系以及档案管理层次没有划分到位

即使是现在拥有足够的技术人才以及录入人才，但是，对于档案录入工作的分工以及水利档案的管理工作依旧是没有一个十分鲜明的层次划分的。很多时候，也许员工想要调查一些A位置的楼梯使用年限和维修时间要求，但是发现这个A位置很难调动出来，楼梯这一同类的放置位置在系统之中也很难找到。没有十分简洁明了的观察视角。同时，笔者发现对于信息化档案管理工作的设备应用依旧相对较为落后，电脑没有先进智能的模型录入软件，其电脑配置水平也相对较为一般，对于大型三维软件的应用相对较为吃力。从目前水利工程档案信息化管理工作来看，依旧很难有一个预期之中的管理效果，很多细节的规划依旧没有执行到位，甚至是档案录入工作是否出现重复录制问题都没有一个简单的规划，笔者认为这是首先应该解决的问题。

4 水利工程档案信息化建设的对策

4.1 加强复合型人才建设和利用

档案的管理与开发是离不开人才的，没有专业性的人才和专业的知识理论支持，就没有档案管理信息化工作。管理系统的改变意味着以往的管理模式将被颠覆，传统的管理思维也需要被颠覆。只有不断去适应新时代下的管理工作才能够更好地将水利工程档案保管到位，利用到位。这种信息化人才的建设可以是由区域开展信息化交流活动或者是开设专门的档案信息管理培训班，让每一个档案管理工作者融入到信息化环境之中。水利工程所涉及的学科以及专业知识是十分广阔的，因此，对于复合型人才的建设要求以及利用是十分高的。这些人才必须要能够熟练地掌握信息技术，熟练地使用各种三维制图模型等，将每一份工作，每一个学科的录入以及后期管理工作定责到个人。

4.2 做好信息化档案建设的安全存储工作

信息化档案是利用磁盘进行存储的，它将所有的信息进行数字化和规律化排列。以往的档案是通过人工记录和手绘的，但是水利工程信息化可能是利用多媒体设备进行实体录入或者是视频追踪记录的。能够更好地将现场施工状况，施工细节，施工注意点以及各个维修点，维修事项标注到位。这种信息化档案管理模式能够确保档案调动方便并且查看方便、同时，将档案进行信息化管理能够大大的节约水利工程档案资料存放所占据的空间，也不用过多的去担心物理因素的影响。同时，笔者认为将机密数据进行加密保护和科学监督也能够比传统的档案管理模式更为方便。因为不是每一份资料都会完整的呈现在每一个人面前，知识对应能力，对应专业的呈现，这样就可以最大限度的避免人员泄露因素。对于部分可公开数据可以进行云盘存储，减少存储压力，对于机密文件进行多重保险存储，设置不同的访问权限，使得不同职位的人所能够查看的文件是不同的。同时，对于每一份资料进行定责处理，对于有权限浏览机密资料的人员进行过硬的思想素质培训。

4.3 加强管理制度建设

要想建立一个科学的水利工程档案管理系统，就必须要有科學的信息管理体制和信息管理要求。要让每一个人分配到具体的权限。防止档案泄露等现象的发生。在信息化时代之中，信息泄露现象是相对较为严重的，将所有档案资料进行分区管理显然是不科学的。笔者认为可以建设一个中心的资料库，这个资料库之中保存着所有的水利工程资料，给与每一个项目组分配不同的权限，每一个组都可以调阅本项目的水利工程档案资料，但是不能够调动其它分组的水利工程资料，同时，细化这一个中心档案库之中的系统分类，提升中央系统的软件能力和硬件能力，也能够很大程度避免人力财力的浪费。

同时，对于人员管理要求也需要改变以往轮班式要求，要能够加强人员和工程之间的联系，固定具体的人员数目去从事专门的项目，避免过多的人员流动，这样能够最大限度的减少水利工程档案录入工作之中的失误。同时，加强对于录入人员的工作监督，加强督导小组的专业化建设，不能够让不专业的人去指导专业化人才，这样容易出现工作失误或者是工作漏洞。

4.4 做好标准制定，加强信息化层次建设

将水利工程档案进行信息录入以及信息化管理是一个十分巨大的工程，首先，其标准化设定以及标准录入规则一定要能够制定到位，设定统一的国标录入，确保标准一致。这样才能更好的方便后期的检查工作。同时，将所有的水利工程所能够涉及到的学科进行具体的类别划分，可以从科目大类划分到小类别，依次分别从工学，建筑学，农业等等向下划分，这样在录取资料和调动资料的时候才能够更加方便快捷。笔者认为，将各种资料进行种类划分，分别赋予这些资料不同的保密权限和更改权限，这样能够避免人为的操作失误。同时，采用一个中心库，多个分库模式建设，集中建设中心库，再由各个分库去共享中心库资源，实现中心库与子库之间的信息流动和调动，能够确保资料的完整性也能够避免在建设过程之中的人力浪费，提升工作效率。

4.5 加强多媒体设备的使用，提高录入工作效率

水利工程档案的录入工作在传统的档案之中只能够实现绘图或者打印记录，那么在信息化高度发展之后，笔者认为完全可以实现多媒体录入，在现场录制三维图，将这些三维模型进行剖析和标注，那么在后期的维修和管理之中也能够一眼就看出这个工程所需要进行的工作。同时，现有的资源可以对于整个工程都进行实施录像监督，这样能够避免豆腐渣工程的再次出现，工程质量也能够得到彻底的保障。这种多媒体设备的介入和使用不仅仅大大的减轻了水利档案信息化录入人员的压力，也对工程的监督和管理有着一定的益处。

但是，目前我国对于多媒体设备应用于工程之中的意识并不高，没有欧美等发达国家的应用意识那么强烈，各项软件更新以及使用也相对较少，需要不断加强专业录入工作人员的创新意识，敢于使用，敢于创新，只有这样才能够更好地进行水利工程档案管理工作。

5 水利工程档案管理信息化的优势

5.1 调查方便快捷

很多时候，水利工程维修工作和检查工作以及后期的保养工作都是依靠档案来实现的，如果一味的采用传统的档案管理，很有可能在管理工作之中出现一些意外或者是资料损坏现象，同时，这些资料的存储位置以及存储地址也给工作带来了极大的不便。一旦将档案进行信息化管理能够帮助施工人员在艰苦的环境之中及时的获得一手的档案资料，也不至于出现资料破损或者是资料残缺现象，给水利工程项目推进带来了实质的好处和效益。

5.2 存储容易

档案如果全部实行信息化肯定会将各种档案上传至电子元件或者云资源网址上，那么，档案的存储工作就变得相当容易了。只需要将存储档案的硬盘进行规格化放置，定期对其进行考核抽查检测。相对于传统的纸质档案或者器物档案而言，信息化存储物质所占空间只是其万分之一，而且拷贝复制方式更加容易。这样相对传统档案而言既不容易损失并且更加容易存储。

5.3 保存安全性较高

电子档案在其保存过程所具备的安全性能是传统档案所不具备的，即使其电子元件或者是磁盘损坏了，依旧有相应的技术进行回复和上传。所以说，其档案管理过程之中所受到的物理环境的影响因素也是相对较少的。同时，电子档案在录入的过程之中所受到的环境，季节甚至是天气的影响都可以说是微乎其微，甚至很多时候可以利用多媒体设备进行多维模型的实时录入，大大节约了时间。

5.4 更新相对较为容易

将水利工程档案进行信息化管更有利于水利档案的更新和完善。很多水利工程的维修工作之所以难以进行下去是因为档案资料的更新很可能相对较慢。一些时候，工作人员对于档案的更新意识以及更新资料处理没有那么严苛，但是现在通过一个电脑就可以更改了，相对较为简单，那么管理人员也能够更好地进行管理和更替，人们也更容易看得懂。

6 结束语

在信息化时代背景之下，档案的信息化管理已经逐步成为了工程档案管理改革的趋势，相对于传统的档案管理模式，这种信息化管理模式和管理应用将会受到越来越多人的推崇，充分利用好信息化档案管理能够有效地帮助档案管理工作人员提高其管理效率，水利工程档案录入工作的进一步强化也有了一定的保障。但是其发展过程之中依旧需要重点注意一些细节问题和安全问题。

参考文献

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