综合档案馆资源配置现状探究

2019-02-14黄荷杨桂凤

北京档案 2019年1期

黄荷杨桂凤

摘要：综合档案馆作为国家档案事业的重要组成部分，其资源配置直接关系到档案的安全与利用。当前，由于各地区经济发展不平衡，档案管理模式、国家档案经费拨款不合理等原因，综合档案馆资源配置结构不合理，需要重新统筹规划，通过建立一套动态的监测体系，观测各个综合档案馆资源配置存在的问题，以建立科学的资源配置体系，消解其资源结构不合理问题。

关键词：综合档案馆资源配置结构消解

综合档案馆资源是综合档案馆围绕档案各项工作所需要的要素，包括档案馆藏、设施设备、经费、人员、技术等。从整体上看，国家越来越关注档案事业发展，对中西部档案馆的建设也越来越重视，但当前综合档案馆馆藏资源、基础设备等资源配置尚存在不足，不管是对档案安全，还是档案利用均容易产生不利影响。为此，本文立足综合档案馆资源配置具体实际，审视其资源配置的不足，优化各个地区综合档案馆资源要素结构，促进全国综合档案馆协调发展，以强化综合档案馆管理与公共服务能力。

一、综合档案馆资源配置现状及存在问题

（一）档案馆藏分布不均衡

综合档案馆在坚持“统一领导，分级管理”的集中管理模式下，形成“属地管理”的格局，其馆藏一定程度上自然也遵循了这样的区域空间布局。因各个地区经济发展以及档案意识等不同，各自管辖区域的综合档案馆之间所形成的档案数量存在明显差异，譬如2017年广东省档案馆馆藏为122万余卷（件）[1]，江苏省档案馆馆藏档案资料为76万余卷[2]。这实际上反映了当前省、市、县各级综合档案馆馆藏分布严重不均衡。

（二）设施设备配置不合理

综合档案馆的基础设施设备的好坏直接关系到档案信息资源保管与利用的环境。从纵向看，省、市、县不同层级的国家综合档案馆设施设备配置存在较大差距，以广西壮族自治区为例，如表1所示。

从表1中可以看出，广西各级国家综合档案馆的馆内设施设备既不完善也不合理，省、地、县三级档案馆大多尚未配备阅读机和阅读复印机，地级市和县尚未配备缩微设备，难以保障各级综合档案馆服务数字化建设工作的开展，也不利于实现综合档案馆优质服务的共享。

二、综合档案馆资源配置结构不合理问题的原因分析

当前，诸多综合档案馆资源配置结构不合理的原因是多方面的，但归纳起来主要有以下两个方面。

（一）缺乏有效的动态监测体系

为准确掌握全国档案事业的基本情况，当前，国家档案局制定《全国档案事业统计年报制度》，要求各地区档案局（馆）按要求填报档案局（馆）人员、档案保存与利用等情况，以便对全国档案事业实行科学管理。但所获的填报数据往往有限，其准确性也受到质疑，难以掌握各个综合档案馆的真实数据。同时，该制度也没有涵盖各个综合档案馆工作目标、任务等。这就意味着现有的档案事业监测体系并不能够真正对档案工作进行全面、具体的测评。一言以蔽之，缺乏对综合档案馆资源要素配置的有效动态监测体系，不利于科学优化各综合档案馆内部资源配置结构。

（二）经费配置不合理

“从某种意义上说，经济是档案事业发展的根本之‘源——原动力或动因。”[3]综合档案馆资源结构是否合理直接受制于所获档案经费。综合档案馆事业经费来源于国家财政拨款，而若无充足的财政拨款支持，或档案经费配置不合理，在经济发展不平衡的条件下，会直接导致综合档案馆资源配置不合理。

从2016年全国31个省、自治区、直辖市的国家档案局（馆）财政拨款情况获悉（见表2），西部地区综合档案馆总计拨款比较高，东部地区次之，中部地區最少。但从单个省份来看，国家财政给予的拨款，东部地区偏高而中西部地区偏低，直接反映出中西部地区存在档案经费紧张的状况。

综合档案馆资源的各个要素之间存在相互配合的情况。其中，综合档案馆所获经费的额度决定了自身的购买能力，经费不足使其难以购置基础设施与先进的设备，促使其服务能力也随之受限。中西部本身经济发展相对滞后，难以与东部相比拟，亦为造成综合档案馆事业发展滞后的重要原因。

从横向看，综合档案馆经费也难与图书馆、博物馆等相比。譬如，广西壮族自治区图书馆，2016年全年经费总投入8800万元。[4]而博物馆不仅可以享受国家财政支持，还可以通过自身办特展、开商店等创收，并且这些创收还是比较客观的。据了解，2016年，南京博物院举办了“法老·王——古埃及文明与中国汉代文明的故事”特展，“门票收入540万元，文创产品销售超过100多万元，扣除办展成本，盈利超过200万元”。[5]因此，相比之下，大多数落后地区的综合档案馆囊中羞涩。

三、综合档案馆服务资源配置不均等的消解之道

综合档案馆服务均等化系民之所望，政之所向。因此，在综合档案馆资源配置非均等的客观环境下，国家档案局需要重新统筹规划，建立一套动态的监测体系，准确把握全国档案馆资源配置结构存在的问题，从整体上优化全国综合档案馆资源配置结构，通过进一步完善制度并发挥其效用，科学规范经费与设施设备等资源配置，寻求一条真正公平之路，实现全国综合档案馆协调发展。

（一）建立一套有效的动态监测体系

虽然综合档案馆资源分配受到历史等诸多原因的影响，但实际上，综合档案馆资源配置是一个渐进的动态过程，其资源结构配置也是一个动态的过程。国家档案局通过对综合档案馆建立一套动态监督体系，以准确把握各地区综合档案馆各要素配置的具体情况。然而，建立一套动态监测体系十分复杂，需要借助科学的测评和机制来实现。笔者认为，当前，国家档案局可以通过制定规划，要求各个地区综合档案馆结合自身建设目标、任务、档案馆藏等实际情况进行监测，以具体掌握全国综合档案馆资源结构情况，进而有针对性地促进综合档案馆各资源要素协调发展，最终实现科学配置。

（二）实施适当倾斜的档案经费分配

综合档案馆作为公共部门，经费来源于国家财政拨款，所以应完善财政拨款分配制度，给予适当的经费倾斜，增加对欠发达地区档案事业的经费投入；有必要从整体上进行合理规划，遵循公平的原则，跳出以档案馆藏数量为经费标准的局限性；通过完善国家法律，优化经费划拨与资源配置，因地制宜，强制性对基础能力薄弱的基层或是欠发达地区的档案馆提供大力扶持，协调档案馆工作区域发展。

同时，国家财政能力有限，需要兼顾诸多领域的发展，为此，笔者认为综合档案馆不应该局限于国家财政的“输血”补给，自身也应该“造血”，一方面可以充分发挥自身的保管能力，为社会组织等提供档案寄存服务，收取一定的费用；另一方面可以强化档案资源开发，向中高端档案服务进军，吸收社会资本，以赢得资金支持，弥补资金的不足。