浅谈计算机网络技术在档案馆中的应用

2019-02-14陈勇军

数字通信世界 2019年1期

陈勇军

（江汉艺术职业学院，潜江 433100）

引言

随着社会的发展，档案已经成为一种十分关键的信息资源，是社会信息系统中十分关键的一个因素。档案包含多种形式，文字、图表、声像等都可以对档案中的信息进行记录。我国历史悠久，现今正处于快速发展的阶段，档案的积累已经成为一个庞大的数量，制定合理有效的档案管理方式，不仅可以提高档案管理的效率，还可以提高档案对社会的服务效率，推进社会的发展。

1 计算机网络技术在档案馆中应用的优势

1.1 及时性

在传统的档案归档方式中，最常见的档案收集方法是通过约定统一的时间，对上一时期的资料进行整理。这样收集资料的方式，导致在档案馆中，最新的资料也是上时期的资料，使档案信息的收集具有一定的滞后性。计算机网络技术在档案馆中的应用，有利于实现档案记录的及时性。计算机的使用打破了传统档案管理中时间与空间的局限性，档案人员通过计算机网络就可以实现档案的采集、修改、保存等步骤，可以随时将自身整理好的档案上传到档案室，降低地域因素对档案管理的影响[1]。计算机网络技术的使用，保证档案馆可以收集到最新的信息，使档案管理工作具有时效性。

1.2 共享性

在传统的档案管理中，要对不同部分之间的信息进行整理收集，必须约定时间统一对信息进行收集，或是专门到档案馆中进行资料的整理，使档案管理工作受到一定的约束，降低了档案管理的效率。计算机网络技术的运用，可以通过内部网站的建立，实现信息资源的共享。档案管理人员只需将收集的信息上传到内部网站当中，其余部门即可进行查看，提高信息流通的速度。在网站当中，各部门可以根据自身需要，对允许开放的信息进行下载、查看，减少传统档案管理中复杂的手续，节省了档案管理人员的工作时间，实现资源利用的高效化、合理化。

1.3 服务性

在传统的档案管理工作中，同一时期内，一些档案只能供一个用户进行使用，其他的用户只能进行等待，降低了档案利用的效率。计算机网络技术的出现，实现了档案资源的多用户使用，有效提高了档案的利用效率。利用计算机网络计算，可以将允许开放的档案资源上传到特定的网站中，用户只需要通过网络就可以快速的获取到自己所需的信息。在档案管理工作中，档案馆需要与其他的档案部门及时进行沟通，获取最新的档案信息，进行记录整理，不断丰富档案信息资源，为档案使用者提供全面的档案信息，为社会的发展提供信息服务。

2 计算机网络技术在档案馆中具体的应用方式

2.1 建立档案管理系统

计算机网络技术在档案馆的应用中，可以帮助档案馆建立档案管理系统。在档案管理系统的内部建立一个局域网，实现档案管理的自动化，各部门可以通过网络对档案信息进行收集、管理、保存，提高档案管理的时效性[2]。此外还可以通过加入互联网的方式，实现档案资源的共享，使用户通过网络就可对所需信息进行查询使用，提高了档案馆的服务性。在建立档案管理系统时，必须注重对系统进行防护，避免受到病毒或人为的伤害，加强档案信息管理工作的保密力度，提高档案管理人员的网络安全意识。

2.2 建立电子档案馆

近年来，随着社会的快速发展，我国档案管理的工作量也在不断增加，为提高档案管理的工作效率，可以建立电子档案馆，实现档案馆的数字化管理。将档案中的文字、图表、影像输入计算机当中，利用计算机网络的“云储存”功能，将具体的档案馆虚拟化，实现档案馆建立的现代化。电子档案馆的建立，可以方便员工对档案进行搜索、修改，并且使用电子档案馆还可以延长档案的保管年限，不必担心档案会出现老化的情况，节省了修复所需的人力、物力。

2.3 实现“文档管理一体化”

计算机网络技术的运用可以快速的实现“文档管理的一体化”。在传统的文档管理当中，要对文档进行整理就必须约定统一的时间，对各个部门之间的信息进行收集、整理，这样得到的信息具有一定的滞后性。计算机网路计算在档案馆中的应用，可以使档案信息及时的上传到网络当中，方便管理人员对信息及时的进行归类、归档，实现了档案信息收集的及时性[3]。

2.4 加强现代化档案管理人才队伍的建设

随着计算机网络技术在文档管理工作中的运用，档案馆的办公方式也在发生着改变。在现代化的管理工作中，需要通过现代化的办公设备进行管理，因此在人才的招聘过程中，需要选用具有高素质、高技能的管理人员。对于之前的员工，要定期的进行培训，培养员工利用现代化工具进行办公的意识，促进员工不断的学习计算机等先进的技术知识，提高管理团队的整体素质，推进档案管理工作的改革创新。