基于医院资源规划系统实现医用耗材全流程管理

2019-03-07山其君

中国医学装备 2019年2期

山其君王海周君周力*

医院资源规划(hospital resource planning，HRP)系统是医院融合现代化管理理念和流程，支持整体运营管理功能的统一高效和信息共享的医院资源管理系统平台[1-2]。HRP系统涵盖人力、财务和物品管理三大业务类型，其中物品管理涉及各类设备、医用耗材和试剂。基于HRP系统的医用耗材管理模式，是推进医院接轨国际管理水平的基础，是医院获取运营数据的工具，也是实现管理科学化、规范化和精细化的支撑[3-5]；其规划设计基于既往管理经验总结和原有系统的基础，实现医用耗材物流供应管理全流程的数据采集和信息记录，顺应医院精细化、科学化管理目标，为整体运营管理提供信息化保障，为进一步分析与管理决策提供重要数据基础[6-8]。

1 医用耗材全流程管理模式

医用耗材管理由准入流程和日常采购流程两部分组成。

(1)准入流程。包括准入、采购、录入资质、资质审核和签订合同5个环节：①耗材经过采购管理委员会评定技术先进性、安全性和实用性，评议决定开展此技术，耗材获准进入医院使用；②采购环节是耗材通过招标形式确定耗材品牌型号和采购价格；③录入资质环节为中标的供应商在合同系统中录入相关资质；④资质审核是由采购管理委员会在准入和招标两个环节审核资质，中标后，合同系统管理员对中标供应商资质进行审核；⑤审核通过的供应商在中标规格型号的耗材在合同系统中签订购销合同。

(2)日常采购流程。使用科室依据需求提出订单→器材处审核确认后向供应商订货→供应商接到订单配货并送至医院一级库房→一级库房库管员验收耗材扫码入库→一级库库存耗材在一级库房储存，非一级库库存耗材直接配送至科室二级库→科室二级库房扫码存放耗材→科室使用耗材时扫描耗材条码→耗材信息关联患者信息记账收费→耗材使用信息汇总经过审核后结算→财务进行结账汇款，其流程如图1所示。

图1 医用耗材全流程管理流程图

2 医用耗材全流程管理系统设计与信息联通

耗材全流程的信息化管理使订单需求信息实现由科室至器材处、由医院至供应商的高效传递。同时，实时信息化的记录能够准确追踪订单和耗材所在的各个环节，实现耗材供应链的物流过程动态监控，而且可视化动态呈现耗材的库存数量、有效期等物品信息[9-10]。

2.1 医用耗材管理系统设计

基于HRP系统的医用耗材管理模式根据规划设计，由采购管理系统和供应商平台组成，医院内使用科室、器材处采购员及库房管理员等人员在HRP系统采购管理系统中进行操作，供应商在HRP系统供应商平台中完成操作。需求订单在采购系统中发起，审核后传递至供应商平台，供应商在供应商平台处理订单，生成配送条码，操作配送至医院时，发货耗材的信息传递至采购系统，库房管理员在采购系统中操作验收入库或配送至科室，科室收到耗材在采购系统中扫码入库，使用时进行使用操作并记账。采购管理系统和供应商平台相互联通，实现医用耗材的全流程记录与管理。

耗材的资质证件信息和供应商的资质证件信息由供应商在供应商平台进行维护提交，器材处采购员在采购管理系统进行审核和实时调取查阅，实现资质信息电子化管理。耗材管理按照医院要求，低值医用耗材按照包装单位进行管理，高值医用耗材实现一物一码管理。

2.2 医用耗材管理系统信息联通

HRP系统功能的完善，与采购管理系统、供应商平台和医院信息系统(hospital information system，HIS)的协同配合密切相关。科室使用耗材后扫描条码减少库存，并与医嘱信息相关联，实现记账收费。在使用环节，将耗材的名称、型号和序列号等耗材信息、患者信息及生产商供货商信息相互关联，实现耗材双向可追溯以及精细化管理的目标。耗材管理流程的操作环节与各信息系统的对应关系如图2所示。

图2 医用耗材全流程管理操作系统示意图

3 基于HRP系统的医用耗材全流程管理系统应用

基于HRP系统的耗材管理实现了耗材从需求订单到使用的全流程闭环式管理，提升管理精细化水平，保障医疗安全。

3.1 耗材物流供应全流程管理

基于HRP系统的耗材全流程管理实现了耗材物流供应的全流程信息记录。物流供应流程包括耗材的需求订单提出、订单下达、订单配货、订单配送、验收入库及使用计费，覆盖了耗材从院外物流至院内供应的物流供应全流程的每个环节。HRP系统记录物流供应流程中的操作时间、操作用户和操作内容。

3.2 耗材精细化管理

HRP系统中耗材信息以主数据形式进行管理，每条耗材主数据字典有51项字段内容，记录耗材名称、生产商、规格型号、单位及收费代码等信息，并关联其资质信息和供应商资质信息，实现信息联动与资质文件动态管理。HRP系统在既往系统的基础上，提升管理精细化程度，是医院运营管理水平的集中体现，目前已有15746种耗材在采购管理系统中管理，并有623家耗材供应商纳入供应商平台管理。

3.3 耗材全流程管理保障医疗安全

基于HRP系统的耗材全流程管理实现耗材双向可追溯闭环管理，保障医疗安全。医疗行为中的医用耗材连接患者、供应商与耗材本身三方信息，HRP系统中耗材数据实现的双向可追溯机制，是保障高值耗材使用安全与管理质量的重要基础。当耗材发生不良事件时，双向可追溯机制能够通过不良事件的耗材信息追溯到同批次的耗材库存，不仅能够找到现有库存的耗材，同时能够查找到已经使用耗材的所有患者，这将为不良事件的处理提供基础信息。

HRP系统记录耗材失效日期，能够控制过期耗材的使用，保障医疗安全。同时，医用耗材信息关联其资质信息和供应商资质信息，能够实现信息联动与资质文件动态管理。采购员可实时查看供应商资质文件，并对文件效期进行动态监管，降低资质过期产生的管理风险，保障医疗安全。

4 医用耗材全流程管理系统应用效果

(1)有效提高工作效率。HRP系统应用后，采购员通过系统操作处理订单仅需要审核数量，系统自动关联供应商，每个订单处理时间仅需1 min。此前的信息系统，采购员收到审批通过的订单后，首先需要人工对应确定供应商，之后线下向供应商发送订单中的耗材规格型号和数量，最后提醒供应商查收订单信息，若通过邮件下单和电话提醒方式通知，每个订单处理时间至少需要3 min。因此，HRP系统应用减少用时66%，下单后供应商收到平台推送的邮件，订单信息准确无误并无需采购员电话提醒，极大提升了信息传递效率和工作效率。此前，系统平均每日订单83单，完成计算需要4.15 h，而采用HRP系统上线后，采购员仅需1.5 h即可完成下单工作，按照平均每月1826笔订单计算，根据测算节约3693 min，折合7.69个工作日，极大地提高了工作效率。

(2)利于运营管理。HRP系统在耗材物流供应全流程中采集的数据和记录的信息，是进行耗材成本管理与运营管理分析的数据基础。HRP系统不仅记录二级库房的出库入库数量，而且能够实时显示二级库房耗材的库存量，是二级库房库存管理的依据，降低库存数量的数据基础，为运营管理提供支持保障。HRP系统的上线提升库房工作效率，使库房配送资源的调配有的放矢，库房能够根据订单中耗材的数量和体积，调整库房配送为供应商直送，降低库房配送工作强度，提高效率。

(3)合理利用医疗资源。HRP系统应用前的信息系统尚未实现订单需求和到货环节的联动，验收环节滞后，存在差错风险。HRP系统上线后，库房验收环节依据需求订单验收型号数量，同时耗材采用条码管理，验收扫码环节将耗材信息记录到系统中，实现信息联动，减少录入工作量，降低人工管理误差，提高工作效率。同时，HRP系统的采购管理系统与供应商平台数据在全流程的不同环节进行交互，保证数据在不同系统中同源，减少数据反复录入可能产生的差错，降低信息录入和耗材效期人工管理的人力成本，实现医疗资源合理利用。