李洪洋

作为企业信息化建设的重要组成部分，企业档案信息化建设状况关系着企业的发展与进步。但基于多数企业档案意识较为淡薄，档案管理工作仅仅停留在传统意义上的纸质档案管理阶段。档案信息化建设存在滞后甚至是被忽视的情况。

1.档案人才匮乏，专业技术不精

企业作为生产盈利的机构，为将有限的成本投入到自身核心生产之中，多数企业均选择压缩非关键业务的成本，提高自身效益。档案工作在各个企业中多被当做边缘化业务工作，往往得不到企业管理者的重视，认为档案管理仅仅是简单的“管文件”，对档案管理员也多停留在“文件管理员”这一角色定位，因此，得不到应有重视，成本投入也相对较低。但随着信息技术的不断发展，新时代对档案工作人员有着更高的要求，档案保管员不仅仅需要掌握传统意义上的档案管理工作，更需要掌握相关信息技术，对企业档案进行信息化建设。

2. 建设目标不清，缺少建设标准

多数企业对于不能直接创造经济效益的档案工作往往不能给予足够的重视，企业档案信息化建设也多停留在响应国家号召这一目的上，企业档案信息化在建设前期，缺乏科学的规划与组织。对于本企业档案信息化建设不能够做到有所规划、有所标准。建设的信息化内容也难以为企业所用，如此以往，恶性循环，造成的低水平重复与各自为政现象严重阻碍企业档案信息化建设的发展。

3.网站建设不良，网页信息更新缓慢

选取500强企业中排名前100名作为调研对象，在对其网页网站进行逐个点击的过程中，网站多包含自身动态、职业发展、分支网点或与自身业务相关的部门导航，由于企业档案网站设计企业机密信息，大多不对外开放，因此，以上所查信息收获无几。因此，本文选取国外可口可乐公司、IBM公司与加拿大广播公司、时代杂志等几家具有代表性的企业档案网站作为研究样本，针对其建设实际提出企业信息化建设评价指标。

企业档案信息化建设评价指标

1.确定评价指标的原则

基于企业档案信息化建设评价指标的制定应遵循以下几个原则：首先，客观性。客观是指不以人的意识为转移的存在，即在设计评价指标时，需要以已有企业的实际特点出发，进而评判选取评价指标，保证选取对象的科学性。其次，专业性。这一点是尤其需要注意的。企業档案与其它档案有所区别，是企业在生产经营活动中形成的记录，往往带有自身企业专业化特色。因此，在评价企业档案信息化建设时，需要特别注意专业性这一原则，如基建工程档案涉及到大幅面图纸时，在信息化建设过程中便需要考虑图纸扫描后的缩放比例与清晰度。再次，可操作性，这一环节主要分为两大方面，第一是指评价的各项指标要清晰易懂，不能过于学术化而丧失了操作性，评分标准尽量使用定量的清晰指标来表示;此外，评价指标体系本身也需要具有可操作性，也就是从层次划分到具体权重占比均需要全面考虑。最后，导向性， 也就是说在设计企业档案网站建设评价指标的同时，需要有一定的前瞻性，兼顾企业现有档案网页情况与未来发展水平，为企业档案信息化建设的长期发展提供指导。

2.企业档案信息化建设的评价指标

档案网站信息资源从微观而言，主要包含四种类型：馆藏数字化档案、特色档案、现行文件以及编研成果。企业档案信息化建设平台往往还会加入自身行业的档案信息服务。具体评价指标应涉及以下几点：

（1）网页美观程度

档案网站在提供利用服务时，就像商场里的货架，其中所包含的档案信息内容便是货架上缤纷多样的商品。商品不仅需要注意自身内涵，更需要注意自身“颜值”，给予顾客美的享受，才能更好地吸引顾客，满足更多的利用需求。

（2）检索功能易用度

检索是用户直接表达自己信息需求的渠道，因此，在对企业档案进行信息化建设的同时，需要充分设计考虑企业档案信息化平台的检索功能。不仅要涵盖检索界面、检索字段、检索公式、检索控制、检索方式等，更要在检索技术设计过程中，考虑检索词之间的数量逻辑关系、本公司的特色功能、专业指导与跨库检索等。除考虑以上涉及因素外，还需要对二次检索即检索结果的处理考虑进易用度范围之内，需要按照检索相关度或者时间等多种可选方式对检索结果进行排列，此外，对包含档案基本信息与相关档案链接等相关信息也应被予以提供，以供用户选择。最后，允许的条件下，将本企业数字化后的档案提供全文浏览链接，并供以存盘、邮件发送、打印等多种方式的下载链接。在这一过程中，需要注意涉密档案及各部门间档案公开的范围，由于企业档案信息化建设平台的单一性，企业职工均使用一个平台，对于涉密或者仅向部分工作人员开放的档案，可以采用用户名与密码的方式限制获取，有效做到防止企业机密泄露。

（3）在线服务功能

目前，除去不含有档案网站的企业，多数企业档案网站在建设过程中，均将档案信息化网站作为一个展示平台，网页的使用功能远远小于展示功能。因此，需要打造“功能取胜”的档案网页，就需要将建设思路从以往的“展示型网页”向“综合服务型网页”转变，进一步促进档案网站页面设计的优化，提升企业档案信息化建设“功能化”这一特征，在服务项目的具体设置上，根据调研，从企业实际应用的最多需求出发，进行网页的布局设计，增强网站使用的“便利性”。

（4）档案信息资源建设状况

这一部分主要涵盖两方面的内容，首先，要考虑档案网站涵盖本企业档案资源的丰富与完整度。不仅仅要针对企业自身特色，设计检索利用等功能提供档案信息资源，还可以依此平台，宣传本企业档案文化与企业历史，进一步增强企业内部的凝聚力，扩大企业品牌影响力。比如，点击进入时代周刊档案网站上“档案（Archive）”栏目，便可浏览从该刊物成立以来，所有的杂志内容 ，有利于社会公众进一步了解该刊物的历史，增强该刊物的影响程度;而在加拿大广播的档案网站上，点击“目录（Categories）”栏目，即可浏览关于科学技术、艺术与娱乐、健康、生活风格、经济金融、政策、社会、环境、体育、战争与冲突等各个专题的电视、广播节目，可以为利用者提供更多可供选择的利用范围。

此外，还需要考虑档案信息资源的加工程度。为更好地服务与本企业，除提供已开放的一次档案信息资源全文浏览链接外，企业档案需要建立自身的档案目录与全文阅览服务，更加便于本企业员工与社会公众进行利用。最后，企业在信息化建设过程中需要注意在线提供档案信息资源的载体形式。传统纸质型载体文件具有“单一化”特征，文字内容居多，难以吸引利用者兴趣。因此，在企业档案信息化这一便利平台上，需要注意多种载体提供利用方式的结合，比如文本、照片、音像、视频等。

（5）档案利用服务途径

企业信息资源建设时，不仅仅需要能够提供网上实时查询功能，还需要具有网上留言、网上预约查询及相关数字档案馆APP服务等。这些服务利于企业档案信息资源更好地发挥自身的作用，促进企业档案价值的实现。

（6）档案网站对外联系状况

在企业档案信息化建设的过程中，企业需要注意将自身业务有关的其它企业的档案馆链接也附着在本馆网页内，方便企业员工及社会公众更方便、快捷、全面的查询需要信息。此类链接不仅应包含国内相关档案业务网站，还应包含国外档案网站链接。

（7）网页细节设计

由于全球化因素，在中国的国际友人数量不占少数。尤其是外资企业，在设计网页时需要考虑中英文界面切换这一细节要素，以便外国员工能够更好地实现自助查询。与此同时，需要将档案馆的客观信息准确的展示在档案网页上，如开闭馆时间、地址、邮箱、联系电话等，更好地方便读者利用档案信息。

（8）网站更新效率

这一点是企业档案信息资源建设尤其需要注意的。以往的企业在做档案信息资源建设时，往往将信息化工作外包给专门的机构进行服务，一旦信息化工作完成，在信息化过程中及信息化以后产生的文件得到的信息化处理往往不及时，这就会对企业档案信息资源的全面性造成影响。不仅如此，企业档案信息化在建成网站后，应对信息化后的档案目录进行及时更新，还可以通过此网站发布部门信息、推送企业员工感兴趣的单位信息，如干部优秀事迹、企业发展史等编研成果，吸引更多社会公众及员工利用信息化后的档案资源。

（9）在线服务工作

健全的档案网站服务应具有实时交互性特点，企业档案在信息化后，需要配套以完善的在线服务，使用户需求能够最大限度的被满足，引导本企业员工甚至是社会公众积极利用档案网站。同时，可以设置留言区广泛收集工作意见与建议，进一步改善工作实际，不断提升与优化档案网站的在线服务功能。

（10）网站管理规范水平

目前，大多数企业档案馆网建设存在管理规范相滞后的弊端。参照管理的文件各个企业不尽相同，有些企业使用规范仍是老旧文件，难以适应网站建设不断提升的客观实际。除此之外，管理機构与管理人员的结构也是管理规范水平需要考虑衡量的重要因素。必须配备以知识结构、专业水平与学历层次相当的管理人员，促进企业档案馆网的建设与管理。

（11）档案信息化建设投入性价比

任何举措的实施，都需要人力、物力、经费等投入对之予以支撑。档案信息化也不例外。其建设程度的好坏一定程度上取决于档案信息化建设的硬件、软件、信息化技术人力、网络、通信设备等建设投入。但是考虑成本要素，并非投入高，信息化水平就一定高。因此，在企业档案进行信息化建设时，需要考虑档案信息化建设投入比重所产生的收益，即性价比，作为衡量企业档案信息化建设的重要要素之一。

企业档案信息化建设评价指标建设仍然是一片仍待开发的领域，需要研究学者与实践工作者们，用更深邃的学术视野，捕捉其中的闪光点，在辽阔的学术蓝天下，共同拼制完成“企业档案信息化建设”的完美拼图。

（作者单位：黑龙江大学）