贾美英

（太原生态工程学校，太原 030025）

1 引言

信息技术的发展，使时代环境发生了明显的变化，并逐渐演变为大数据背景下的智能化时代。在高等院校的教学与常务工作中，应用计算机技术实现系统化升级，可以在无纸化办公的指导作用下，对传统的工作方式进行全面的革新，并在应用条件上，以更加适应时代发展的方式，提高实务工作中的效率水平，使教育工作者能将精力更加集中的投入到教育事业中，达到系统升级的建设目标。

2 无纸化办公系统的发展意义

无纸化办公，是在信息技术的指导下，将计算机系统作为载体，在推行办公自动化的同时，减少传统工作中手动书写的内容，使高校的业务内容表现出明显的规范性与程序化的特点。在执行无纸化办公系统中，应用大数据技术与思想，可以实现信息内容的高效查阅与处理，从而减少工作中的时间成本消耗，使工作效率明显提升。而在高校的工作中，无论是从教务工作还是科研工作的角度，通过大数据无纸化办公系统的应用，都可以将工作内容从冗杂的常务性等级与管理中解放出来。

同时，通过网络数据资源的参考性与智能分析功能，可以更好的为使用者提供相应的信息支持，提高内容管理的有效性[1]。另外，站在高校管理的角度，在构建整体无纸化办公系统的过程中，通过身份认证系统的应用，还可以实现权限化管理，在建立统一数据资源库的同时，使各个岗位与不同层级的校内人员，可以更加有序的对系统材料进行调取与应用，提高管理的有效性。甚至在师生的差异化管理中，也可利用这一信息技术，实现管理方法的升级。

3 无纸化办公系统的建设目标

高校的常务性工作较为特殊，不仅有日常性的事务管理工作，也涉及到岗位上的教务管理内容。因此，必须在兼顾以上两方面内容的同时，尽可能的通过无纸化办公系统，做到整体工作内容的平衡，并在进行统一化管理的同时进行区分，在调用统一资源的过程中，注重应用条件上的差异化内容，以此保证系统建设的完善性，使无纸化办公的应用价值被充分的体现出来。

从节约环保的角度出发，构建无纸化办公系统，可以有效的减少高校管理与教务工作中的纸张、油墨等办公耗材产品的消耗，以此在提升信息数据保存完整性的同时，提高环保性水平。同时，在无纸化办公的低碳理念下，也大大的减少了办公成本的消耗，通过一次性的设备投入，降低了办公中的经济消耗条件。

4 无纸化办公系统的执行策略

4.1 优化大数据网络资源

高校的日常工作中，有大量的网络信息数据内容，必须在进行有效统计与分析的过程中，提高其应用水平，使数据资料的应用价值被充分的开发出来。可是，在传统的办公工作中，经常会由于人员的疏忽造成材料文件处理不当、信息内容的遗失等问题。同时，在调取数据材料的过程中，也会在资料查询与整理中耗费掉大量时间和增大工作量。而通过大数据系统与计算机技术，可以将高校运行过程中产生的数据信息材料进行统一的妥善化管理，并在整体数据库中，形成完整的电子信息资源，在对过往信息进行查询与调用的工作中，可以通过便捷化的查询功能，完成对数据材料的调用，从而提高数据信息处理的效率与精确度。

为了实现这一目标，必须在数据管理的工作中，执行统一化的策略，在校园信息资料的整合上，通过整体一致性的文件处理方法与格式，进行分层归类管理[2]。例如，在使用OA系统进行管理的工作中，通过用户登录确认权限后，在系统中进行文件的草拟，上交给相关审核部门后，完成公文审核，并在签发电子掌印后确定文件的权威性。然后，可将电子文件直接划归到公文档案数据库中，以此完成整个档案文件的系统化管理。在整个流程操作中，没有涉及到纸质材料的使用与整理，并将以更加高效率的手段，完成系统网络资源。

4.2 构建云系统工作平台

高校的无纸化办公系统，不仅要在OA系统的辅助管理下，完成教职工的事务性管理，同时也需要在教育活动管理中形成无纸化办公的操作，这就需要在进行系统建设的过程中兼顾不同的师生身份，以系统平台作为基础，执行差异化的管理内容，并在平台系统的操作界面中，将身份认证作为基础，完成不同内容的定位。

以学生成绩管理内容为例，以往的管理工作中，经常会将学生的学习成绩内容由阅卷教师整理成具体数据，再交由任课教师对日常课程表现进行评价并打分形成报告，最后在完成个人成绩归类后，将每个学生的成绩报告单交由教务管理部门进行归档储存，在流程上表现出了明显的复杂性[3]。而在进行无纸化管理的系统中，这些内容都可以直接在网络化的程序系统中完成，并在高效率的系统指导下，使不同岗位环节的工作人员，通过统一化工作平台的登入，完成各自的流程内容，从而减少了工作的重复率，并提高了处理质量与效率。同时，在此方法中，由于网络平台的公开性，使得成绩管理的真实性水平也得到优化，缩减了学生对成绩弄虚作假的空间，保证了教育管理工作的系统化。

4.3 加强软、硬件程序建设

软、硬件设施是保证信息化系统功能性基本条件，也是高校构建整体校园网络系统的基础，必须在建设过程中，在保证系统结构合理性条件的同时，尽可能的优化终端端口设备与中央管理系统。在终端系统的优化建设中，通过电脑系统程序的统一化配置，使计算机设备在使用功能上，能够满足整体系统使用的基本条件。同时，应尽最大可能的在网络建设中进行优化，使校园网络环境中，都可以实现与主系统的有效连接，从而真正使教务人员在时间与空间条件上不再受到限制，能及时且高效的完成无纸化办公的操作，达到提高工作效率的目的。通过终端系统中，对of fi ce软件、影音系统、图像处理软件、数据传输软件等程序终端的应用进行强化，也是配合完成整体系统构建的必要途径，使用条件上得到强化。尤其是在教学活动中，将计算基数的用时进行开发不仅可以实现工作效率的提升，在一定程度上，也起到了优化教学内容的作用，为无纸化办公在高校建设中的应用创造了更深层次的使用条件。

而在硬件设备的管理中，高校也务必加大投入力度，在设备升级的基础上，增加设备配置，通过传真机、扫描仪等设施的应用，使硬件条件满足一切办公需要[4]。另外，在维护网络系统安全的设备管理工作中，还需根据设备应用条件，实时的对设备条件进行及时的更换，通过网络适配器、路由器、交换机等硬件设施，保证网络的稳定运行，为无纸化办公系统的完整性，提供必要的基础条件。

在中央管理系统中，高校的无纸化办公系统构建，必须将重点强调软件系统的应用条件与功能优势作用，在兼顾办公管理的同时，优化教务管理，将程序系统的应用优势全面的开发出来。在中央管理程序的升级中，还需兼顾数据库系统的升级，在尽可能提高容量与处理速率的条件下，成为辅助办公系统的基本条件。例如，高校的日常管理工作中，引入OA系统，将教务信息公布、工作量统计、工资查询、岗位汇报等内容都可以有效的整合到系统中，从而实现办公方式的升级与改造。

4.4 落实权限化身份认证

设置用户身份信息认证，是保证无纸化办公系统信息安全性的重要手段。在高校的无纸化办公系统构建中，通过身份认证的方式，不仅可以在管理工作中起到分层优化的效果，还可以在各项事务与教务工作的处理中，对不同岗位、不同职责的身份信息进行认证。尤其在师生的身份管理上，可以更好的完成操作界面的区分，并有效的执行不同的处理项目，完成教务工作的管理，使无纸化办公系统真正的服务于教学工作，发挥出自身的基本价值条件。

例如，学生在使用无纸化办公系统时，可以在登入界面中，接收到来自教师与教务设计好的课程内容安排，并在智能选课、自动排课的界面，与教师登入界面中的课时安排进行对接，从而更加高效的完成课程管理。通过不同身份认证下的权限管理办法，实现了教务工作的数据化统筹。

5 结束语

高校工作中的无纸化办公系统的建立，不仅是顺应时代技术条件发展的基本内容，也是今后办公方式变革的方向。在构建无纸化办公系统的过程中，务必在了解其发展特点的基础上，明确应用目的，并在方法策略中重点对优化资源、构建平台、设施强化、身份认证等内容进行强化，从而真正意义上发挥出新型办公模式的优势价值，为高校办公模式升级奠定坚实基础。