（四川省有色科技集团有限责任公司，四川成都 610037）

忙！忙！忙！这是目前很多企业一个共同的现状。但一回想，究竟忙在什么地方呢？又觉得成天很忙，确实也数不出一两件具体的事情。细想，问题就出在办事流程太繁杂，不知不觉消耗了大量人力物力财力。很多企业不断壮大，为了抢占市场，在全国各地盲目设立分公司、办事处，从董事长到一线员工，每个环节的工作基本上按照计划、执行、检查以及反馈的模块来部署、执行、考核、督查，形成了一个庞大的流程审批链，繁琐复杂可想而知。无形中提高了成本，人力的成本！

笔者通过对一个小型国有企业的调查，认真对其工作流程进行系统研究、深入剖析，发现了一些带共性的弊病，我希望能“管仲窥豹，可见一斑”，供大家参考。

该企业是成立于1960年的科研院所转制而来，先上划国家部委管理，后划归省管，划为中国某总公司的直属事业单位、转制科研院所，2011年完成公司制改造。该企业共有7家全资和控股二级子公司、4家三级公司，员工300余人。目前设有党委办公室、纪委办公室、董事会办公室、目标部、行政办公室、组织人事部、财务部、市场部、生产部、科技部、资本经营部、群众工作部、风险控制部共13个部门，总部部门共有60人，占全企业人数的20%。

笔者牵头组成工作流程优化课题组，采用座谈交流、一对一深度访谈、调查问卷、征求意见等多种方式，分别对该企业总部组织机构，职能职责、编制人员、工作流程、制度建设等情况进行了调研。

1 调研基本情况

在调研前，我们制定了详细的调研方案，精心组织座谈，根据座谈情况设置调查问题，向对该企业85名同志发放了调查问卷。

此次调查将调查对象分为30岁以下、31-40岁、41-50岁和50岁以上四个年龄阶层，分别对应了90后、80后、70后和60后四个年代的人群。这样的问题设计是了解不同年龄阶段的职工所持有的观点和态度，对未来公司制订人性化管理作为指导依据，见图1。

对“您工作需要相关部门协助时”的调查，相关部门配合状况进行调查，“大部分较好”的占了近七成，“难以配合”的不到5%见图2。

图1 调查对象年龄分布图

图2 部门协助配合状况图

“对流程优化需要提升”的调查，员工认为“流程优化最重要的是提高流程效率”，占比45%，“流程的规范化”占比30%，“流程科技手段运用”占比18%。看来，对流程优化能够提高运作效率的呼声最高。

在调研过程中，员工普遍反映流程效率低，在影响流程运行顺畅和效率的因素中，认为“流程冗余环节多”的占38%，认为“沟通交流的少”占30%，其余依次是“组织机构不合理”占18%，“缺乏有效的考核”占10%，“部门职责不清”占4%。

对机构设置中，认为“目前机构设置不科学，部门职责不清”的占36%，认为“机构臃肿，人浮于事”的占30%，二者占了绝大多数，见图3。

图3 公司机构设置意见图

对公司作风建设进行调查，“没人愿意拍板决策”占比最高，其次是“职能部门服务意识不强”，“时间观念差”，“领导许诺多，兑现少或迟缓”，见图4。

图4 作风建设问题分布图

2 存在的问题及现状

通过调研发现，目前该企业“三会一层”衔接不到位等问题仍然比较突出，部分审批流程“环节多、时间长、重复多、材料繁”等问题比较明显，反馈汇报不够及时、布置工作执行不到位等问题仍然存在，在一定程度上降低了工作效率，损害了该企业形象。

2.1 内部运行不规范

该企业虽然制定了“三会一层”议事规则及“三重一大”议事决策制度，但是在具体执行过程中，各治理主体议事边界不清晰，范围不明确。决策程序过于复杂，造成工作延误，降低了工作效率，工作机制也不够不完善。在落实党组织研究讨论重大经营事项“前置程序”这个要求时，党组织在前置的深度和广度上难以准确把握。如：该企业党委会管得过细，有的党委会前置研究变成前置决定；董事会现场会议召开次数偏少，某些重大事项没有按照要求召开现场会议，重大决议准备不够充分。

2.2 工作效率不高

该企业部分审批流程涉及多个职能部门，有时需要反复催促过问才有下文，有时需要花费大量时间才能办理完毕，工作节奏没能跟上新形势的步伐，工作效率不能完全满足企业发展需要，在有限的时间内办更多的事的目的无法得以实现。如：财务部费用报销、资金使用流程繁琐，需要经过申请部门负责人-财务初核-财务复核-财务部负责人-申请部门分管领导-财务总监-审批领导等必要的审批程序和环节，申请人员要一个挨着一个跑流程，往往要两至三天才能报销完成，甚至需要更长时间，办事效率还需进一步提高。

2.3 审批流程不标准

从调研中发现“各人自扫门前雪”现象，相同或类似事项存在多个版本的审批表格，缺乏统一的标准。如：档案管理上，办公室、财务部、科技部、组织人事部等相关部门都有各自的档案利用审批表；请销假管理上，分为干部、一般员工请销假流程。同时，一些部门仍然存在审批的前置条件过多过细，对同一事项存在重复审批现象，审批流程重复、阻塞。如：财务部月度、季度、半年、年度等定期外报文件、税务报送、银行常规事务等同一用印事项，多次签字，浪费工作时间和精力。

2.4 审批授权不充分

一方面有些部门职责履行不到位，在本职工作中，没有领导批示的事不办，没有领导批示的文不发，结果将领导拖入繁琐的日常事务中，职能作用没有得到充分发挥；另一方面，部门内部授权不够，没有层层压实员工责任，对一般审批事项授权不充分，办结率低。

2.5 信息化手段未普及

该企业2017年建立了OA系统，虽然经过了近两年的运行，但主要领导对办公室自动化认识不高，导致OA系统普及程度很低，对OA系统没有产生依赖，除了行政办公室等少数部门使用较多外，其他部门使用还不够积极，相当多的工作人员需要尽快进入OA办公角色。同时，OA的主要功能拓展不够，仅仅停留在公文处理上，也还存在各责任领导、责任部门反馈不够及时，或者没有及时办理完毕，无形中延长文件处理时间，影响办事效率。

3 优化流程举措

课题组围绕审批流程[1]，汇总行政审批、组织人事管理、财务审批、目标考核等七大类52项涉批流程，从“办理时限、办理环节、审批权限”等要素进行深度优化，尤其是对人、财、物等关键岗位审批流程进行重点讨论。根据各部门的工作职责和业务特点，按照“程序规范，流程简便”的要求，从办理时限、办理环节、审批权限等要素进行深度优化，同步梳理完善与之相匹配的办事流程、制度文件，提高工作效率和服务水平，提出以下措施。

3.1 完善公司治理，做好顶层设计

完善企业党委会、董事会、经理层议事规则和办事程序，厘清权责边界，理顺相互之间的关系，实现党委会把关定向、董事会科学决策、经理层高效执行，使法人治理结构的运行制度化、具体化、流程化，切实把加强党的领导和完善公司治理统一起来，进一步推动现代企业制度建设。一是强化党组织法定地位。进一步细化党组织机构设置、职责权限、地位作用、经费保障等内容，严格落实“四同步、四对接”要求，明确党委在企业决策、执行、监督各环节的权责和工作方法以及和其他治理主体的关系。严格执行“前置程序”，凡重大经营事项，经党组织“前置”讨论研究后，再提交总经理办公会、董事会决策。二是进一步规范总部与各分子公司管控治理关系。坚持“抓大放小、效率优先”原则，“三会一层”议事范围只延伸到二级公司；非重大事项可根据实际情况通过书面征求意见进行会商。三是完善工作机制。议事机构议案收集部门要提前将会议资料送“三会一层”相关成员，让与会人员充分做好准备，汇聚智慧力量，形成集体决策，加强决策监督。议案提交单位要充分与党委会、董事会、总经理办公会各成员进行沟通，及时征求意见。对于重大事项的决策，议案提交单位要调研论证，严格履行专家论证、风险评估、合法性合规性审查和集体讨论决定等重大决策程序，条件成熟的情况下再作为议题提交会议讨论决策。对未履行相关程序、未经合法性审查或审查不合法的，不得上会研究决策，确保决策质量和水平。

3.2 优化组织机构，并减冗余职能

科学设置机构和厘清岗位人员职责是工作流程化、标准化的关键，是实现高效办公的前提。梳理职责就是梳理流程，决定了流程是否能顺畅执行。要按照“科学设置、职责清晰、目标明确。提高效率”的原则合理集权和科学授权[2-3]，明确审批范围，该给的权力要给足。对一般性的审批流程，要敢于下放、转移审批权限，压实员工工作责任。按照大部门制的理念，将职能相近，职能单一的部门进行合并整合，将之前的13个机构按照职能进行分类整合，缩减为8个，减小部门之间的缝隙，根据各部门工作性质拉通使用人员，提高人员的使用效率。比如，对印章管理等事项实现集中审批。针对相关部门月度、季度、半年、年度等定期外报文件、税务报送、银行常规事务等重复用印事项，采取一次审批、多次使用的方式，提高办事效率。

3.3 完善规章制度，简化办事流程

优化审批流程、健全完善内控制度，提升工作效率和服务质量，是企业提质增效的重要举措。结合工作实际，推行“坚持一个中心、简化二类流程”，打造运转高效、服务优良的企业形象。一是围绕高质量发展这一个中心，在建章立制上“强身健体”。通过对办理时限、办理环节、审批权限等要素进行深度优化，修改完善审批流程，对涉及的所有内控制度进行修订、完善、废止，深化体制机制改革步伐，建立规范有序的管理服务体系，不断增强企业发展活力和核心竞争力，以高质量的体制机制运行保障高质量发展。二是简化两类流程，即合并同类流程、废止非必要流程。一方面全面推进同类事项合并办理，合并上下环节、合并相似任务，统一流程模板，如将印章外出使用审批单、印章使用审批表、公司重要资质借阅登记表合并为《公司印章证照使用审批表》，提高服务质量。另一方面进一步清理和减少审批流程，删减冗余审批环节，从根本上解决签批程序复杂、回签、倒签等突出问题，提高办事效率。如，对报账等流程实现一站式服务。针对部门内部需要多个岗位人员审核的事项，采用一站式服务，即事项提交到相关部门，原则上由该部门1天内自行完成内部所有审批环节，再移交申请人，便于缩短审批时间。

3.4 利用科技手段，提高审批效率

充分发挥现代信息技术的作用，加强OA系统建设，利用系统实现文件的起草、审批、发文、办理、归档等流程，对于OA收文，相关人员要第一时间对文件进行处理，不得拖延。提高工作效率，节约办公成本，加快公文流转。借助OA平台将责任进一步明确，将繁杂的事务简单化，避免工作推诿、互相扯皮，做到事结文了。如，在做好OA公文处理的同时，将考勤打卡、会议管理、工作日志、用车申请等流程在OA上运行；节约审批时间，提高了审批效率。

3.5 加强教育培训，增强参与意识

定期组织信息方面的培训讲座，形成推动信息化的共识。领导班子成员带头执行，转变办公思想，切实增强员工信息化意识，熟悉并使用OA系统，全面推行网上审批，促进审批提速增效。同时，要抓好员工培训，尤其是要把新修订的制度文件及工作流程纳入新员工培训内容，巩固优化效果。要通过企业网站、微信公众号等形式，加大宣传力度，确保制度入脑入心。

3.6 健全相关制度，严格考核问效

通过目标管理，制订科学合理的考核体系，不断优化工作流程，提高办事效率，增强企业活力。要明确责任追究，强化效能问责，做到审批“提速不越轨、加快不违规”，凡是不履行职责或职责履行不到位，给工作造成影响的，要追究当事人和直接领导人的责任，确保责任落实到位，推进各项工作开展。同时，健全相关制度，做好制度的废改立，对事项重复、内容冲突、缺失的制度进行全面优化清理，确保制度简明扼要、务实管用。如，补充完善了OA管理制度，明确要求OA上的文件审批，必须要当天全部审批完毕。同时对重大事件实行限时办结。重要工作立即汇报；常态工作3小时报告；重要事情3天内要有结果。对所有工作流程均被告周报告、月通报、季考评，统一纳入考核，定期进行通报督促，推动工作落到实处[4]。

4 初步成效

通过流程优化，坚持“一站式服务、限时办结、集中审批”等原则，合并同类项和删除不常用、不适用、非必要工作流程近30项，删减冗余环节近40项，规范文字表述近100项，基本实现了“环节最少、程序最简、时间最短、效率最高、质量最优”的目标。推进了现代企业法人治理结构建设，明确“三会一层”权责边界，做到无缝衔接，形成了各司其职、各负其责、协调运转、有效管控的公司治理机制。